Mikä on tietojen raporttinäkymä?

Miksi tietojen raporttinäkymät ovat tärkeitä

Raporttinäkymät yhdistävät kaiken tyyppiset mittaustiedot, tietolähteet, ohjelmointirajapinnat ja palvelut, jotta yritykset voivat poimia tarpeelliset tiedot näistä lähteistä ja näyttää ne käyttäjäystävällisillä tavoilla. Tietojen raporttinäkymät muistuttavat auton kojelautaa: niissä on näkyvissä yhdellä silmäyksellä tärkeitä, jäsenneltyjä tietoja, jotka auttavat ymmärtämään yrityksen kaikkein arvokkaimpia tietoja ja löytämään vastauksia tärkeisiin kysymyksiin.

Kun raporttinäkymät yhdistetään tiettyihin mittareihin tai tunnuslukuihin, niistä saadaan tärkeitä liiketoimintatietoja ja mahdollisuus perehtyä tarkemmin tiettyihin tietoihin. Tällä tavoin menestymistä voidaan seurata jatkuvasti. Lisäksi raporttinäkymät ilmaisevat, miten pitkälle on edetty ja kuinka kauan määränpään saavuttaminen kestää.

Tietojen raporttinäkymän käyttötapoja

Raporttinäkymä on tehokas osittain sen vuoksi, että se sisältää ajantasaisia tietoja ja kontekstin, jota voidaan käyttää yrityksen päätöksenteossa ja josta on apua työntekijöille. IT-tiimi voi esimerkiksi etsiä raporttinäkymän avulla merkkejä tietoturvarikkomuksista. Yritys voi myös upottaa raporttinäkymän kenttätyöntekijöiden sovellukseen tai mobiililaitteeseen ja varmistaa näin, että työntekijät saavat tarvitsemansa tiedot käyttöönsä aina silloin, kun he niitä tarvitsevat.

Raporttinäkymän avulla voidaan saada myös vastauksia esimerkiksi seuraaviin keskeisiin liiketoimintaa koskeviin kysymyksiin:

• Kuinka monta toimitusta tällä viikolla tehtiin viime viikkoon verrattuna?
• Millä kolmesta tuotteesta on paras tuotto? Mitä tuotteita kannattaa mainostaa?
• Mistä suurin osa kävijöistä siirtyy sivustoon?
• Miten ostajat löytävät yrityksen?
• Onko markkinointisuppilo toimiva? Saavuttaako se tavoitteen?

Tietojen raporttinäkymien etuja

Raporttinäkymien avulla on tarkoitus saada nopeasti ja kätevästi näkyviin tietoja, joita tarvitaan liiketoiminnan parantamisen aloittamiseen heti. Raporttinäkymiä voi luoda ja käyttää monin eri tavoin. Seuraavat esimerkit nostavat esiin muutamia merkittäviä etuja:

Suorituksen mittaaminen

Mukautettavien raporttinäkymien avulla yritys voi määrittää tunnuslukuja seuraamaan tietoja, joiden avulla näet, mitä eri alueilla ja osastoilla tapahtuu. Tarkoituksena on ehkä hahmottaa, saavuttavatko ryhmät tavoitteensa, toimiiko markkinointi odotetusti tai mikä on suosituin annos ravintolassa.

Tietoja läpinäkyvyys ja käytettävyys

Raporttinäkymät keräävät yhteen erilaisia tietoja, joiden perusteella näytetään avainmittareita ja merkityksellisiä tietoja helposti ymmärrettävässä muodossa – riippumatta siitä ovatko taustatiedot käytettävissä. Potentiaalisten tietosiilojen hajottaminen antaa kaikille organisaation jäsenille näkyvyyden eri alueiden tuloksiin. Samalla kaikki saavat mahdollisuuden parantaa yrityksen toimintaa.

Ketteryys

Raporttinäkymät on suunniteltu auttamaan havaitsemaan liiketoiminnassa tapahtuvia negatiivisia ja positiivisia muutoksia – ja usein se tapahtuu reaaliaikaisesti. Kun havaitset jotakin uutta olevan tapahtumassa, saat mahdollisuuden tehdä tarvittaessa suunnanmuutoksia – tai jopa ehtiä nousevien trendien edelle.

Ennusteet

Jos raporttinäkymään on upotettu tekoälyyn perustuva ennakoiva analyysi, saat käyttöösi tehokkaan työnkalun tulevan liiketoiminnan muokkaamiseen. Etenkin tekoälyyn perustuvat raporttinäkymät auttavat vertailemaan historiallisia tietoja ja hahmottamaan niiden avulla kehityssuunnan, luomaan entistä tarkempia myyntiennusteita, suunnittelemaan alueita entistä strategisemmin sekä auttamaan osastoja määrittämään oikean suunnitelman tavoitteiden saavuttamista varten.

Tunnuslukujen merkitys

Tunnusluvut ovat raporttinäkymän arkkitehtuurin keskeinen osa. Jotta voisit päättää, mitä seuraavaksi kannattaa tehdä, on tiedettävä, mikä on tämän hetkinen tilanne. Kun valitset raporttinäkymän tunnuslukuja, valitse vain sellaisia tunnuslukuja, jotka auttavat vastaamaan pääkysymykseen. Tunnuslukuja ei saa olla niin paljon, että tietojen merkitys heikkenee, mutta ei myöskään niin vähän, että yleiskuva jää epätarkaksi.

Tehokkaan tietojen raportointinäkymän luominen

Tehokkaan tietojen raporttinäkymän luomiseen tarvitaan strategia ja harkintaa. Raporttinäkymällä on tietty tarkoitus, joten rakenteella ja valituilla tunnusluvuilla on suuri merkitys. Raporttinäkymän käyttöä voi tehostaa ottamalla huomioon seuraavat parhaat käytännöt:

Reaaliaikaisten tietojen käyttäminen

Monet raporttinäkymän työkalut sisältävät automaatiolaajennuksia, joilla siepataan reaaliaikaisia tietoja organisaatiossa tai tietyissä työryhmissä jaettaviksi. Työkaluilla voi olla myös mahdollista upottaa analytiikkaa mobiilisovelluksiin varmistamaan, että tiedot ovat työntekijöiden käytettävissä siellä missä he ovat ja silloin kun he näitä tietoja tarvitsevat.

Käyttäjäryhmän tunteminen

Riippumatta siitä kuka raporttinäkymää käyttää, sen sisältöä on voitava tulkita. Joillakin osastoilla tarvitaan esimerkiksi tarkkoja lukuja, kun taas toisten osastojen on nähtävä trendit. Tee valintoja oman harkintasi mukaan.

Yhdenmukaisuus

Helppo siirtyminen raporttinäkymissä edellyttää, että toiminnot, suodattimet, värit ja tyylit ovat yhdenmukaisia. Yhdenmukaisen ulkoasun käyttäminen raporttinäkymissä auttaa käyttäjiä löytämään tiedot nopeasti.

Tietojen looginen ryhmittely

Samankaltaisten tietojen pitäminen yhdessä helpottaa tiedoissa siirtymistä etenkin, jossa eri osastojen erilaiset käyttäjät käyttävät samaa raporttinäkymää.

Vältettävät raporttinäkymään liittyvät virheet

Tietojen raporttinäkymien toimivuus voidaan varmistaa välttämällä seuraavat yleiset tietojen raporttinäkymiin liittyvät ongelmakohdat:

• Raporttinäkymälle ei luoda selkeää tavoitetta.
• Raporttinäkymässä on liian monta tunnuslukua.
• Käytettävät tiedot ovat huonolaatuisia.
• Tiedot esitetään vääränlaisessa kaaviossa.
• Yhdessä raporttinäkymässä on liikaa tietoja.
• Rakenne on sekava, epäselvä tai hankalasti käytettävä.

Tärkeitä asioita raporttinäkymäohjelmistoa valittaessa

Liiketoimintaan sopivien raporttinäkymätyökalujen valitseminen edellyttää tietoa siitä, minkälaisia merkityksellisiä tietoja tarvitaan. Seuraavia kysymyksiä voi käyttää raporttinäkymävaihtojen arvioinnissa:

• Edellyttääkö työkalun käyttö tiettyjä taitoja (kuten koodausta)?
• Kuinka hankalaa tietojen analysointi on tässä työkalussa?
• Miten ratkaisu suojaa tietoja?
• Miten se auttaa visualisoimaan tietoja?
• Voiko ohjelmistoa käyttää nykyisten työkalujen ja prosessien kanssa?

Kun sinulla on hyvä käsitys siitä, minkälaisen raporttinäkymäratkaisun tarvitset, seuraavaksi on pohdittava, missä ratkaisussa on parhaat ominaisuudet. Monissa erinomaisissa raporttinäkymätyökaluissa on erilaisia tietojen visualisointi-, mukauttamis- ja yhteistyövaihtoehtoja samalla, kun niitä voi käyttää eri käyttöjärjestelmissä, mikä auttaa hyödyntämään tietoja mahdollisimman tehokkaasti.

Harkitse sellaisia raporttinäkymän työkaluja, jotka hyödyntävät tekoälyä prosessin jokaisessa vaiheessa, sillä näin yritys pysyy muiden edellä. Älykkäässä raporttinäkymäohjelmistossa voi olla esimerkiksi seuraavia ominaisuuksia: ennakoiva analyysi, reaaliaikaiset tiedot, datatietoprosessit, porautumisominaisuudet ja jopa riski-ilmoitukset. Nämä huippuluokan vaihtoehdot auttavat ymmärtämään tietoja entistä paremmin ja nopeammin. Lisäksi ne auttavat tietopohjaiseksi organisaatioksi muuttumisessa.

Älykkäät tietojen raporttinäkymäskenaariot

Älykkäiden raporttinäkymien ansiosta organisaatioilla on enemmän mahdollisuuksia visualisoida ja hyödyntää tietoja tietojen muuttuessa – ei ainoastaan jälkikäteen vaan myös reaaliaikaisesti. Kehittyneitä tekoäly- ja ominaisuuksia hyödyntävät älykkäät raporttinäkymät auttavat hahmottamaan tietoja entistä merkityksellisimmillä tavoilla. Tutustu tarkemmin muutamiin mahdollisiin skenaarioihin, joissa tekoäly parantaa tietojen käyttämistä:

Tarkkojen ennusteiden luominen

Vaikka ennakoiva analyysi ei auta näkemään tulevaisuutta, se voi auttaa ennakoimaan mahdollisia markkinoiden, kuluttajakäyttäytymisen tai tunnistettavien liiketoimintariskien muutoksia. Tällaiset merkitykselliset tiedot auttavat yritystä tekemään tietopohjaisia päätöksiä, valmistautumaan tulevaan sekä panostamaan aikaa, vaivaa ja rahaa vastaavasti.

Prosessien automatisointi

Massadatan käsittelemiseen tarvitaan kaikki saatavilla oleva apu. Älykkäät raporttinäkymät automatisoivat tietojen löytämiseen, valmisteluun, replikointiin, keräämiseen, raportointiin tai jopa tietovaraston ylläpitoon liittyvät prosessit. Niinpä käyttäjien ei tarvitse jaotella tietoja manuaalisesti, joten vuoksi tiedot ovat tarkkoja ja samalla säästyy merkittävästi aikaa.