Uma pessoa a usar um tablet, presumivelmente para encontrar respostas a questões sobre ferramentas de business intelligence

Que questões colocar sobre ferramentas de business intelligence

Estas 12 perguntas irão ajudá-lo a selecionar uma ferramenta de BI adequada ao seu negócio.

Escolher a ferramenta de business intelligence (BI) certa para sua empresa pode ser um processo demorado com muitas opções que possuem recursos semelhantes. Adotar uma estratégia inteligente para avaliar ferramentas como software de business intelligence assente numa compreensão clara da razão pela qual este é necessário ao seu negócio e num conjunto sólido de critérios para o ajudar a analisar as suas escolhas.

1. Será que esta ferramenta funciona com os meus dados?

Como a principal função de BI é ajudá-lo a analisar dados para tomar decisões, esta é uma questão importante. Ao avaliar as ferramentas de business intelligence, precisa de saber detalhes sobre os seus dados. São estruturados, desestruturados ou ambos? O seu software de business intelligence irá implementar as suas análises no local, na cloud ou num ambiente híbrido entre os dois? Que conectores pré-construídos oferece?

As respostas a estas perguntas ajudam-no a avaliar se uma ferramenta de BI pode facilmente ligar-se a todos os seus sistemas existentes e uniformizar os dados de diferentes origens. Desta forma, evitará a necessidade de comprar produtos de gestão de dados adicionais no futuro. Isto também garante acesso e análise de dados de forma rápidas e precisa.

2. É possível utilizar esta ferramenta com as minhas ferramentas e software empresariais existentes?

Assim como com a integração de dados, as ferramentas de BI funcionam perfeitamente com softwares com os qual os utilizadores já estão familiarizados, como o Microsoft Excel. Faça uma lista das ferramentas utilizadas com maior frequência às quais o seu software de BI vai precisar de se ligar. Não se esqueça de incluir aplicações, plug-ins, extensões e conectores de terceiros que o seu negócio utiliza regularmente.

3. A ferramenta oferece as funcionalidades de segurança e conformidade de que necessito?

Estes são fatores importantes a considerar quando avaliar as ferramentas de business intelligence, especialmente se operar numa indústria regulamentada como é o caso de serviços financeiros ou de cuidados de saúde. Certifique-se de que seu software de BI inclui funcionalidades que:

  • Permite que o departamento de TI crie um ambiente seguro e gerido.
  • Disponibilize ferramentas de gestão da qualidade e consistência dos dados.
  • Permita a limpeza de dados antes de as informações serem enviadas para as ferramentas de análise de BI.
  • Fornecem uma proteção de dados permanente mesmo quando estes são exportados para outros tipos de ficheiro.
  • Suportam as políticas e os procedimentos de acesso e encriptação da sua organização.
  • Fornecem dados de geolocalização para melhorar os insights e a conformidade.
  • Automatizam processos de conformidade críticos.
  • Preservam e arquivam os dados em segurança.

4. Como é que esta ferramenta suporta os diferentes tipos de utilizador?

O business intelligence é versátil e pode ser utilizado em toda a organização. Por esta razão, muitas empresas preferem uma combinação de ferramentas self-service e BI empresarial que responde às necessidades quer dos utilizadores técnicos, quer dos utilizadores não técnicos.

Converse com os intervenientes de ambos os lados do espectro para descobrir exatamente como estão a usar BI e se precisa de se concentrar em funcionalidades de self-service, empresarial ou uma mistura dos dois. Pode querer procurar uma única ferramenta dimensionável para atender às necessidades de todos os utilizadores, desde operações empresariais até TI, e que inclua ambos os tipos de soluções de BI.

BI de gestão personalizada

  • Apropriado para colaboradores de qualquer área operacional.
  • Não são necessárias competências técnicas para criar análises.
  • Insights e automatização assistida por IA incluídos.
  • Interface com funcionalidades fáceis de utilizar: arrastar e largar, filtragem, desagregações e campos calculados.

BI Empresarial

  • Utilizado com maior frequência por equipas de análise para uma investigação mais aprofundada dos dados.
  • Controlos avançados de administração e implementação incluídos.
  • Inclui suporte para macrodados e criação de relatórios on-premises.

5. Quais são as potencialidades de visualização de dados?

A representação visual dos dados é um elemento chave do business intelligence sobre o qual se deve debruçar mais alongadamente durante uma demonstração ou trial.

Em primeiro lugar, explore a dashboards de dados que a ferramenta oferece e veja como pode ajudar a sua organização a descobrir novos insights. Tendo em conta que estes dashboards serão utilizados diariamente por uma grande variedade de utilizadores, devem permitir que estes explorem visualmente os dados de forma a poderem identificar e resolver rapidamente os problemas.

Em seguida, veja como as conclusões são apresentadas através de apresentação de dados e da narrativa de dados. Esses recursos normalmente usam tabelas, gráficos e mapas para obter insights que são difíceis de ver numa folha de cálculo. Os melhores ferramentas de visualização de dados têm uma interface intuitiva que permite que os utilizadores explorem e apresentem dados de várias formas, independentemente das suas competências técnicas.

6. É possível partilhar facilmente os insights com toda a minha organização?

Partilhar insights para impulsionar a ação é um dos principais benefícios de business intelligence. Como parte da sua avaliação, descubra como os utilizadores podem colaborar para atualizar, personalizar e partilhar relatórios.

Por exemplo, algumas ferramentas de BI permitem aos utilizadores fazer anotações diretamente no software, incorporar rapidamente relatórios em ferramentas de mensagens e colaboração, e definir permissões para distribuir resultados dentro e fora da sua organização.

Por último, não se esqueça de explorar a forma como a ferramenta lida com as comunicações automáticas, como e-mails e alertas, que notificam os utilizadores sobre relatórios agendados com regularidade ou alterações inesperadas nos dados.

7. Posso utilizar esta ferramenta em qualquer lugar?

As funcionalidades móveis fornecem acesso a dados em tempo real e permitem que tome decisões informadas sobre dados rapidamente quando trabalha remotamente. Converse com os seus colaboradores que trabalham no terreno ou em localizações distribuídas para saber qual o nível de acesso móvel de que precisam. Pode variar desde a visualização básica de dashboards e relatórios até à criação e edição de análises com ferramentas móveis. Deve também ter a certeza de que os recursos da ferramenta estão alinhados à estratégia móvel mais ampla da sua empresa.

8. A estrutura de preços é compatível com o meu orçamento e modelo de negócio?

As estruturas de preços de software podem variar de planos por utilizador a modelos de subscrição. Ao olhar para o seu orçamento, considere quantos utilizadores tem atualmente e como seu negócio irá crescer no futuro.

Não se esqueça que um maior número de capacidades e atualizações pode representar um custo mais elevado. Certifique-se de que sabe quais são as funcionalidades indispensáveis para a sua organização e quais são as funcionalidades negociáveis.

O objetivo é encontrar uma solução rentável que forneça ferramentas de business intelligence à sua organização à escala necessária e que tenha flexibilidade para crescer com a organização.

9. Qual é o tipo de formação e suporte ao cliente disponibilizado?

Qualquer ferramenta de business intelligence requer preparação e suporte, inicialmente e à medida que novos recursos são adicionados. Explore as opções de preparação disponíveis. A preparação está incluída ou precisa de a gerir internamente? Se precisa de fornecer preparação a uma força de trabalho distribuída por vários locais, estão disponíveis aulas online? Que tipo de preparação é oferecida para atualizações de software?

Além da preparação e educação tradicionais, as comunidades de utilizadores podem fornecer dicas e conselhos de pares e especialistas de produto. Antes de selecionar uma ferramenta de business intelligence, procure em fóruns, blogues e grupos de utilizadores que ajudem a fornecer preparação e suporte.

Finalmente, certifique-se de que entende como é fornecido o suporte ao produto. Descubra se é gratuito ou pago, quais são os horários e dias em que é fornecido e se está disponível online, via chat ou por telefone.

10. O fornecedor tem uma reputação estável?

Avaliar o seu fornecedor de business intelligence é tão importante quanto rever as funcionalidades da ferramenta. Aproveite para pesquisar a sua reputação e estabilidade para garantir que tem viabilidade a longo prazo e que é capaz de fornecer suporte contínuo. Ao escolher um fornecedor, procure um líder da indústria que tenha uma ampla gama de ofertas que funcionem para as necessidades atuais e futuras da sua organização.

11. Este software é utilizado por outras empresas?

Ao avaliar as ferramentas de BI, procure histórias de clientes e estudos de caso baseados no tamanho da empresa e na indústria. À medida que revê os desafios e soluções dos clientes, irá ficar com uma ideia melhor sobre se essa ferramenta é ou não eficaz para empresas semelhantes à sua. Pode também descobrir novas formas de usar business intelligence depois de ler as histórias de sucesso de outras organizações.

12. É possível obter uma avaliação gratuita?

Como todas estas funcionalidades, desde a integração à colaboração, devem ser fáceis de usar, procure uma oferta de avaliação para executar um teste à ferramenta. Se possível, tenha utilizadores de diversas áreas funcionais a experimentar a ferramenta e a fornecer feedback sobre a mesma. Esta é a forma mais fácil de saber com certeza se uma ferramenta de business intelligence é a certa para a sua organização.

Comece a explorar ferramentas de business intelligence

Agora que tem estas questões para o orientar, está pronto para começar a avaliar ferramentas de BI, como o Microsoft Power BI, para encontrar o software mais adequado às necessidades do seu negócio e dos seus utilizadores.