一名男子和一名女子看著平板電腦

評估商業智慧工具時要問的 12 個問題

為您的公司選擇合適的商業智慧 (BI) 工具可能是耗時的過程,因為許多選項都有類似功能。評估商業智慧軟體等工具的明智策略,是清楚企業為什麼需要它,並制定一套可靠標準來協助您審核選項。

這 12 個問題將協助您選擇適合貴企業的 BI 工具。

1. 此工具是否會處理我的資料?

由於 BI 的主要功能是協助您分析資料以進行決策,因此這是重要的問題。在評估商業智慧工具時,您需要了解有關資料的詳細資料。它是結構化、非結構化,還是兩者都是? 您的商業智慧軟體是將分析部署在內部部署、雲端中,還是兩者的混合體?它提供哪些預構連接器?

了解這些答案有助於您評估 BI 工具是否能夠輕鬆地連接所有現有系統,並標準化來自不同來源的資料,以避免未來必須購買其他資料管理產品。這也確保了快速準確的資料存取和分析。

2. 它可以與現有的商務工具和軟體搭配使用嗎?

就如同資料整合,BI 工具與使用者所熟悉的軟體 (如 Microsoft Excel) 無縫協作。列出 BI 軟體需要連接的常用工具,不要忘記包括企業經常使用的第三方應用程式、外掛程式、擴充工具和連接器。

3. 是否提供所需的安全和合規功能?

這些是評估商業智慧工具時需要考慮的重要因素,尤其對金融服務或醫療保健等受監管的產業從事者而言。請確保您的 BI 軟體包含以下功能:

  • 允許 IT 建立安全、受管控的環境。
  • 提供資料品質和一致性的管理工具。
  • 在將資訊饋送至 BI 分析工具之前啟用資料清理。
  • 提供資料保護,即使資料匯出到其他檔案類型也會持續發揮作用。
  • 支援組織的存取和加密政策和程序。
  • 提供地理位置資料,以增強洞察和合規性。
  • 自動化關鍵合規程序。
  • 安全地保留和封存資料。

4. 此工具如何支援不同類型的使用者?

由於商業智慧功能廣泛,可以在整個組織使用,因此許多公司更喜歡自助 BI 和企業 BI 工具的組合,適用於技術和非技術使用者。

與來自光譜兩端的利害關係人交談,了解他們如何使用 BI,以及是否需要著重於自助 BI、企業 BI 或兩者的混合功能。您可能需要尋找一個可擴充的工具,以滿足所有使用者的需求 (從商務營運到 IT),並包括這兩種類型的 BI 解決方案。

自助 BI

  • 適用於任何營運領域的員工。
  • 建立分析不需要技術技能。
  • 具有 AI 輔助自動化和見解功能。
  • 介面具有使用者友善的功能 - 拖放、篩選、向下切入和計算欄位。

企業 BI

  • 分析團隊最常用來更深入地調查資料。
  • 具有進階管理與部署控制功能。
  • 包含巨量資料支援和內部部署報告。

5. 什麼是資料視覺化功能?

資料的視覺呈現是商業智慧的關鍵要素,您應該在示範或試用期間花時間深入了解這項功能。

首先,瀏覽該工具提供的資料儀表板,並了解儀表板如何協助您的組織發現新的見解。由於廣泛的使用者每天都將使用儀表板,因此使用者應能夠以視覺方式瀏覽資料,以協助快速識別和解決問題。

接下來,查看如何透過資料視覺化和用資料說故事,來呈現新發現。這些功能通常使用圖表和地圖,來顯示試算表上不易看到的見解。最好的資料視覺化工具有直覺的介面,可讓使用者透過多種方式探索和呈現資料,不論其技術技能為何。

6. 我能否輕鬆地在整個組織中分享見解?

分享見解以推動行動,是商業智慧的一大優勢。做為評估的一部分,了解使用者如何協作,以更新、自訂和共用報表。

例如,某些 BI 工具可讓使用者在軟體中直接進行註釋、將報表快速內嵌到傳訊和共同作業工具中,以及設定在組織內外散發新發現的權限。

最後,不要忘記探索該工具如何處理自動通訊 (如電子郵件和警示),通知使用者有關定期排程的報表或資料意外變更的資訊。

7. 我可以隨時隨地使用這個工具嗎?

行動功能提供對即時資料的存取,並可讓您在遠端工作時即時做出資料知情決策。與在外地或分散式地點工作的員工交談,了解他們需要的行動存取等級。其範圍包括儀表板和報表的基本檢視、使用行動工具建立和編輯分析等等。您還應確保該工具的功能符合公司更廣泛的行動策略。

8. 定價結構是否適合我的預算和商業模式?

軟體定價結構的範圍包括每個使用者方案、訂閱模型等等。查看預算時,請考慮您目前擁有的使用者人數以及未來的業務成長。

請記住,其他功能和更新的成本可能更多,務必了解對貴組織來說哪些功能是必要的,哪些功能是可商量的。

目標是找到符合成本效益的解決方案,以所需的規模為貴組織提供商業智慧工具,也能彈性地與貴組織一起成長。

9. 提供哪種訓練和客戶服務支援?

在一開始和新功能加入時,任何商業智慧工具都需要訓練和支援。了解有哪些訓練選項可用。工具包含訓練,還是需要公司內部管理訓練?如果您需要在多個地點為分散式員工提供訓練,是否有線上課程?為軟體更新提供哪種訓練?

除了傳統的訓練和教育,使用者社群還可以提供來自同業和產品專家的提示和建議。在選擇商業智慧工具之前,請尋找有助於提供訓練和支援的論壇、部落格和使用者群組。

最後,請務必了解產品支援提供方式。了解是免費還是付費、支援的時數和天數,以及是否在線上、透過聊天或電話提供。

10. 廠商的信譽是否穩定?

評估商業智慧廠商與審核工具的功能同樣重要。花時間研究廠商的聲譽和穩定性,以確保他們有長期生存能力,並能夠提供持續的支援。在選擇廠商時,請尋找一個擁有各種適合貴組織目前和未來需求之產品的產業領導者。

11. 其他公司如何使用此軟體?

在評估 BI 工具時,請根據公司規模和產業尋找客戶案例和案例研究。在審核客戶挑戰和解決方案時,您將更加了解此工具是否對與您類似的企業有效。在閱讀其他組織的成功案例之後,您還可能會發現使用商業智慧的新方法。

12. 可以免費試用嗎?

由於所有這些功能 (從整合到共同作業) 都需要便於所有人使用,因此請尋找產品試用,以進行工具測試。如果可能,邀請各職能領域的使用者嘗試該工具,並提供意見反應。這是確定商業智慧工具是否適合貴組織的最簡單方法。

開始探索商業智慧工具

現在,您有這些問題做為指導,就可以開始評估 BI 工具 (如 Power BI),以找到最適合企業需求和使用者需求的軟體。