Pöytäkoneella työskentelevä henkilö

Mitä ovat KPI-raporttinäkymät?

Tunnuslukujen raporttinäkymät ovat työkaluja, jotka yhdistävät tietolähteet ja joissa saa yhdellä silmäyksellä visuaalista palautetta liiketoiminnan suorituskyvystä tunnuslukujen (KPI) perusteella. Raporttinäkymistä on käyttäjille esimerkiksi seuraavat edut:

• nopea ja helppo ratkaisu tunnuslukujen ja muiden liiketoiminnan mittarien seuraamiseen

• tietojen yhdistetty näkymä, mikä parantaa näkyvyyttä yrityksen kuntoon

• mukautettava tietojen visualisointi sekä suorituskyky- ja tilailmaisimet.

Kokonaisvaltaisen KPI-työkalun edut

Kun KPI-raporttinäkymä luodaan sillä työkalulla tai siinä ympäristössä, jossa tunnusluvut määritetään, kaikki tarvittava on samassa paikassa. Kun tunnuslukujen määrityksiä, tietolähteitä tai kohteita muokataan, nämä päivitykset täytetään automaattisesti raporttinäkymiin – mikä säästää arvokasta aikaa ja vaivaa.

Mikä on tunnusluku?

Tunnusluku on mitattava arvo, joka osoittaa, miten tehokkaasti tavoitteet saavutetaan. Tunnusluvut ovatkin eräänlainen yrityksen tuloskortti eli tapa mitata tavoitteiden toteutumista.

Miksi tunnusluvuilla on merkitystä

Tunnuslukuja määrittämällä ja seuraamalla näet, edistyykö liiketoiminta toivotulla tavalla vai pitäisikö tehdä muutoksia, jotka estävät arvokkaat ajalliset ja taloudelliset menetykset. Oikein käytettynä tunnusluvut ovat tehokkaita työkaluja, jotka auttavat

  • seuraamaan yrityksen taloudellista tilannetta

  • mittaamaan edistymistä strategisten tavoitteiden perusteella

  • havaitsemaan ongelmat ajoissa

  • muuttamaan taktiikkaa oikea-aikaisesti

  • motivoimaan tiimin jäseniä

  • tekemään entistä parempia ja nopeampia päätöksiä.

Miten yrityksen kannalta tärkeiden tunnuslukujen määrittäminen sitten aloitetaan? Määritä aluksi strategiset tavoitteet joko yhteisesti tai osastokohtaisesti.

Voit määrittää näiden tavoitteiden avulla, mitkä tunnusluvut ovat tärkeitä yrityksille. Soveltuvien tunnuslukujen valitseminen määräytyy kokonaisuudessaan näiden tavoitteiden perusteella sekä mahdollisuudella mitata tuloksia niiden perusteella.

Määritä seuraavaksi tavoiteltavat tunnuslukujen tavoitteet ja niiden mittaustapa. Muista, että nämä tavoitteet voivat olla sekä lyhyt- että pitkäaikaisia tavoitteita.

Keskustele asiasta tiimin kanssa, ja rohkaise tiimiä keskustelemaan avoimesti tunnusluvuista ja niiden tavoitteista. Ovatko tavoitteet liian kovia? Liian helppoja? Tavoitteissa on oltava haastetta, mutta ne eivät saa olla liian haastavia eivätkä ne saa perustua kokonaisuudessaan mittareihin, joita tiimi ei voi hallita. Jos näin on, tavoitteita kannattaa harkita uudelleen. Tutustu myös aktiviteetteihin ja taktiikoihin, joita yritys käyttää kyseisten tavoitteiden saavuttamiseen. Arvioi lopuksi, mikä on tämän hetkinen tilanne, sillä se on tunnusluvun lähtökohta.

Tutustu erityyppisiin tunnuslukuihin

Seurattavien tunnuslukujen määrittämistä helpottaa, kun tiedät, minkälaisia tunnuslukuja käytetään yleisesti edistymisen mittaamiseen.

  • Määrälliset tunnusluvut mittaavat lukuina ilmaistavia tosiasioita. Kyse on siis tilastoista, prosenteista ja rahasta.

  • Laadulliset tunnusluvut sisältävät inhimillistä tulkintaa, jota ei voi mitata numeroina. Kyse on mielipiteistä, tunteista ja kokemuksista.

  • Menneisyyteen suuntautuvat tunnusluvut ennustavat onnistumista tai epäonnistumista mittaamalla sitä, mitä on tapahtunut menneisyydessä. Kyse on siis sen tarkastelemisesta, mitä on aiemmin tehty tai mikä oli hankalaa.

  • Tulevaisuuteen suuntautuneet tunnusluvut ennustavat tulevaa onnistumista ja pitkän aikavälin trendejä suorituskykyä mittaamalla. Kyse on siis sen tarkastelemisesta, mihin ollaan tulevaisuudessa menossa.

Tulevaisuuteen ja menneisyyteen suuntautuvia tunnuslukuja käytetään yleensä yhdessä. Yhdessä määrällisten ja laadullisten tunnuslukujen kanssa niistä on hyvä aloittaa.

Määritä kullekin seurattavaksi valitulle tunnusluvulle omistaja ja sovi seurantaväli. Riippumatta siitä, mitä tunnuslukuja päätät seurata, KPI-ympäristön tai -työkalun käyttäminen on välttämätöntä, jotta KPI-määritelmät voidaan tehdä yhdessä tiimin kanssa. Kun jokainen tunnusluku määritetään yhdessä ja kun kontekstin tiedot siepataan ja kerätään yhteen näkymään, tarkkojen reaaliaikaisten toimien tekeminen on mahdollista.

KPI-raporttinäkymäesimerkkejä

Tehokkaat KPI-raporttinäkymät keräävät yhteen kaikki tunnusluvut, joita tarvitset strategisten tavoitteiden seuraamiseen. Lisäksi niissä esitetään visuaalisesti rinnakkain samassa paikassa kaikki tarvittavat mittarit. Tutustu seuraaviin KPI-raporttinäkymäesimerkkejä ja harkitse joitakin keskeisiä liitettyjä mittareita, joita todennäköisesti haluat seurata:

Markkinoinnin tehokkuus

  • Avainsanan teho
  • Keskimääräinen aika sivulla
  • Muunnosprosentti
  • Keskimääräinen liidin pistemäärä
  • Sivustossa tapahtuvan liikenteen ja liidin suhde

Asiakaspalvelu

  • Asiakastyytyväisyyspisteet
  • Puhelukohtainen kustannus
  • Ensimmäisen vastauksen aika
  • Asiakkaiden säilyttämisprosentti
  • Keskimääräinen ratkaisuaika

Taloudellinen tilanne

  • Tulos
  • Nykyinen suhde
  • Liiketoiminnan kassavirta
  • Pääoman käyttönopeus
  • Toimittajan kulut

IT:n suorituskyky

  • Keskimääräinen aika korjaukseen
  • Palvelimen käyttämättömyysaika
  • IT:n sijoitetun pääoman tuotto
  • Työntekijäkohtaiset ratkaisemattomat palvelupyynnöt
  • Budjetin mukaisesti toteutetut projektit

KPI-raportointi

KPI-raportit tehostavat merkittävästi KPI-raporttinäkymissä olevien tietojen käyttöä. Ne porautuvat syvälle tietoihin ja tuottavat entistä tarkempia merkityksellisiä tietoja ja analyyseja.

KPI-raportti auttaa sidosryhmiä ja tiimin jäseniä tunnistamaan trendit tai pullonkaulat tietyllä ajanjaksolla, mikä parantaa päätöksentekoa. Raportoinnin aiheita voivat olla esimerkiksi seuraavat:

  • merkityksellisiä tietoja yrityksen päivittäisistä toiminnoista

  • yrityksen taloudellinen tilanne tavoitetunnuslukujen perusteella

  • tietojen esiin nostamat merkittävät trendit tai toistuvuusmallit

  • strategista päätöksentekoa avustava tietojen syvänanalyysi.

Luo KPI-raportti määrittämällä ensin kohderyhmä ja raportin päämäärä. Haluat ehkä näyttää yrityksen sidosryhmille 3. vuosineljänneksen tilanteen tulostavoitteen osalta. Varmista, että kaikki raportissa olevat tunnusluvut liittyvät keskeiseen teemaan.

Muita KPI-raportin luonnissa huomioon otettavia seikkoja:

  • KPI-työkalussa tai -ympäristössä jo mahdollisesti oleviin KPI-raporttimalleihin tutustuminen

  • raportointivälin määrittäminen

  • päätös siitä, onko raportti staattinen vai vuorovaikutteinen, jolloin tietoihin poraudutaan dynaamisesti

  • vain liittyvien tunnuslukujen esittäminen siten, ettei raportissa ole turhia tunnuslukuja, jotka eivät yhdisty raportoinnin tavoitteisiin

  • varmistaminen, että raportointi on selkeää, helposti ymmärrettävissä ja kohdekäyttäjäryhmän toimintaa ohjaavaa.

Tunnuslukuja koskevat parhaat käytännöt

Voit aloittaa tunnuslukujen tehokkaan käytön hyödyntämällä seuraavia vinkkejä.

Tunnuslukujen määrittäminen:

  • Valitse vain tavoitteisiin liittyviä tunnuslukuja. Jos tavoitteet eivät ole selkeitä, tunnuslukujen vertaaminen niihin voi olla hankalaa.
  • Käytä samoille tavoitteille eri tunnuslukuja, jos tavoitteet ylittävät osastorajat; markkinointiosastolla voi olla esimerkiksi erilaiset tunnusluvut kuin myyntitiimillä.
  • Varmista, että valituille tunnusluvuille on määritetty perusryhmä, joka vastaa niiden määrittämisestä.

Tunnuslukujen seuranta:

  • Perehdy KPI-työkalussa tai -ympäristössä oleviin erilaisiin raporttinäkymiin, visualisointikaavioihin ja malleihin ja tee niistä sitten tavoitteisiin sopivat valinnat.
  • Varmista, että sisällytät vertailujen aloitustiedot, jotta raporttinäkymän tiedot osoittavat yrityksen todellisen suorituskyvyn ja edistymisen ajan mittaan.
  • Määritä tunnuslukujen seuranta- ja toimintaväli. Seurataanko KPI-raporttinäkymiä päivittäin vai viikoittain? Tapahtuvatko toiminnot raportoinnin jälkeen vai saavatko sidosryhmät ja/tai tiimin jäsenet muuttaa taktiikkaa tilanteen mukaan?

Yleisiä tunnuslukuja koskevia virheitä

Älä tee seuraavia yleisiä tunnuslukuihin liittyviä virheitä:

1. Valitut tunnusluvut eivät ole tärkeitä strategisten tavoitteiden kannalta. Vaikka kaikkia liittyviä liiketoimintamittareita on hyvä seurata, kaikkia ei kuitenkaan kannata käyttää tunnuslukuina.

2. Huonosti tai epäselvästi määritettyjen tunnuslukujen käyttäminen. Määritä tunnusluvut yhdessä tiimin kanssa siten, että niissä ilmaistaan tarkasti, miten niitä mitataan. Muussa tapauksessa tavoitteiden saavuttaminen on hankalaa.

3. Liian vaativien tai epärealististen tunnuslukutavoitteiden määrittäminen. Tavoitteet kannattaa määrittää historiallisten tietojen, resurssien ja nykyisen taktiikan pohjalta realistisiksi. Harkitse keskittymistä tiettyyn aikaväliin tai määritä lyhyen ja pitkän aikavälin tavoitteita.

4. Tunnuslukujen seuranta ilman omistajia. Vastuulla on merkitystä ei ainoastaan tulosten vaan myös prosessin kannalta. Jokaisella tunnusluvulla on oltava omistaja, joka vastaa seurannasta, raportoinnista, analyysista ja toiminnasta.

5. Tunnuslukujen huomiotta jättäminen. Olipa kyse tavoitteiden saavuttamisesta tai niistä jälkeen jäämisestä, tunnusluvut ovat työkaluja, jotka auttavat parantamaan päätöksentekoa. Kyse ei siis ole siis pelkästä seurannasta vaan myös toiminnasta.

Luo KPI-raporttinäkymiä näppärästi sopivalla työkalulla

Kun valitset KPI-raporttinäkymäratkaisua, etsi sellainen ratkaisu, jossa tietojen raporttinäkymien tiedot suojataan yksinkertaisesti ja kattavasti ja jossa voidaan hallita tietojen jakamista organisaation ulkopuolella. Tällä tavoin KPI-raporttinäkymät ja KPI-raportointi varmistavat taustalla olevien tietojen suojauksen määritettyjen parametrien mukaisesti. Saat lisätietoja suojattujen KPI-raporttinäkymien luomisesta ja datassa piilevien merkityksellisten tietojen löytämisestä tutustumalla Microsoft Power BI:hin tietoihin.