使用 BI 工具的提示
以及它们如何助力您的组织。
如何充分利用 BI 工具和仪表板
业务数据的影响巨大，可以塑造公司的发展方向和盈利能力。但是，如果不具备恰当的软件来识别趋势和模式，则可能无法充分利用所收集的信息。您甚至可能会因此与重要商机以及优化收入的方法失之交臂。
商业智能工具和仪表板可以改变这一局面。利用这些技术，可以有效地存储、分析和报告业务数据，实现业务数据自动化，从中汲取见解，并预测未来的业务绩效。通过使用 BI 工具和仪表板更牢固地把握数据的细微差别，您可以对公司当前和未来的战略及运营做出更明智、更自信的决策。
组织为何采用 BI 工具
各种规模、各行各业的组织采用 BI 工具和仪表板的原因多种多样。以下是使用该技术的公司可获得的一些最常见的好处：
- 更有效地收集数据。 使用 BI 工具有助于您专注于发展业务，而不仅仅是运营业务。由于无需输入数据，BI 工具可帮助公司节省时间、减少人为错误，并让员工腾出时间执行更紧要的任务。
- 改进报告流程。 BI 工具使用自动化和 AI，可更快、更简单、更准确地报告数据并从数据中获得见解。此外，通过 BI 工具和仪表板可创建包含图表、图形、数据透视表和其他可视化表示形式的生动的自定义报表。
- 简化数据分析。 您无需仔细研究纸质报告或聘请外部公司为您解析数据，使用自助式仪表板，您就可以快速有效地分析数据。您甚至可以使用对话语言询问业务问题，并获得由 AI 生成的快速回答。
- 了解您的销售情况。 通过一个仪表板访问有关内部销售代表、外部销售合作伙伴和产品的所有数据，并使用 BI 识别业绩出色和业绩不佳的员工，从而相应地表彰、培训员工或调整销售策略。此外，您还可以跟踪客户群体并将结果纳入市场营销工作中。
- 确定增加收入的机会。 通过更快速地访问更准确的数据，可以迅速、准确地查明市场趋势，确定增加收入的方法，甚至可以预测未来的市场致胜之道。
- 优化业务支出。 借助 BI 工具，可以从一个仪表板访问所有相关数据，从而更轻松地监控运营费用。这些工具还能快速检测到可削减成本的地方，例如过多的库存以及未使用的设备和订阅。
- 收集和分析客户反馈。 通过 BI 工具可轻松了解客户对您的产品、服务和整体品牌的真实看法，这些信息对于推动制定业务决策而言十分宝贵。
- 改善企业文化。 对您的员工进行调查，了解他们对您的组织、产品、工作流程和公司文化的看法。然后，使用这些信息来改进业务运营和产品并提高员工满意度。
- 在线提升品牌声望。 许多 BI 工具都提供社交媒体功能，在这些工具内即可与潜在顾客、客户和影响者进行互动。此外，您还可以使用 BI 工具了解客户群使用社交媒体的方式，这有助于加强社交策略。
- 预测未来数据。 借助内置 AI 功能，BI 工具可以利用过去和现在的数据来帮助预测重要数字，包括客户转化率、产品销量和收入。无论是订购库存、为新员工编制预算，还是规划即将开展的市场营销活动，掌握这些信息都有助于您制定更具相关性的业务决策。
BI 工具的日常业务应用
使用 BI 工具来帮助开展运营和拓展业务的方式有很多。以下是一些最常见的用途：
- 数据收集。 借助在线调查和问卷等内置功能，可以轻松从客户、员工、业务合作伙伴和其他利益干系人处获取数据。
- 数据挖掘。 借助 BI、机器学习和统计信息，在数据集中探寻销售、收入和客户模式。
- 问询。 使用自助式 BI 仪表板获取特定问题的答案，例如我们的哪些产品带来的收入最多？客户了解我们的主要方式是什么？
- 设定基准。 自定义数据仪表板以根据您的目标或指标跟踪您在一段指定时间内的绩效。
- 分析。 发现数据中蕴藏的趋势和模式，了解产生这些趋势和模式的原因以及如何重复或改进它们。
- 数据可视化。 无论您的技术技能水平如何，均可使用图表、图形和地图创建结果的可视化表示形式，以便于他人理解。
- 报告。 将结果打包为易于理解的格式，并与同事、领导和顾问分享，以帮助做出更明智的决策。
为员工授予 BI 工具使用权限
您不必是 IT 专业人员或业务分析师，即可快速创建卓有见地的个性化报表并以可视化方式阐释数据。借助易于使用的自助式 BI 工具和数据仪表板，整个组织的人员均可轻松地对报表进行建模、解释和协作，并根据数据制定决策。
以下是实现此目的的方法：
- 选择一款支持自助服务的 BI 工具。 在选购 BI 工具时，务必选择对非技术用户而言非常直观、支持自助服务、可简化数据可视化并提供基于 AI 的自动化功能的工具。如果不确定组织中的各个团队将如何使用 BI，请进行询问。这样，您便可知晓购买哪款工具以及如何对其进行配置。
- 确保 BI 工具有助于促进协作。 选择一款 BI 工具，使用户可以通过共享、编辑或以其他方式协作处理报表，从而轻松地相互进行协作。一款优秀的 BI 工具还会自动向协作者发出警报，告知他们对其报表进行了编辑、意外的数据更改和定期安排报告。
- 授予员工访问权限。 BI 工具以及它们生成的实时见解不仅仅适用于管理人员和领导层。让整个组织的人员都能使用 BI 工具有助于他们更高效地开展工作，并做出更明智的决策。这不仅可提高员工的工作效率和士气（更不用说减轻管理人员的工作负担），同时还能够增加企业的利润。
- 提供充分培训。 您的员工需要获得有关 BI 工具及其功能的持续支持和培训。请确保您选择的解决方案提供商能够提供可满足贵组织需求的客户支持，并时刻准备好在必要时提供补充培训。如果 BI 解决方案提供强大的用户论坛、博客和其他社区支持，那么将对您的用户很有帮助。
- 跟踪员工使用 BI 的方式。 IT 团队仍需要参与到贵公司使用 BI 工具的过程中。通过监控哪些员工正在使用该工具、他们正在访问哪些数据源以及他们如何使用该工具，IT 员工可以跟踪和调整 BI 解决方案中任何有待改进的方面。
跟踪有意义的数据
BI 软件工具可以从根本上改变公司分析过去和现在的境况以及预测未来的方式。但是，如果没有收集和阐释数据的全面计划，即便最好的 BI 工具也无法帮助组织挖掘数据，以获得做出明智决策所需的见解。
为了确保使收集的所有销售、市场营销、客户、财务和其他业务数据尽可能富有意义：
- 务必确保 BI 工具能够妥善处理要跟踪的数据。 在购买之前，必须确定 BI 工具能否轻松连接所有现有系统，对从不同来源提取的数据实现标准化，并且可提供所需级别的安全性。
- 利用 KPI 推动业务决策。 您无需在数据方面采取“无端猜测”或“广撒网，祈祷奏效”的策略。在 BI 仪表板上创建基于数据的真实 KPI，以衡量业务计划和策略的成效。例如，根据从去年的数据中了解到的情况，可以设置将今年的净利润增加 10% 的 KPI。
- 让关键利益干系人参与进来。 跨多个部门进行协作，而不要各自为营。例如，销售团队可能会就如何跟踪和报告本季度的畅销产品提供意见，因此请务必在设置 KPI 和分发报表时让他们参与进来。
- 概要制定项目目标。 认真考虑并规划项目日程表和里程碑。概要确定在项目的每个阶段需要执行的步骤、每个阶段的预期结果，以及项目的成功标准。
常见问题解答
使用商业智能 (BI) 工具有哪些重要技巧？
使用 BI 工具可以存储、分析和报告业务数据，实现业务数据自动化，从中汲取见解，并预测未来的指标。这些工具有助于从销售、市场营销、客户、财务和其他数据中推断出重要见解，以便您使用这些见解对公司的运营和战略做出更准确、更明智的决策。
BI 工具有哪些实际应用？
BI 工具使用 AI 和机器学习来帮助您以多种方式开展运营和拓展业务，其中包括：
- 使用调查和问卷等内置功能收集数据。
- 挖掘客户行为数据以生成模式和预测。
- 使用自助式仪表板关注和研究特定问题。
- 利用 KPI 和自定义数据仪表板跟踪一段时间内的绩效。
- 通过分析数据来检测趋势，帮助做出敏捷的明智决策。
- 通过数据可视化将原始数据点转换为地图、图表和图形。
- 创建结果报告，以与同事和主要利益干系人分享。
如何使用 BI 工具跟踪数据？
使用 BI 工具跟踪数据的最佳方法之一是在仪表板上创建 KPI，然后通过这些 KPI 来衡量业务决策、营销活动和战略的成功与否。例如，可以设定今年将网站流量提高 25% 的 KPI。在设置这些仪表板指标时，请务必让关键利益干系人参与进来。
组织如何使用 BI 工具？
借助 BI 工具，组织内的员工即便没有太多的技术经验，也可以轻松查看、分析、了解、共享和协作处理其数据。组织经常会使用 BI 工具来自动执行数据报告、跟踪销售收入、查明新的商机、优化运营支出、发现需要调整的运营问题、收集有关客户偏好的数据以及分析客户群体等等。
应该为员工提供 BI 工具的访问权限吗？
是的。为组织中的各级员工授予 BI 工具的访问权限是一种良好的商业做法。事实上，利用自助式 BI 工具和仪表板，即使最欠缺技术能力的工作人员也可以进行数据建模、报告和分析。让员工使用 BI 工具可以使其获得实时见解，以便他们利用这些见解更高效地开展工作，并针对其项目做出更明智的决策。