Een persoon die een tablet gebruikt om antwoorden te vinden op vragen over business intelligence-tools

Welke vragen je kunt stellen over business intelligence-tools

Met deze 12 vragen kun je een BI-tool kiezen die geschikt is voor je bedrijf.

Het kiezen van de juiste BI-tool (Business Intelligence) voor je bedrijf kan een tijdrovend proces zijn met een groot aantal opties met vergelijkbare functies. Bij het evalueren van tools zoals BI-software moet je duidelijk voor ogen hebben waarom je bedrijf die tool nodig heeft en een reeks criteria vaststellen om je keuzes te beoordelen.

1. Werkt deze tool met mijn data?

Aangezien het helpen analyseren van data voor het nemen van beslissingen de belangrijkste functie van BI vormt, is dit een belangrijke vraag. Wanneer je business intelligence-tools evalueert, moet je details over je data weten. Is deze gestructureerd, ongestructureerd of beide? Implementeert je business intelligence-software je analyses on-premises, in de cloud of via een hybride oplossing? Welke vooraf gebouwde connectors worden er geboden?

Op basis van deze antwoorden kun je bepalen of een BI-tool flexibel genoeg is om eenvoudig verbinding met al je bestaande systemen te maken en data uit verschillende bronnen te standaardiseren. Je hoeft dan geen extra producten voor datamanagement aan te schaffen in de toekomst. Dit garandeert ook snelle en accurate datatoegang en -analyse.

2. Kan ik de tool gebruiken met mijn bestaande bedrijfstools en -software?

Net zoals bij gegevensintegratie werken BI-tools naadloos samen met software die gebruikers al kennen, zoals Microsoft Excel. Maak een lijst met veelgebruikte tools waarmee de BI-software verbinding moet kunnen maken. Denk daarbij ook aan apps van derden, invoegtoepassingen, extensies en connectors die je bedrijf regelmatig gebruikt.

3. Biedt de tool de beveiligings- en compliancefuncties die ik nodig heb?

Dit zijn belangrijke factoren waarmee je rekening moet houden bij het evalueren van business intelligence-tools, vooral als je in een marktsegment met veel voorschriften werkt zoals financiële dienstverlening of gezondheidszorg. Zorg ervoor dat je BI-software beschikt over functies die:

  • Geef IT de mogelijkheid om een veilige, beheerde omgeving te maken.
  • Bied beheertools voor datakwaliteit en consistentie.
  • Schoon je data op voordat de informatie wordt ingevoerd in BI-analyticstools.
  • Bied databeveiliging die ook blijft werken als de data worden geëxporteerd naar andere bestandstypen.
  • Ondersteun het beleid en de procedures voor datatoegang en -versleuteling van je organisatie.
  • Lever geolocatiedata voor verbeterde inzichten en compliance.
  • Automatiseer essentiële complianceprocessen.
  • Bewaar en archiveer data op een veilige manier.

4. Hoe ondersteunt deze tool verschillende soorten gebruikers?

Omdat business intelligence veelzijdig is en in de hele organisatie kan worden gebruikt, geven veel bedrijven de voorkeur aan een combinatie van selfservice-BI- en ondernemings-BI-tools voor technische en niet-technische gebruikers.

Praat aan beide uiteinden van het spectrum met stakeholders om erachter te komen hoe zij precies gebruik gaan maken van BI en of je je moet richten op functies voor selfservice, onderneming of een combinatie van beide. Mogelijk wil je een enkele tool gebruiken waarmee kan worden voorzien in de behoeften van alle gebruikers, van bedrijfsactiviteiten tot IT, en die beide typen BI-oplossingen omvat.

Selfservice BI

  • Geschikt zijn voor werknemers in elk operationeel gebied.
  • Geen technische vaardigheden vereisen om analyses uit te voeren.
  • Over AI-ondersteunde automatisering en inzichten beschikken.
  • Een gebruiksvriendelijke interface bieden met ondersteuning voor slepen en neerzetten, filteren, inzoomen en berekende velden.

Ondernemings-BI

  • Meestal worden gebruikt door analyseteams om data verder te onderzoeken.
  • Beschikken over geavanceerde besturingselementen voor beheer en implementatie.
  • Big data en on-premises rapportage ondersteunen.

5. Wat zijn de mogelijkheden voor datavisualisatie?

Visuele weergave van data is een belangrijk onderdeel van business intelligence waarover je meer kunt leren tijdens een demo of proefversie.

Verken eerst de datadashboards van de tool en bepaal hoe ze je organisatie kunnen helpen om nieuwe inzichten te krijgen. Omdat deze dashboards dagelijks worden gebruikt door een groot aantal gebruikers, moeten gebruikers data hiermee visueel kunnen verkennen om snel problemen op te sporen en te verhelpen.

Kijk vervolgens hoe de bevindingen worden gepresenteerd met behulp van gegevensvisualisatie en data-storytelling. Deze functies gebruiken doorgaans diagrammen, grafieken en kaarten om inzichten te bieden die moeilijker te zien zijn in een spreadsheet. De beste tools voor gegevensvisualisatie beschikken over een intuïtieve interface waarmee gebruikers op verschillende manieren data kunnen verkennen en presenteren, ongeacht hun technische vaardigheden.

6. Kan ik inzichten makkelijk delen met mijn organisatie?

Het delen van inzichten om actie aan te sturen is een van de grootste voordelen van business intelligence. Onderzoek tijdens je evaluatie hoe gebruikers samen rapporten kunnen bijwerken, aanpassen en delen.

Met sommige BI-tools kunnen gebruikers bijvoorbeeld rechtstreeks in de software aantekeningen maken, snel rapporten insluiten in bericht- en samenwerkingsprogramma's en machtigingen instellen om bevindingen binnen en buiten je organisatie te verspreiden.

Kijk tot slot naar de manier waarop de tool geautomatiseerde communicatie verwerkt, zoals e-mails en waarschuwingen om gebruikers te informeren over periodiek geplande rapporten of onverwachte wijzigingen in data.

7. Kan ik deze tool onderweg gebruiken?

Mobiele functies bieden toegang tot realtime data en bieden de mogelijkheid om onderweg datagestuurde beslissingen te nemen als je extern werkt. Praat met je werknemers die in de buitendienst of op verspreide locaties werken om te weten te komen welk niveau mobiele toegang ze nodig hebben. Dit kan variëren van het bekijken van dashboards en rapporten tot het maken en bewerken van analyses met mobiele tools. Bepaal ook of de functies van de tool passen bij de bredere mobiele strategie van je bedrijf.

8. Past de prijsstructuur binnen mijn budget en bedrijfsmodel?

Prijsstructuren voor software kunnen variëren van plannen per gebruiker tot abonnementsmodellen. Als je naar je budget kijkt, moet je overwegen hoeveel gebruikers je op dit moment hebt en hoe je bedrijf in de toekomst zal groeien.

Houd er rekening mee dat je meer moet betalen voor extra mogelijkheden en updates. Zorg ervoor dat je weet welke functies je organisatie wel en niet absoluut nodig heeft.

Het gaat erom dat je een rendabele oplossing vindt die business intelligence-tools aan je organisatie biedt op de schaal die je nodig hebt en met de flexibiliteit om mee te groeien met je organisatie.

9. Welk type training en klantenserviceondersteuning wordt aangeboden?

Business Intelligence-tools vereisen training en ondersteuning, in eerste instantie en wanneer nieuwe functies worden toegevoegd. Bekijken welke trainingsopties beschikbaar zijn. Is training opgenomen of moet je deze intern regelen? Zijn er online klassen beschikbaar als je training moet leveren aan werknemers die verspreid zijn over verschillende locatie? Wat voor soort training wordt aangeboden voor software-updates?

Naast traditionele trainingen en opleidingen zijn er gebruikerscommunity's die tips en advies van collega's en productkenners kunnen verstrekken. Voordat je een business intelligence-tool selecteert, kun je naar forums, blogs en gebruikersgroepen zoeken die kunnen helpen bij het bieden van training en ondersteuning.

Tot slot moet je weten hoe productondersteuning wordt geboden. Ga na of de ondersteuning gratis of betaald is, op welke tijdstippen en dagen de ondersteuning wordt geboden en of de ondersteuning online, via chat of telefoon beschikbaar is.

10. Heeft de leverancier een stabiele reputatie?

Het evalueren van je business intelligence-leverancier is even belangrijk als het controleren van de functies van de tool. Neem de tijd om onderzoek te doen naar de reputatie en stabiliteit om zekerheid te hebben over de levensvatbaarheid op de lange termijn en om verzekerd te zijn van doorlopende ondersteuning. Wanneer je een leverancier kiest, moet je zoeken naar een brancheleider met een breed scala aan aanbiedingen die voorzien in de huidige en toekomstige behoeften van je organisatie.

11. Hoe gebruiken andere bedrijven deze software?

Wanneer je BI-hulpprogramma's evalueert, moet je naar klantverhalen en casestudies zoeken op basis van bedrijfsgrootte en bedrijfstak. Bij het controleren van klanten en oplossingen krijg je een beter idee van of deze tool effectief is voor bedrijven die vergelijkbaar zijn met het jouwe. Mogelijk ontdek je ook nieuwe manieren om business intelligence te gebruiken nadat je de succesverhalen van andere organisaties hebt gelezen.

12. Kan ik een gratis proefversie krijgen?

Aangezien al deze functies, van integratie tot samenwerking, voor iedereen eenvoudig bruikbaar moeten zijn, kun je het beste zoeken naar een aanbieding voor een proefversie waarmee je de tool kunt gebruiken voor een testrun. Laat indien mogelijk gebruikers uit verschillende functionele gebieden het programma uitproberen en feedback geven. Dit is de gemakkelijkste manier om met zekerheid te weten of een business intelligence-tool geschikt is voor jouw organisatie.

Begin met het verkennen van business intelligence-tools

Nu je deze vragen als richtlijn hebt, ben je klaar om BI-tools zoals Microsoft Power BI te gaan evalueren om de software te vinden die het beste bij je bedrijf en gebruikers past.