En mand og en kvinde, der kigger på en bærbar computer

12 spørgsmål, du skal stille, når du evaluerer Business Intelligence-værktøjer

Det kan være en tidskrævende proces med mange muligheder, der har lignende funktioner, når du skal vælge det rigtige BI-værktøj (Business Intelligence) til din virksomhed. En smart strategi til evaluering af værktøjer som Business Intelligence-software er en klar forståelse af, hvorfor virksomheden har brug for det, og et sæt kriterier, der kan hjælpe dig med at gennemgå dine valg.

Disse 12 spørgsmål kan hjælpe dig med at vælge et BI-værktøj, der er det rigtige til din virksomhed.

1. Fungerer dette værktøj sammen med mine data?

Da hovedfunktionen i BI er at hjælpe dig med at analysere data til beslutningstagning, er dette et vigtigt spørgsmål. Når du evaluerer Business Intelligence-værktøjer, skal du kende detaljerne om dine data. Er de strukturerede eller ustrukturerede eller begge dele? Vil din Business Intelligence-software implementere dine analyser on-premises, i skyen eller i en hybrid af de to? Hvilke indbyggede forbindelser tilbyder den?

Når du kender disse svar, kan du evaluere, om et BI-værktøj let kan oprette forbindelse til alle eksisterende systemer og standardisere data fra forskellige kilder, så du ikke behøver at købe yderligere dataadministrationsprodukter i fremtiden. Det sikrer også hurtig og præcis dataadgang og -analyse.

2. Kan jeg bruge det sammen med mine eksisterende forretningsværktøjer og -programmer?

Ligesom med dataintegration arbejder BI-værktøjer problemfrit sammen med software, som brugerne allerede kender, f.eks. Microsoft Excel. Opret en liste over de mest benyttede værktøjer, som din BI-software skal oprette forbindelse til – glem ikke at inkludere tredjepartsapps, ekstramoduler, udvidelser og forbindelser, som virksomheden regelmæssigt bruger.

3. Tilbyder det den sikkerhed og de funktioner til overholdelse af angivne standarder, jeg har brug for?

Disse er vigtige faktorer, der skal overvejes, når du evaluerer Business Intelligence-værktøjer, især hvis du arbejder i en reguleret industri, f.eks. finansielle ydelser eller sundhed. Sørg for, at din BI-software indeholder funktioner, der:

  • Lad it oprette et sikkert, overvåget miljø.
  • Tilbyd administrationsværktøjer til datakvalitet og -konsistens.
  • Aktivér rensning af data, før der indføres oplysninger til BI-analyseværktøjer.
  • Levér databeskyttelse, der varer ved, selv når der eksporteres til andre filtyper.
  • Understøt din organisations politikker og procedurer for adgang og kryptering.
  • Levér data om lokalisering for forbedret indsigt og overholdelse af angivne standarder.
  • Automatiser kritiske processer til overholdelse af angivne standarder.
  • Bevar, og arkivér data sikkert.

4. Hvordan understøtter dette værktøj forskellige typer brugere?

Da Business Intelligence er alsidig og kan bruges på tværs af organisationen, foretrækker mange virksomheder en kombination af selvbetjenings- og virksomheds-BI-værktøjer, der fungerer for tekniske og ikke-tekniske brugere.

Tal med andre involverede parter fra begge ender af spektret for at finde ud af, om du skal bruge BI, og hvis du har brug for at fokusere på funktioner til selvbetjeningsservice, virksomhed eller en blanding af de to. Det kan være en god idé at søge efter et enkelt værktøj, der skalerer for at kunne håndtere alle brugernes behov – fra virksomhedsoperationer til it – og omfatter begge typer BI-løsninger.

Selvbetjenings-BI

  • Relevant for medarbejdere i ethvert driftsområde.
  • Tekniske færdigheder er ikke nødvendige for generering af analyser.
  • Indeholder AI-assisterende automatisering og indsigt.
  • Grænsefladen har brugervenlige funktioner, f.eks. træk-og-slip, filtrering, specificeringer og beregnede felter.

BI for virksomheder

  • Bruges ofte af analyseteams til dybere undersøgelse af data.
  • Indeholder avancerede kontrolelementer til administration og implementering.
  • Indeholder big data-understøttelse og on-premises-rapportering.

5. Hvilke funktioner til datavisualiseringer indeholder det?

Visuel repræsentation af data er et nøgleelement i Business Intelligence, og det skal du bruge tid på at lære mere om under en demo eller en prøveversion.

Du skal først udforske de data-dashboards, som værktøjet tilbyder, og se, hvordan de kan hjælpe din organisation med at afdække ny indsigt. Da disse dashboards bruges dagligt af en lang række brugere, skal de give brugerne mulighed for at udforske data på en måde, der er med til at identificere og løse problemer hurtigt.

Se derefter nærmere på, hvordan resultaterne præsenteres i datavisualisering og datastorytelling. Disse funktioner bruger typisk diagrammer, grafer og kort for at illustrere indsigt, der er svære at se i et regneark. Det bedste datavisualiseringsværktøjer er en intuitiv brugerflade, der giver brugerne mulighed for at udforske og præsentere data på flere måder, uanset deres tekniske færdigheder.

6. Kan jeg nemt dele viden på tværs af min organisation?

Deling af indsigter for at drive handlinger er en af de vigtigste fordele ved Business Intelligence. Som del af din evaluering skal du finde ud af, hvordan brugere kan samarbejde om at opdatere, tilpasse og dele rapporter.

Nogle BI-værktøjer tillader f.eks., at brugerne opretter anmærkninger direkte i softwaren, hurtigt integrerer rapporter i meddelelses- og samarbejdsværktøjer og angiver tilladelser til at distribuere resultater inden for og uden for din organisation.

Endelig skal du huske at undersøge, hvordan værktøjet håndterer automatiseret kommunikation, f.eks. mails og påmindelser, der giver brugerne besked om regelmæssigt planlagte rapporter eller uventede ændringer i data.

7. Kan jeg bruge dette værktøj på farten?

Mobilfunktioner giver adgang til realtidsdata og giver dig mulighed for at tage databaserede beslutninger på farten, når du arbejder uden for kontoret. Tal med de medarbejdere, der arbejder i felten eller distribuerede steder, for at finde ud af, hvilket niveau af mobiladgang de har brug for. Det kan være fra den grundlæggende visning af dashboards og rapporter til oprettelse og redigering af analyser med mobilværktøjer. Du skal også sørge for, at værktøjets funktioner er justeret efter din virksomheds bredere mobile strategi.

8. Fungerer prisfastsættelsesstrukturen for mit budget og min forretningsmodel?

Prisfastsættelsesstrukturer for software kan variere fra planer pr. bruger til abonnementsmodeller. Når du kigger på dit budget, skal du overveje, hvor mange brugere du aktuelt har, og hvordan din virksomhed vil vokse i fremtiden.

Husk, at yderligere muligheder og opdateringer kan koste mere – sørg for, at du ved, hvilke funktioner din organisation skal have, og hvilke der er kan vente.

Målet er at finde en omkostningseffektiv løsning, der giver Business Intelligence-værktøjer til din organisation den skala, du har brug for, og har fleksibilitet til at vokse med din organisation.

9. Hvilken type undervisning og kundeservice tilbydes?

Alle Business Intelligence-værktøjer kræver uddannelse og support, lige fra starten, og efterhånden som nye funktioner tilføjes. Udforsk, hvilke kursusmuligheder der er tilgængelige. Er træning inkluderet, eller skal du administrere det internt? Hvis du har brug for at levere træning til en distribueret arbejdsstyrke på flere steder, er online klasser så tilgængelige? Hvilken type træning tilbydes der for softwareopdateringer?

Brugerfællesskaber kan udover traditionel træning og uddannelse give tip og gode råd fra fagfæller og produkteksperter. Før du vælger et Business Intelligence-værktøj, skal du se efter fora, blogs og brugergrupper, der hjælper med at give træning og support.

Endelig skal du undersøge, hvordan produktsupport leveres. Find ud af, om den er uden omkostninger eller betalt, hvilke timer og dage den tilbydes, og om den er tilgængelig online, via chat eller via telefonen.

10. Har leverandøren et godt omdømme?

Evaluering af Business Intelligence-leverandøren er lige så vigtig som at gennemse funktioner i værktøjet. Brug tid på at undersøge deres omdømme og stabilitet for at sikre, at de har langsigtet levedygtighed, og at de fortsat yder support. Når du vælger en leverandør, skal du kigge efter en brancheførende, som har et bredt udvalg af tilbud, der kan bruges i din organisations aktuelle og fremtidige behov.

11. Hvordan bruger andre virksomheder denne software?

Når du evaluerer BI-værktøjer, skal du lede efter kundehistorier og casestudier baseret på virksomhedsstørrelse og -branche. Når du gennemgår kundeudfordringer og -løsninger, får du et bedre indtryk af, om dette værktøj er effektivt for virksomheder, der ligner din. Du kan også finde nye måder at bruge Business Intelligence på, når du har læst succeshistorier for andre organisationer.

12. Kan jeg få en prøveversion uden omkostninger?

Da alle disse funktioner – fra integration til samarbejde – skal være lette for alle at bruge, skal du se efter en prøveversion for at bruge værktøjet i en testkørsel. Hvis det er muligt, skal du få brugere fra flere funktionsområder til at prøve værktøjet og give feedback. Det er den nemmeste måde at sikre, om et Business Intelligence-værktøj er det rigtige for din organisation.

Start med at udforske Business Intelligence-værktøjer

Nu, hvor du har disse spørgsmål til at vejlede dig, er du klar til at begynde at evaluere BI-værktøjer, som f.eks Power BI, for at finde den software, der bedst opfylder din virksomheds og dine brugeres behov.