Um homem e uma mulher a olhar para um portátil

12 perguntas que deve fazer ao avaliar as ferramentas de business intelligence

Escolher a ferramenta de business intelligence (BI) certa para a sua empresa pode revelar-se um processo demorado no qual é necessário analisar muitas opções com funcionalidades semelhantes. Adote uma estratégia inteligente para avaliar ferramentas como software de business intelligence assente numa compreensão clara da razão pela qual este é necessário ao seu negócio e num conjunto sólido de critérios para o ajudar a analisar as suas escolhas.

Estas 12 perguntas irão ajudá-lo a selecionar uma ferramenta de BI adequada ao seu negócio.

1. Será que esta ferramenta funciona com os meus dados?

Uma vez que a principal função do BI é ajudá-lo a analisar dados para a tomada de decisões, trata-se de uma pergunta importante. Ao avaliar as ferramentas de business intelligence, convém conhecer os detalhes dos seus dados. São dados estruturados ou não estruturado, ou ambos? O software de business intelligence irá implementar a análise on-premises, na cloud ou num ponto híbrido dos dois? Quais são os conectores pré-construídos disponibilizados?

As respostas a estas perguntas ajudam-no a avaliar se uma ferramenta de BI tem a capacidade de se ligar facilmente a todos os seus sistemas existentes e uniformizar os dados de diferentes origens. Desta forma, evitará a necessidade de comprar produtos de gestão de dados adicionais no futuro. Isto também assegura um acesso e análise rápidos e precisos dos dados.

2. É possível utilizar esta ferramenta com as minhas ferramentas e software empresariais existentes?

À semelhança do que acontece com a integração de dados, as ferramentas de BI funcionam de forma totalmente integrada com o software com que os utilizadores já estão familiarizados, como o Microsoft Excel. Faça uma lista das ferramentas utilizadas com maior frequência às quais o seu software de BI vai precisar de se ligar. Não se esqueça de incluir aplicações, plug-ins, extensões e conectores de terceiros que o seu negócio utiliza regularmente.

3. A ferramenta oferece as funcionalidades de segurança e conformidade de que necessito?

Estes são fatores importantes a considerar quando avaliar as ferramentas de business intelligence, especialmente se operar num setor regulamentado como o dos serviços financeiros ou dos cuidados de saúde. Certifique-se de que o software de BI inclui funcionalidades que:

  • Permitem a criação de um ambiente seguro e gerido por parte das TI.
  • Disponibilizam ferramentas de gestão da qualidade e consistência dos dados.
  • Permitem a limpeza de dados antes de as informações serem enviadas para as ferramentas de análise de BI.
  • Fornecem uma proteção de dados permanente mesmo quando estes são exportados para outros tipos de ficheiro.
  • Suportam as políticas e os procedimentos de acesso e encriptação da sua organização.
  • Fornecem dados de geolocalização para melhorar os insights e a conformidade.
  • Automatizam processos de conformidade críticos.
  • Preservam e arquivam os dados em segurança.

4. Como é que esta ferramenta suporta os diferentes tipos de utilizador?

O business intelligence é versátil e pode ser utilizado em toda a organização. Por esta razão, muitas empresas preferem uma combinação de ferramentas self-service e BI empresarial que responde às necessidades quer dos utilizadores técnicos, quer dos utilizadores não técnicos.

Fale com os intervenientes destes campos opostos para saber exatamente como irão utilizar o BI e se precisa de centrar a sua atenção nas funcionalidades empresariais, self-service ou numa combinação de ambas. Poderá ser conveniente procurar uma única ferramenta capaz de satisfazer as necessidades de todos os utilizadores, desde as operações comerciais às TI, e que inclua os dois tipos de soluções de BI.

BI self-service

  • Apropriado para colaboradores de qualquer área operacional.
  • Não são necessárias competências técnicas para criar análises.
  • Insights e automatização assistida por IA incluídos.
  • Interface com funcionalidades fáceis de utilizar: arrastar e largar, filtragem, desagregações e campos calculados.

BI Empresarial

  • Utilizado com maior frequência por equipas de análise para uma investigação mais aprofundada dos dados.
  • Controlos avançados de administração e implementação incluídos.
  • Inclui suporte para macrodados e criação de relatórios on-premises.

5. Quais são as capacidades de visualização de dados?

A representação visual dos dados é um elemento chave do business intelligence sobre o qual se deve debruçar mais alongadamente durante uma demonstração ou trial.

Em primeiro lugar, explore os dashboards de dados que a ferramenta oferece e veja como podem ajudar a sua organização a desvendar novos insights. Tendo em conta que estes dashboards serão utilizados diariamente por uma grande variedade de utilizadores, devem permitir que estes explorem visualmente os dados de forma a poderem identificar e resolver rapidamente os problemas.

A seguir, veja como os resultados são apresentados através da visualização de dados e da narrativa de dados. Normalmente, estas funcionalidades utilizam tabelas, gráficos e mapas para revelar insights difíceis de identificar numa folha de cálculo. As melhores ferramentas de visualização de dados têm uma interface intuitiva que permite aos utilizadores explorar e apresentar os dados de variadas formas, independentemente das suas competências técnicas.

6. É possível partilhar facilmente os insights com toda a minha organização?

A partilha de insights para incentivar a tomada de medidas é um dos principais benefícios do business intelligence. Como parte da avaliação, determine de que forma podem os utilizadores colaborar com vista à atualização, personalização e partilha de relatórios.

Por exemplo, algumas ferramentas de BI permitem aos utilizadores fazer anotações diretamente no software, incorporar rapidamente relatórios em ferramentas de mensagens e colaboração, e definir permissões para distribuir resultados dentro e fora da sua organização.

Por último, não se esqueça de explorar a forma como a ferramenta lida com as comunicações automáticas, como e-mails e alertas, que notificam os utilizadores sobre relatórios agendados com regularidade ou alterações inesperadas nos dados.

7. Posso utilizar esta ferramenta em qualquer lugar?

As funcionalidades móveis dão acesso aos dados em tempo real e permitem-lhe tomar rapidamente decisões informadas quando trabalha remotamente. Fale com os colaboradores que trabalham no terreno ou em localizações distribuídas para saber qual o nível de acesso móvel de que necessitam. Pode variar da simples visualização de dashboards e relatórios à criação e edição de análises com ferramentas móveis. Também deve certificar-se de que as funcionalidades da ferramenta estão alinhadas com a estratégia móvel mais ampla da empresa.

8. A estrutura de preços é compatível com o meu orçamento e modelo de negócio?

As estruturas de preços de software podem variar dos planos por utilizador aos modelos de subscrição. Quando analisar o seu orçamento, considere o número de utilizadores que tem atualmente e quais são as perspetivas de crescimento do seu negócio no futuro.

Não se esqueça que um maior número de capacidades e atualizações pode representar um custo mais elevado. Certifique-se de que sabe quais são as funcionalidades indispensáveis para a sua organização e quais são as funcionalidades negociáveis.

O objetivo é encontrar uma solução rentável que forneça ferramentas de business intelligence à sua organização à escala necessária e que tenha flexibilidade para crescer com a organização.

9. Qual é o tipo de formação e suporte ao cliente disponibilizado?

Todas as ferramentas de business intelligence requerem formação e suporte, não só numa primeira fase como à medida que vão sendo adicionadas novas funcionalidades. Explore as opções de formação disponíveis. A formação está incluída ou precisa de a gerir internamente? Se precisar de dar formação a uma força de trabalho distribuída por várias localizações, estão disponíveis aulas online? Que tipo de formação é oferecida para as atualizações de software?

Para além das opções de formação e educação tradicionais, as comunidades de utilizadores podem fornecer sugestões e conselhos de pares e especialistas em produtos. Antes de selecionar uma ferramenta de business intelligence, verifique se existem fóruns, blogues e grupos de utilizadores que ajudam a fornecer formação e suporte.

Por último, certifique-se de que compreende as condições em que o suporte ao produto é prestado. Determine se é gratuito ou pago, quais são os horários e dias em que é fornecido e se está disponível online, via chat ou por telefone.

10. O fornecedor tem uma reputação estável?

Avaliar o fornecedor de business intelligence é um passo tão importante como analisar as funcionalidades da ferramenta. Dedique o tempo que for necessário para investigar a reputação e estabilidade do mesmo de modo a garantir a sua viabilidade a longo prazo e a sua capacidade de fornecer suporte contínuo. Ao escolher um fornecedor, procure um líder do setor com uma vasta gama de ofertas capazes de satisfazer as necessidades atuais e futuras da sua organização.

11. Este software é utilizado por outras empresas?

Ao avaliar as ferramentas de BI, procure histórias de clientes e casos práticos com base na dimensão e setor da empresa. Ao analisar os desafios e soluções dos clientes, irá perceber de forma mais clara se esta ferramenta é ou não indicada para empresas com características semelhantes à sua. Também poderá descobrir novas formas de utilizar o business intelligence depois de ler as histórias de sucesso de outras organizações.

12. É possível obter uma trial gratuita?

Uma vez que todas estas funcionalidades, desde a integração à colaboração, têm de ser facilmente utilizadas por todos, procure uma oferta de trial para testar a ferramenta. Se possível, peça a utilizadores de várias áreas funcionais que experimentem a ferramenta e enviem os seus comentários. Esta é a forma mais fácil de determinar se uma ferramenta de business intelligence é adequada para a sua organização.

Comece a explorar ferramentas de business intelligence

Agora que tem estas perguntas para o orientar, está pronto para começar a avaliar ferramentas de BI, como o Power BI, para encontrar o software mais adequado às necessidades do seu negócio e dos seus utilizadores.