Τι είναι οι πίνακες εργαλείων KPI;

Οφέλη ενός ολοκληρωμένου εργαλείου KPI

Οι πίνακες εργαλείων KPI παρέχουν στους χρήστες:

• Μια γρήγορη, εύκολη λύση για την παρακολούθηση των KPI και άλλων επιχειρηματικών μετρήσεων.
• Μια ενοποιημένη προβολή δεδομένων που βελτιώνει την προβολή της υγείας της εταιρείας.
• Προσαρμόσιμο απεικόνιση δεδομένων με δείκτες επιδόσεων και κατάστασης.

Δημιουργώντας τον πίνακα εργαλείων KPI με το ίδιο εργαλείο ή πλατφόρμα που χρησιμοποιείτε για να ορίσετε τα KPI σας, θα έχετε όλα όσα χρειάζεστε στο ίδιο μέρος. Καθώς τροποποιείτε τους ορισμούς KPI, τις προελεύσεις δεδομένων ή τους στόχους σας, αυτές οι ενημερώσεις θα εμφανίζονται αυτόματα στους πίνακες εργαλείων σας, εξοικονομώντας πολύτιμο χρόνο και προσπάθεια.

Γιατί είναι σημαντικά τα KPI

Ο εντοπισμός και η παρακολούθηση των KPI σάς ενημερώνει εάν η επιχείρησή σας βρίσκεται στον σωστό δρόμο—ή εάν πρέπει να αλλάξετε πορεία για να αποφύγετε την απώλεια πολύτιμου χρόνου και χρημάτων. Όταν χρησιμοποιούνται σωστά, τα KPI είναι ισχυρά εργαλεία που σας βοηθούν:

• Παρακολουθήστε την οικονομική υγεία της εταιρείας.
• Μετρήστε την πρόοδο έναντι των στρατηγικών στόχων.
• Σημειώστε προβλήματα από νωρίς.
• Κάντε έγκαιρες προσαρμογές στις τακτικές.
• Κινητοποιήστε τα μέλη της ομάδας.
• Λάβετε καλύτερες αποφάσεις, ταχύτερα.

Πώς ξεκινάτε λοιπόν να προσδιορίζετε τα KPI που είναι σημαντικά για την επιχείρησή σας; Ξεκινήστε ξεκαθαρίζοντας τους στρατηγικούς σας στόχους—συλλογικά ή ανά τμήμα.

Αυτοί οι στόχοι θα σας βοηθήσουν να προσδιορίσετε ποια KPI έχουν σημασία για την εταιρεία σας. Η επιλογή των κατάλληλων KPI θα εξαρτηθεί εξ ολοκλήρου από αυτούς τους στόχους και από την ικανότητα που έχετε να μετράτε τις επιδόσεις σας έναντι αυτών.

Στη συνέχεια, προσδιορίστε τους στόχους KPI στους οποίους εργάζεστε και πώς θα μετρηθούν. Λάβετε υπόψη ότι αυτοί θα μπορούσαν να είναι τόσο βραχυπρόθεσμοι όσο και μακροπρόθεσμοι στόχοι.

Μιλήστε με την ομάδα σας και ενθαρρύνετε τον ανοιχτό διάλογο για τα KPI και τους στόχους τους. Είναι πολύ επιθετικοί; Υπερβολικά εύκολοι; Οι στόχοι θα πρέπει να είναι δύσκολοι, αλλά εάν είναι υπερβολικά παραπλανητικοί ή βασίζονται εξ ολοκλήρου σε μετρήσεις που δεν ελέγχει η ομάδα σας, θα ήταν συνετό να τους επανεξετάσετε. Θα θελήσετε επίσης να εξερευνήσετε τις δραστηριότητες και τις τακτικές που θα χρησιμοποιήσει η εταιρεία σας για την επίτευξη αυτών των στόχων. Τέλος, αφιερώστε χρόνο για να αξιολογήσετε σε ποιο σημείο βρίσκεστε σήμερα—αυτό θα είναι το σημείο εκκίνησης του KPI.

Γνωρίστε τους διάφορους τύπους KPI

Ο εντοπισμός των KPI που πρέπει να παρακολουθείτε γίνεται ευκολότερος όταν κατανοείτε καλύτερα τους τύπους KPI που χρησιμοποιούνται πιο συχνά για τη μέτρηση της προόδου.

• Τα ποσοτικά KPI είναι όλα σχετικά με μετρήσιμα γεγονότα που μπορούν να αναπαρασταθούν με έναν αριθμό. Σκεφτείτε στατιστικά στοιχεία, ποσοστά και χρήματα.
• Τα ποιοτικά KPI περιλαμβάνουν ανθρώπινες ερμηνείες και δεν μπορούν να ποσοτικοποιηθούν με αριθμούς. Σκεφτείτε απόψεις, συναισθήματα και εμπειρίες.
• Τα KPI που καθυστερούν μετρούν τι έχει ήδη συμβεί στο παρελθόν για να προβλέψουν την επιτυχία ή την αποτυχία. Αναλογιστείτε τι έχετε ήδη πετύχει στο παρελθόν ή πού έχετε δυσκολευτεί.
• Τα κορυφαία KPI μετρούν τις επιδόσεις για να προβλέψουν τη μελλοντική επιτυχία και τις μακροπρόθεσμες τάσεις. Σκεφτείτε ότι ανυπομονείτε να φτάσετε στον προορισμό σας.

Τα κορυφαία KPI και τα KPI με καθυστέρηση χρησιμοποιούνται συνήθως από κοινού. Σε συνδυασμό με τα ποσοτικά και τα ποιοτικά KPI, είναι ένα καλό σημείο για να ξεκινήσετε.

Για κάθε KPI που επιλέγετε να παρακολουθείτε, εκχωρήστε έναν κάτοχο και συμφωνήστε με τη συχνότητα παρακολούθησης. Όποια KPI αποφασίσετε να παρακολουθήσετε, η χρήση πλατφόρμας ή εργαλείου KPI είναι το κλειδί για τη συνεργασία με την ομάδα σας σχετικά με τους ορισμούς KPI. Ορίζοντας συλλογικά κάθε KPI, καταγράφοντας δεδομένα με βάση το πλαίσιό τους και ενοποιώντας τα σε μία μόνο προβολή, ενεργοποιείτε ενέργειες σε πραγματικό χρόνο.

Παραδείγματα πινάκων εργαλείων KPI

Οι αποτελεσματικοί πίνακες εργαλείων KPI συγκεντρώνουν όλα τα KPI που χρειάζεστε για να παρακολουθείτε τους στρατηγικούς σας στόχους, δημιουργώντας μια οπτική αναπαράσταση όλων των σχετικών μετρήσεων δίπλα-δίπλα, σε ένα μέρος. Ρίξτε μια ματιά σε αυτά τα Παραδείγματα πινάκων εργαλείων KPI και σκεφτείτε μερικές από τις βασικές σχετικές μετρήσεις που πιθανότατα θέλετε να παρακολουθήσετε:

Βέλτιστες πρακτικές KPI

Για να σας βοηθήσουμε να εκμεταλλευτείτε με επιτυχία τη δύναμη των KPI, έχουμε συγκεντρώσει μερικές συμβουλές για να ξεκινήσετε.

Προσδιορισμός KPI:

• Επιλέξτε μόνο KPI που είναι ευθυγραμμισμένα με τους συγκεκριμένους στόχους σας. Εάν οι στόχοι σας δεν είναι σαφείς, η αντιστοίχιση KPI έναντι αυτών θα αποδειχθεί περίπλοκη.
• Χρησιμοποιήστε διαφορετικά KPI για τους ίδιους στόχους εάν εκτείνονται σε διάφορα τμήματα—για παράδειγμα, το τμήμα μάρκετινγκ θα έχει διαφορετικά KPI από την ομάδα πωλήσεων.
• Βεβαιωθείτε ότι για οποιαδήποτε KPI επιλέξετε, υπάρχει μια βασική ομάδα υπεύθυνη για τον ορισμό τους.

Παρακολούθηση KPI:

• Εξερευνήστε τους διαφορετικούς πίνακες εργαλείων, τα γραφήματα απεικόνισης και τα πρότυπα που είναι διαθέσιμα στο εργαλείο KPI ή την πλατφόρμα σας για να επιλέξετε τα σωστά για τους στόχους σας.
• Φροντίστε να συμπεριλάβετε δεδομένα έναρξης για σύγκριση, έτσι ώστε ο πίνακας εργαλείων σας να δείχνει μια πραγματική αναπαράσταση των επιδόσεων και της προόδου της εταιρείας με την πάροδο του χρόνου.
• Προσδιορίστε έναν ρυθμό παρακολούθησης και δράσης στα KPI. Οι πίνακες εργαλείων KPI παρακολουθούνται καθημερινά ή εβδομαδιαίως; Οι ενέργειες προέρχονται μόνο μετά την αναφορά ή είναι εξουσιοδοτημένοι οι ενδιαφερόμενοι ή/και τα μέλη της ομάδας να προσαρμόζουν τις τακτικές τους;
• Φροντίστε να έχετε απλή, ολοκληρωμένη προστασία δεδομένων για πίνακες εργαλείων δεδομένων, με στοιχεία ελέγχου για κοινοποίηση εκτός του οργανισμού.

Κοινά λάθη KPI

Αποφύγετε αυτά τα κοινά λάθη KPI:

1. Επιλογή KPI που δεν είναι βασικά για τους στρατηγικούς σας στόχους. Ενώ είναι έξυπνο να παρακολουθείτε τις σχετικές μετρήσεις της επιχείρησής σας, δεν είναι όλες οι μετρήσεις σας σημαντικές για την κατάσταση KPI.
2. Υιοθέτηση κακώς καθορισμένων ή ασαφών KPI. Συνεργαστείτε με την ομάδα σας για να ορίσετε τα KPI με συγκεκριμένες λεπτομέρειες σχετικά με τον τρόπο μέτρησής τους. Αν δεν το κάνετε, θα δυσκολευτείτε για να πετύχετε τους στόχους σας.
3. Καθορισμός υψηλών ή μη ρεαλιστικών στόχων KPI. Είναι καλύτερα να ορίσετε πιο ρεαλιστικούς στόχους με βάση ιστορικά δεδομένα, πόρους και τρέχουσες τακτικές. Σκεφτείτε να εστιάσετε σε ένα συγκεκριμένο χρονικό πλαίσιο ή να ορίσετε βραχυπρόθεσμους και μακροπρόθεσμους στόχους.
4. Παρακολούθηση KPI χωρίς κατόχους. Η λογοδοσία έχει σημασία, όχι μόνο για τα αποτελέσματα αλλά και για τη διαδικασία. Κάθε KPI πρέπει να έχει έναν κάτοχο υπεύθυνο παρακολούθησης, αναφορών, ανάλυσης και ενεργειών.
5. Αποτυχία ανάληψης ενεργειών για τα KPI σας. Είτε επιτυγχάνετε τους στόχους σας είτε όχι, τα KPI είναι εργαλεία που σας βοηθούν να λάβετε καλύτερες αποφάσεις. Επομένως, μην τα παρακολουθείτε χωρίς λόγο και αναλάβετε δράση.