Hvad du skal spørge om ved business intelligence-værktøjer

Disse 12 spørgsmål kan hjælpe dig med at vælge et BI-værktøj, der er det rigtige til din virksomhed.

Når du skal vælge det rigtige business intelligence-værktøj (BI) til din virksomhed, kan det være en tidskrævende proces med mange valgmuligheder, der har ens funktioner. En smart strategi til evaluering af værktøjer som business intelligence-software er en klar forståelse af, hvorfor virksomheden har brug for det, og et sæt kriterier, der kan hjælpe dig med at gennemgå dine valg.

1. Fungerer dette værktøj sammen med mine data?

Da hovedfunktionen i BI er at hjælpe dig med at analysere data til beslutningstagning, er dette et vigtigt spørgsmål. Når du evaluerer business intelligence-værktøjer, skal du kende detaljerne om dine data. Er de strukturerede eller ikke-strukturerede eller begge dele? Udruller business intelligence-softwaren din analyse i det lokale miljø, i skyen eller i en hybrid af de to? Hvilke foruddefinerede connectorer tilbyder det?

Når du kender disse svar, kan du evaluere, om et BI-værktøj let kan oprette forbindelse til alle eksisterende systemer og standardisere data fra forskellige kilder, så du ikke behøver at købe yderligere dataadministrationsprodukter i fremtiden. Det sikrer også hurtig og præcis dataadgang og -analyse.

2. Kan jeg bruge det sammen med mine eksisterende forretningsværktøjer og -programmer?

På samme måde som med dataintegration kan BI-værktøjer arbejde problemfrit sammen med software, som brugerne allerede kender, f.eks. Microsoft Excel. Opret en liste over de mest benyttede værktøjer, som din BI-software skal oprette forbindelse til – glem ikke at inkludere tredjepartsapps, ekstramoduler, udvidelser og forbindelser, som virksomheden regelmæssigt bruger.

3. Tilbyder det den sikkerhed og de funktioner til overholdelse af angivne standarder, jeg har brug for?

Disse er vigtige faktorer, der skal overvejes, når du evaluerer business intelligence-værktøjer, især hvis du arbejder i en reguleret branche, f.eks. finansielle ydelser eller sundhed. Sørg for, at BI-softwaren indeholder funktioner, som giver dig mulighed for følgende:

• Lad it oprette et sikkert, overvåget miljø.
• Tilbyd administrationsværktøjer til datakvalitet og -konsistens.
• Aktivér rensning af data, før der indføres oplysninger til BI-analyseværktøjer.
• Levér databeskyttelse, der varer ved, selv når der eksporteres til andre filtyper.
• Understøt din organisations politikker og procedurer for adgang og kryptering.
• Levér data om geoplacering for at få forbedret indsigt og overholde angivne standarder.
• Automatiser kritiske processer til overholdelse af angivne standarder.
• Bevar, og arkivér data sikkert.

5. Hvilke funktioner til datavisualiseringer indeholder det?

Visuel repræsentation af data er et nøgleelement i business intelligence, og det skal du bruge tid på at lære mere om under en demo eller en prøveversion.

Først skal du udforske de datadashboards, som værktøjerne tilbyder, og se, hvordan de kan hjælper din organisation med at få ny indsigt. Da disse dashboards bruges dagligt af en lang række brugere, skal de give brugerne mulighed for at udforske data på en måde, der er med til at identificere og løse problemer hurtigt.

Derefter skal du se på, hvordan resultaterne præsenteres via datavisualisering og data-storytelling. Disse funktioner bruger typisk diagrammer, grafer og kort til at illustrere indsigt, der er svær at se i et regneark. De bedste datavisualiseringsværktøjer har en grænseflade, der giver brugerne mulighed for at udforske og vise data på flere måder, uanset deres tekniske færdigheder.

6. Kan jeg nemt dele viden på tværs af min organisation?

Deling af indsigt, der fører til handling, er en af de vigtigste fordele ved business intelligence. Som et led i evalueringen kan du finde ud af, hvordan brugerne kan samarbejde om at opdatere, tilpasse og dele rapporter.

Nogle BI-værktøjer tillader f.eks., at brugerne opretter anmærkninger direkte i softwaren, hurtigt integrerer rapporter i meddelelses- og samarbejdsværktøjer og angiver tilladelser til at distribuere resultater inden for og uden for din organisation.

Endelig skal du huske at undersøge, hvordan værktøjet håndterer automatiseret kommunikation, f.eks. mails og påmindelser, der giver brugerne besked om regelmæssigt planlagte rapporter eller uventede ændringer i data.

7. Kan jeg bruge dette værktøj på farten?

Mobilfunktioner giver adgang til data i realtid og giver dig mulighed for at foretage databaserede beslutninger på farten, når du arbejder eksternt. Tal med de medarbejdere, der arbejder i felten eller på distribuerede lokationer, for at finde ud af, hvilket niveau for mobil adgang de har brug for. Det kan variere fra grundlæggende visning af dashboards og rapporter til oprettelse og redigering af analyser med mobilværktøjer. Du skal også sikre dig, at værktøjets funktioner er tilpasset virksomhedens mere generelle mobile strategi.

8. Fungerer prisfastsættelsesstrukturen for mit budget og min forretningsmodel?

Softwareprissætningsstrukturer kan variere fra pr. bruger-planer til abonnementsmodeller. Når du kigger på budgettet, skal du overveje, hvor mange brugere du har i øjeblikket, og hvordan din virksomhed vil vokse i fremtiden.

Husk, at yderligere muligheder og opdateringer kan koste mere – sørg for, at du ved, hvilke funktioner din organisation skal have, og hvilke der kan vente.

Målet er at finde en omkostningseffektiv løsning, der giver business intelligence-værktøjer til din organisation den skala, du har brug for, og har fleksibilitet til at vokse med din organisation.

9. Hvilken type undervisning og kundeservice tilbydes?

Alle business intelligence-værktøjer kræver uddannelse og support i begyndelsen, og når nye funktioner tilføjes. Se, hvilke træningsmuligheder der er tilgængelige. Er træning inkluderet, eller skal det administreres internt? Er der mulighed for onlinetræning, hvis du skal levere undervisning til en arbejdsstyrke, der er spredt på forskellige steder? Hvilken form for træning tilbydes til softwareopdateringer?

Udover den traditionelle træning og uddannelse kan brugergrupper også give tip og råd fra kolleger og produkteksperter. Før du vælger et business intelligence-værktøj, skal du søge efter blogs og brugergrupper, der er med til at levere uddannelse og support.

Endelig skal du sikre dig, at du forstår, hvordan produktsupport leveres. Find ud af, om den er uden omkostninger eller betalt, hvilke timer og dage den tilbydes, og om den er tilgængelig online, via chat eller via telefonen.

10. Har leverandøren et godt omdømme?

Det er lige så vigtigt at evaluere din business intelligence-leverandør som at gennemgå værktøjets funktioner. Tag dig tid til at undersøge leverandørernes omdømme og stabilitet for at sikre, at de kan benyttes på længere sigt og yde fortsat support. Når du vælger en leverandør, skal du kigge efter en brancheleder, der har et bredt udvalg af tilbud, der kan benyttes til organisationens aktuelle og fremtidige behov.

11. Hvordan bruger andre virksomheder denne software?

Når du evaluerer BI-værktøjer, skal du søge efter kunder og casestudier baseret på virksomhedens størrelse og branche. Når du gennemser kundeudfordringer og -løsninger, får du et bedre indtryk af, om dette værktøj er effektivt for virksomheder, der ligner din. Du kan også finde nye måder at bruge business intelligence på, når du har læst andre organisationers succeshistorier.

12. Kan jeg få en gratis prøveversion?

Da alle disse funktioner – fra integration til samarbejde – skal være lette at bruge for alle, skal du søge efter et prøvetilbud for at bruge værktøjet i en testkørsel. Hvis det er muligt, skal du få brugere fra flere funktionsområder til at prøve værktøjet og give feedback. Det er den nemmeste måde at sikre, om et business intelligence-værktøj er det rigtige for din organisation.