一位男士和一位女士正在看笔记本电脑

评估商业智能工具时要问的 12 个问题

选择适合贵公司的商业智能 (BI) 工具可能是一个耗时漫长的过程,其中有许多功能类似的选项。对于评估商业智能软件等工具,一个明智的策略是清楚地了解您的企业为什么需要它,并制定一套坚实的标准以帮助您审视您的选择。

这 12 个问题将帮助您选择适合您的企业的 BI 工具。

1. 此工具能否处理我的数据?

由于 BI 的主要功能就是帮助您分析数据以作出决策,因此这是一个重要的问题。在评估商业智能工具时,需要了解关于数据的详细信息。这些数据是结构化数据、非结构化数据还是两者兼有? 您的商业智能软件将在本地、在云中还是同时在两者中部署您的分析?它提供什么预建连接器?

了解这些答案有助于您评估 BI 工具能否轻松地与您的所有现有系统进行连接并将来自不同来源的数据实现标准化,从而使您不必在将来购买其他数据管理产品。这还确保快速而准确地访问和分析数据。

2. 能否将它与现有的业务工具和软件一起使用?

BI 工具可与用户已熟知的软件(如 Microsoft Excel)无缝对接,这一点与数据集成很像。为您的 BI 软件需要连接的常用工具列一个清单。请不要忘记包括您的企业经常使用的第三方应用、插件、扩展和连接器。

3. 它是否提供我需要的安全和合规性功能?

这些功能是评估商业智能工具时要考虑的重要因素,尤其是当您从事金融服务或医疗保健等受监管的行业时。确保您的 BI 软件所具有的功能可实现以下各项:

  • 使 IT 部门可建立一个安全、受控的环境。
  • 提供管理工具以保持数据质量和一致性。
  • 可在将信息送入 BI 分析工具之前进行数据清理。
  • 提供即使在导出到其他文件类型时仍可发挥作用的数据保护。
  • 支持您的组织关于访问和加密的策略和规程。
  • 提供地理位置数据以增强见解和合规性。
  • 实现关键合规性流程的自动化。
  • 安全地保留数据和将其存档。

4. 此工具如何支持不同类型的用户?

由于 商业智能 具有多种功能并可在整个组织中使用,因此许多公司更愿意组合使用对技术和非技术用户都有效的自助式和企业 BI 工具。

与各方的利益干系人交谈以了解他们究竟将如何使用 BI 以及您需要侧重于自助式功能、企业功能还是混合使用这两类功能。您可能想要寻找一个单一的工具,该工具扩展后可满足从业务运营到 IT 部门所有用户的需求,并且其中包括这两种类型的 BI 解决方案。

自助式 BI

  • 适合任何业务领域中的员工。
  • 无需技术能力即可构建分析。
  • 以 AI 协助的自动化和见解为特色。
  • 界面具有易于用户使用的功能,包括拖放、筛选、向下钻取和计算字段。

企业 BI

  • 最常由分析团队用于更加深入地调查数据。
  • 以先进的管理和部署控制为特色。
  • 包括大数据支持和本地报告。

5. 什么是数据可视化功能?

可视化地表示数据是商业智能的关键元素,因此您应在演示或试用期间抽时间详细了解此功能。

首先,浏览该工具提供的各个数据仪表板,了解它们可怎样帮助您的组织揭示新见解。由于每天将有大量用户使用这些仪表板,因此它们应使用户可通过有助于快速找出并解决问题的可视化方式浏览数据。

接下来,看一看如何通过 数据可视化 和数据叙事得出结果。这些功能一般使用图表、图形和映射得出难以在电子表格上发现的见解。最佳的 数据可视化工具 具有直观的界面,用户可从中以多种方式浏览和呈现数据,无论其技术能力如何。

6. 能否方便地在组织内分享见解?

分享见解以促进行动是商业智能的主要优点之一。作为您的评估的一部分,请查明用户可怎样协作更新、自定义和分享报表。

例如,某些 BI 工具允许用户直接在软件中撰写注释、快速地将报表嵌入到消息和协作工具中以及设置在您的组织内外分发结果的权限。

最后,不要忘记了解该工具如何处理通知用户例行报表或数据意外变动的自动化通信,如电子邮件和警报。

7. 能否在移动中使用此工具?

通过移动功能可实时访问数据,并可在远程工作时即时作出以数据为依据的决策。与在现场工作或分布在不同地点工作的员工交谈,以了解他们需要什么级别的移动访问权限。其范围从基本的查看仪表板和报表到用移动工具创建和编辑分析。您还应确保该工具的功能符合贵公司更广泛的移动策略。

8. 定价结构是否适合我的预算和业务模型?

软件定价结构可在每用户计划到订阅模式之间自由选择。在考察预算时,请考虑当前拥有多少用户以及您的企业以后将发展到什么程度。

请记住,额外的功能和更新可能会花费更多,因此请确保您知道哪些功能是您的组织必须具备的,以及哪些功能可有可无。

目标是找到一个经济高效的解决方案,它以您需要的规模为您的组织提供商业智能工具,并可灵活地与您的组织一起发展壮大。

9. 我们提供何种培训和客户服务支持?

在最初使用任何商业智能工具以及对工具添加新功能时,都需要进行培训和支持。了解有什么培训选项可用。工具附带培训还是您需要在公司内部完成培训?如果需要对分散在多地的员工开展培训,是否有在线课程可用?对于软件更新提供何种培训?

除了传统的培训和教学之外,用户社区还可提供同行和产品专家给出的提示和建议。在选择商业智能工具之前,请寻找可以帮助提供培训和帮助的论坛、博客和用户组。

最后,确保您了解提供产品支持的方式。了解产品支持是否免费、产品支持的提供日期和时间以及提供方式(在线、聊天还是电话)。

10. 供应商是否有稳定的声誉?

评估您的商业智能供应商与审视该工具的功能同样重要。抽时间考察一下他们的声誉和稳定性,以确保他们可长期经营并能够持续提供支持。在选择供应商时,请寻找一家行业领军企业,它需要具有一系列广泛的产品,适合您的组织当前和未来的需求。

11. 其他公司如何使用此软件?

在评估 BI 工具时,请根据公司规模和行业查找客户案例和案例研究。随着审视客户遇到的挑战和解决方案,您将更好地了解此工具对与您类似的公司是否奏效。在看过其他组织的成功案例后,您还有可能发现使用商业智能的新方法。

12. 我能否获得免费试用版?

由于从集成到协作的所有这些功能都需要让每个人方便地使用,因此请查找试用版以测试运行该工具。如有可能,请让多个职能领域的用户试用该工具并提供反馈。要确定地了解商业智能工具是否适合您的组织,这是最简单的方法。

开始探索商业智能工具

有了这些问题的指导,您即可开始评估 BI 工具(如 Power BI)以找到最适合您的企业和用户需求的软件。