Άτομο που εργάζεται σε επιτραπέζιο υπολογιστή

Τι είναι οι πίνακες εργαλείων KPI;

Οι πίνακες εργαλείων KPI είναι εργαλεία που συνδυάζουν πηγές δεδομένων και παρέχουν οπτικά σχόλια με μια ματιά που δείχνουν την απόδοση της επιχείρησής σας έναντι των βασικών δεικτών απόδοσης (KPI). Ωφελούν τους χρήστες παρέχοντας:

• Μια γρήγορη, εύκολη λύση για την παρακολούθηση των KPI και άλλων επιχειρηματικών μετρήσεων.

• Μια ενοποιημένη προβολή δεδομένων που βελτιώνει την προβολή της υγείας της εταιρείας.

• Προσαρμόσιμο απεικόνιση δεδομένων με δείκτες απόδοσης και κατάστασης.

Οφέλη ενός ολοκληρωμένου εργαλείου KPI

Δημιουργώντας τον πίνακα εργαλείων KPI με το ίδιο εργαλείο ή πλατφόρμα που χρησιμοποιείτε για να ορίσετε τα KPI σας, θα έχετε όλα όσα χρειάζεστε στο ίδιο μέρος. Καθώς τροποποιείτε τους ορισμούς KPI, τις πηγές δεδομένων ή τους στόχους σας, αυτές οι ενημερώσεις θα εμφανίζονται αυτόματα στους πίνακες εργαλείων σας, εξοικονομώντας πολύτιμο χρόνο και προσπάθεια.

Τι είναι το KPI;

Ένας βασικός δείκτης απόδοσης είναι μια μετρήσιμη τιμή που δείχνει πόσο αποτελεσματικά επιτυγχάνετε τους στόχους σας. Σκεφτείτε τα KPI ως κάρτα αποτελεσμάτων της εταιρείας σας, έναν τρόπο μέτρησης του εάν επιτυγχάνετε ή όχι τους στόχους σας.

Γιατί είναι σημαντικά τα KPI

Ο εντοπισμός και η παρακολούθηση των KPI σάς ενημερώνει εάν η επιχείρησή σας βρίσκεται στο σωστό δρόμο - ή εάν πρέπει να αλλάξετε πορεία για να αποφύγετε την απώλεια πολύτιμου χρόνου και χρημάτων. Όταν χρησιμοποιούνται σωστά, τα KPI είναι ισχυρά εργαλεία που σας βοηθούν:

  • Παρακολούθηση της οικονομικής υγείας της εταιρείας.

  • Μετρήστε την πρόοδο έναντι στρατηγικών στόχων.

  • Σημειώστε προβλήματα από νωρίς.

  • Κάντε έγκαιρες προσαρμογές στην τακτική.

  • Κινητοποιήστε τα μέλη της ομάδας.

  • Λάβετε καλύτερες αποφάσεις, ταχύτερα.

Πώς ξεκινάτε λοιπόν να προσδιορίζετε τα KPI που είναι σημαντικά για την επιχείρησή σας; Ξεκινήστε ξεκαθαρίζοντας τους στρατηγικούς σας στόχους - συλλογικά ή ανά τμήμα.

Αυτοί οι στόχοι θα σας βοηθήσουν να προσδιορίσετε ποια KPI έχουν σημασία για την εταιρεία σας. Η επιλογή των KPI που σχετίζονται θα εξαρτηθεί εξ ολοκλήρου από αυτούς τους στόχους και από την ικανότητα που έχετε να μετρήσετε την απόδοσή σας έναντι αυτών.

Επόμενο, προσδιορίστε τους στόχους KPI στους οποίους εργάζεστε και πώς θα μετρηθούν. Λάβετε υπόψη ότι αυτοί θα μπορούσαν να είναι τόσο βραχυπρόθεσμοι όσο και μακροπρόθεσμοι στόχοι.

Μιλήστε με την ομάδα σας και ενθαρρύνετε τον ανοιχτό διάλογο για τα KPI και τους στόχους τους. Είναι πολύ επιθετικοί; Υπερβολικά εύκολο; Οι στόχοι θα πρέπει να είναι προκλητικοί, αλλά εάν είναι υπερβολικά παραπλανητικοί ή βασίζονται εξ ολοκλήρου σε μετρήσεις που δεν ελέγχει η ομάδα σας, θα ήταν συνετό να επανεξετάσετε. Θα θελήσετε επίσης να εξερευνήσετε τις δραστηριότητες και τις τακτικές που θα χρησιμοποιήσει η εταιρεία σας για την επίτευξη αυτών των στόχων. Τέλος, αφιερώστε χρόνο για να αξιολογήσετε πού βρίσκεστε σήμερα - αυτό θα είναι το σημείο εκκίνησης του KPI.

Γνωρίστε τους διαφορετικούς τύπους KPI

Ο εντοπισμός των KPI που πρέπει να παρακολουθείτε γίνεται ευκολότερος όταν κατανοείτε καλύτερα τους τύπους KPI που χρησιμοποιούνται πιο συχνά για τη μέτρηση της προόδου.

  • Ποσοτικά KPI είναι όλα σχετικά με μετρήσιμα γεγονότα που μπορούν να αναπαρασταθούν με έναν αριθμό. Σκεφτείτε στατιστικά στοιχεία, ποσοστά και σημάδια δολαρίου.

  • Ποιοτικά KPI περιλαμβάνουν ανθρώπινες ερμηνείες και δεν μπορούν να ποσοτικοποιηθούν με αριθμούς. Σκεφτείτε απόψεις, συναισθήματα και εμπειρίες.

  • Τα KPI που καθυστερούν μετρούν τι έχει ήδη συμβεί στο παρελθόν για να προβλέψουν την επιτυχία ή την αποτυχία. Αναλογιστείτε τι έχετε ήδη πετύχει στο παρελθόν ή πού έχετε δυσκολευτεί.

  • Τα κορυφαία KPI μετρούν την απόδοση για να προβλέψουν μελλοντική επιτυχία και μακροπρόθεσμες τάσεις. Σκεφτείτε ότι ανυπομονείτε να φτάσετε στον προορισμό σας.

Κορυφαίοι KPI και KPI με καθυστέρηση χρησιμοποιούνται συνήθως από κοινού. Σε συνδυασμό με τα ποσοτικά και τα ποιοτικά KPIs, είναι ένα καλό σημείο για να ξεκινήσετε.

Για κάθε KPI που επιλέγετε να παρακολουθείτε, εκχωρήστε έναν κάτοχο και συμφωνήστε με τη συχνότητα παρακολούθησης. Όποια KPI αποφασίσετε να παρακολουθήσετε, η χρήση πλατφόρμας ή εργαλείου KPI είναι το κλειδί για τη συνεργασία με την ομάδα σας σχετικά με τους ορισμούς KPI. Ορίζοντας συλλογικά κάθε KPI, συλλαμβάνοντας δεδομένα με βάση τα συμφραζόμενα και ενοποιώντας τα σε μία μόνο προβολή, ενεργοποιείτε ενέργειες σε πραγματικό χρόνο.

Παραδείγματα πινάκων εργαλείων KPI

Οι αποτελεσματικοί πίνακες εργαλείων KPI συγκεντρώνουν όλα τα KPI που χρειάζεστε για να παρακολουθείτε τους στρατηγικούς σας στόχους, δημιουργώντας μια οπτική αναπαράσταση όλων των σχετικών μετρήσεων δίπλα-δίπλα, σε ένα μέρος. Ρίξτε μια ματιά σε αυτά τα Παραδείγματα πινάκων εργαλείων KPI και σκεφτείτε μερικές από τις βασικές σχετικές μετρήσεις που πιθανότατα θέλετε να παρακολουθήσετε:

Αποτελεσματικότητα του μάρκετινγκ

  • Απόδοση λέξεων-κλειδιών
  • Μέσος χρόνος στη σελίδα
  • Συντελεστής μετατροπής
  • Μέση βαθμολογία υποψήφιου πελάτη
  • Αναλογία υποψήφιων πελατών και επισκεψιμότητας ιστότοπου

Εξυπηρέτηση πελατών

  • Βαθμολογία ικανοποίησης πελατών
  • Κόστος ανά κλήση
  • Χρόνος πρώτης απόκρισης
  • Ποσοστό διατήρησης πελατών
  • Μέσος χρόνος επίλυσης

Οικονομική ευρωστία

  • Κέρδη και ζημίες
  • Τρέχουσα αναλογία
  • Λειτουργικές ταμειακές ροές
  • Ρυθμός καύσης
  • Έξοδα προμηθευτή

Επιδόσεις IT

  • Μέσος χρόνος για επισκευή
  • Διακοπή διακομιστή
  • IT ROI
  • Ανεπίλυτα δελτία ανά υπάλληλο
  • Έργα που παραδόθηκαν εντός προϋπολογισμού

Αναφορές KPI

Οι αναφορές KPI μεταφέρουν τις πληροφορίες που εμφανίζονται στον πίνακα ελέγχου KPI σε ένα νέο επίπεδο. Πηγαίνουν βαθύτερα στα δεδομένα για να αντλήσουν πιο λεπτομερείς πληροφορίες και ανάλυση.

Μια αναφορά KPI βοηθά τους ενδιαφερόμενους και τα μέλη της ομάδας να εντοπίσουν τάσεις ή σημεία συμφόρησης για μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο, έτσι ώστε να μπορούν να λάβουν καλύτερες αποφάσεις. Τα θέματα αναφοράς θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν:

  • Πληροφορίες για τις καθημερινές λειτουργίες της εταιρείας.

  • Οικονομική ευρωστία της εταιρείας έναντι στοχευμένων KPI.

  • Αξιοσημείωτες τάσεις ή μοτίβα που παρουσιάζονται από τα δεδομένα.

  • Βαθύτερη ανάλυση των δεδομένων για να βοηθήσει στη λήψη στρατηγικών αποφάσεων.

Για να δημιουργήσετε την αναφορά KPI, καθορίστε πρώτα το κοινό σας και τον στόχο της αναφοράς. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να δείξετε την πρόοδο του τρίτου τριμήνου των εταιρειών σχετικά με τον στόχο εσόδων σας. Βεβαιωθείτε ότι όλα τα KPI που εμφανίζονται στην αναφορά σας επιστρέφουν σε αυτό το κεντρικό θέμα.

Πρόσθετες εκτιμήσεις για τη δημιουργία των αναφορών KPI περιλαμβάνουν:

  • Εξερεύνηση προτύπων αναφοράς KPI που ενδέχεται να περιλαμβάνονται ήδη στο εργαλείο KPI ή στην πλατφόρμα σας.

  • Ρύθμιση ρυθμού συχνότητας αναφοράς.

  • Αποφασίζοντας εάν η αναφορά σας θα είναι στατική ή διαδραστική, για πιο δυναμικές αναλύσεις δεδομένων.

  • Παρουσιάζοντας μόνο τα σχετικά KPI, ώστε να μην υπερφορτώνετε την αναφορά με KPI που δεν αντιστοιχούν στους στόχους αναφοράς.

  • Βεβαιωθείτε ότι οι αναφορές σας είναι σαφείς, κατανοητές και εφαρμόσιμες στο κοινό που προορίζεται.

Βέλτιστες πρακτικές KPI

Για να σας βοηθήσουμε να εκμεταλλευτείτε με επιτυχία τη δύναμη των KPI, έχουμε συγκεντρώσει μερικές συμβουλές για να ξεκινήσετε.

Προσδιορισμός KPI:

  • Επιλέξτε μόνο KPI που είναι ευθυγραμμισμένοι με τους συγκεκριμένους στόχους σας. Εάν οι στόχοι σας δεν είναι σαφείς, η αντιστοίχιση KPI εναντίον τους θα αποδειχθεί περίπλοκη.
  • Χρησιμοποιήστε διαφορετικά KPI για τους ίδιους στόχους εάν εκτείνονται σε διάφορα τμήματα - για παράδειγμα, το τμήμα μάρκετινγκ θα έχει διαφορετικά KPI από την ομάδα πωλήσεων.
  • Βεβαιωθείτε ότι για ό, τι KPI επιλέξετε, υπάρχει μια βασική ομάδα υπεύθυνη για τον ορισμό τους.

Παρακολούθηση KPI:

  • Εξερευνήστε τους διαφορετικούς πίνακες ελέγχου, τα γραφήματα απεικόνισης και τα πρότυπα που είναι διαθέσιμα στο εργαλείο KPI ή την πλατφόρμα σας για να επιλέξετε τα σωστά για τους στόχους σας.
  • Φροντίστε να συμπεριλάβετε δεδομένα έναρξης για σύγκριση, έτσι ώστε ο πίνακας ελέγχου σας να δείχνει μια πραγματική αναπαράσταση της απόδοσης και της προόδου της εταιρείας με την πάροδο του χρόνου.
  • Προσδιορίστε έναν ρυθμό παρακολούθησης και δράσης στα KPI. Οι πίνακες εργαλείων KPI παρακολουθούνται καθημερινά ή εβδομαδιαίως; Οι ενέργειες προέρχονται μόνο μετά την αναφορά ή είναι εξουσιοδοτημένοι οι ενδιαφερόμενοι ή / και τα μέλη της ομάδας να προσαρμόζουν τις τακτικές τους;

Συνηθισμένα λάθη KPI

Αποφύγετε αυτά τα κοινά λάθη KPI:

1. Επιλογή KPI που δεν είναι βασικοί για τους στρατηγικούς σας στόχους. Ενώ είναι έξυπνο να παρακολουθείτε τις σχετικές μετρήσεις της επιχείρησής σας, δεν είναι όλες οι μετρήσεις σας κατάλληλες για την κατάσταση KPI.

2. Υιοθέτηση κακώς καθορισμένων ή ασαφών KPI. Συνεργαστείτε με την ομάδα σας για να ορίσετε τα KPI με συγκεκριμένες λεπτομέρειες σχετικά με τον τρόπο μέτρησής τους. Αν δεν το κάνετε, θα παλέψετε για να πετύχετε τους στόχους σας.

3. Καθορισμός υψηλών ή μη ρεαλιστικών στόχων KPI. Είναι καλύτερα να ορίσετε πιο ρεαλιστικούς στόχους με βάση ιστορικά δεδομένα, πόρους και τρέχουσες τακτικές. Σκεφτείτε να εστιάσετε σε ένα συγκεκριμένο χρονικό πλαίσιο ή να ορίσετε βραχυπρόθεσμους και μακροπρόθεσμους στόχους.

4. Παρακολούθηση KPI χωρίς κατόχους. Η λογοδοσία έχει σημασία, όχι μόνο για τα αποτελέσματα αλλά και για τη διαδικασία. Κάθε KPI πρέπει να έχει έναν κάτοχο υπεύθυνο για την παρακολούθηση, την αναφορά, την ανάλυση και τη δράση.

5. Αποτυχία ανάληψης ενεργειών για τα KPI σας. Είτε επιτυγχάνετε τους στόχους σας είτε πέφτετε πίσω, τα KPI είναι εργαλεία που σας βοηθούν να λάβετε καλύτερες αποφάσεις. Επομένως, μην παρακολουθείτε μόνο για χάρη της παρακολούθησης - αναλάβετε δράση.

Δημιουργήστε εύκολα πίνακες εργαλείων KPI με το κατάλληλο εργαλείο

Όταν επιλέγετε μια λύση πίνακα εργαλείων KPI, φροντίστε να αναζητάτε απλή, ολοκληρωμένη προστασία δεδομένων για πίνακες εργαλείων δεδομένων, με στοιχεία ελέγχου για κοινή χρήση εκτός του οργανισμού. Με αυτόν τον τρόπο, οι πίνακες εργαλείων KPI και οι αναφορές KPI θα προστατεύσουν την ασφάλεια των υποκείμενων δεδομένων σας σύμφωνα με τις παραμέτρους που έχετε ορίσει. Για να δημιουργήσετε ασφαλείς πίνακες ελέγχου KPI και να ανακαλύψετε κρυφές πληροφορίες στα δεδομένα σας, εξερευνήστε το Microsoft Power BI.