Een man en een vrouw die naar een laptop kijken

12 vragen die je moet stellen bij het evalueren van business intelligence-tools

Het kan een tijdrovend proces zijn om de juiste BI-tool (Business Intelligence) voor je bedrijf te kiezen, omdat er talloze opties zijn met vergelijkbare functies. Bij het evalueren van tools zoals BI-software moet je duidelijk voor ogen hebben waarom je bedrijf die tool nodig heeft en een reeks criteria vaststellen om je keuzes te beoordelen.

Met deze 12 vragen kun je een BI-tool kiezen die geschikt is voor je bedrijf.

1. Werkt deze tool met mijn data?

Omdat het analyseren van data voor besluitvorming de hoofdfunctie van BI is, is dit een belangrijke vraag. Bij de evaluatie van BI-tools moet je ook details van je data weten. Zijn je data gestructureerd, ongestructureerd of beide? Worden de analyses van je business intelligence-software on-premises, in de cloud of beide geïmplementeerd? Welke vooraf gemaakte connectors biedt de software?

Op basis van deze antwoorden kun je bepalen of een BI-tool flexibel genoeg is om eenvoudig verbinding met al je bestaande systemen te maken en data uit verschillende bronnen te standaardiseren. Je hoeft dan geen extra producten voor datamanagement aan te schaffen in de toekomst. Dit garandeert ook snelle en accurate datatoegang en -analyse.

2. Kan ik de tool gebruiken met mijn bestaande bedrijfstools en -software?

Net als bij data-integratie werken BI-tools naadloos samen met software die gebruikers al kennen, zoals Microsoft Excel. Maak een lijst met veelgebruikte tools waarmee de BI-software verbinding moet kunnen maken. Denk daarbij ook aan apps van derden, invoegtoepassingen, extensies en connectors die je bedrijf regelmatig gebruikt.

3. Biedt de tool de beveiligings- en compliancefuncties die ik nodig heb?

Dit zijn belangrijke factoren waarmee je rekening moet houden bij het evalueren van business intelligence-tools, vooral als je in een marktsegment met veel voorschriften werkt zoals financiële dienstverlening of gezondheidszorg. Zorg ervoor dat je BI-software beschikt over functies die:

  • Geef IT de mogelijkheid om een veilige, beheerde omgeving te maken.
  • Bied beheertools voor datakwaliteit en consistentie.
  • Schoon je data op voordat de informatie wordt ingevoerd in BI-analyticstools.
  • Bied databeveiliging die ook blijft werken als de data worden geëxporteerd naar andere bestandstypen.
  • Ondersteun het beleid en de procedures voor datatoegang en -versleuteling van je organisatie.
  • Lever geolocatiedata voor verbeterde inzichten en compliance.
  • Automatiseer essentiële complianceprocessen.
  • Bewaar en archiveer data op een veilige manier.

4. Hoe ondersteunt deze tool verschillende soorten gebruikers?

Omdat business intelligence veelzijdig is en in de hele organisatie kan worden gebruikt, geven veel bedrijven de voorkeur aan een combinatie van selfservice-BI- en Enterprise BI-tools voor technische en niet-technische gebruikers.

Praat met stakeholders aan beide zijden van het spectrum over hoe ze BI precies gaan gebruiken en of je je moet concentreren op functies voor selfservice-BI, Enterprise BI of een mix van de twee. Je kunt ook zoeken naar één tool die voldoet aan de behoeften van alle gebruikers, van bedrijfsactiviteiten tot IT, en die beide BI-oplossingen bevat.

Selfservice BI

  • Geschikt voor werknemers in elk operationeel gebied.
  • Geen technische vaardigheden nodig om analyses te maken.
  • Beschikt over AI-ondersteunde automatisering en inzichten.
  • Gebruiksvriendelijke interface met ondersteuning voor slepen en neerzetten, filteren, inzoomen en berekende velden.

Enterprise BI

  • Wordt meestal gebruikt door analyseteams om data verder te onderzoeken.
  • Beschikt over geavanceerde besturingselementen voor beheer en implementatie.
  • Ondersteunt big data en on-premises rapportage.

5. Wat zijn de mogelijkheden voor datavisualisatie?

Visuele weergave van data is een belangrijk onderdeel van business intelligence waarover je meer kunt leren tijdens een demo of proefversie.

Verken eerst de datadashboards van de tool en bepaal hoe ze je organisatie kunnen helpen om nieuwe inzichten te krijgen. Omdat deze dashboards dagelijks worden gebruikt door een groot aantal gebruikers, moeten gebruikers data hiermee visueel kunnen verkennen om snel problemen op te sporen en te verhelpen.

Kijk vervolgens hoe de bevindingen worden gepresenteerd met behulp van datavisualisatie en data-storytelling. Deze functies gebruiken doorgaans diagrammen, grafieken en kaarten om inzichten te bieden die moeilijker te zien zijn in een spreadsheet. De beste tools voor datavisualisatie beschikken over een intuïtieve interface waarmee gebruikers op verschillende manieren data kunnen verkennen en presenteren, ongeacht hun technische vaardigheden.

6. Kan ik inzichten makkelijk delen met mijn organisatie?

Het delen van inzichten om actie aan te sturen is een van de grootste voordelen van business intelligence. Onderzoek tijdens je evaluatie hoe gebruikers samen rapporten kunnen bijwerken, aanpassen en delen.

Met sommige BI-tools kunnen gebruikers bijvoorbeeld rechtstreeks in de software aantekeningen maken, snel rapporten insluiten in bericht- en samenwerkingsprogramma's en machtigingen instellen om bevindingen binnen en buiten je organisatie te verspreiden.

Kijk tot slot naar de manier waarop de tool geautomatiseerde communicatie verwerkt, zoals e-mails en waarschuwingen om gebruikers te informeren over periodiek geplande rapporten of onverwachte wijzigingen in data.

7. Kan ik deze tool onderweg gebruiken?

Mobiele functies bieden toegang tot realtime data en bieden de mogelijkheid om onderweg datagestuurde beslissingen te nemen als je extern werkt. Praat met je werknemers die in de buitendienst of op verspreide locaties werken om te weten te komen welk niveau mobiele toegang ze nodig hebben. Dit kan variëren van het bekijken van dashboards en rapporten tot het maken en bewerken van analyses met mobiele tools. Bepaal ook of de functies van de tool passen bij de bredere mobiele strategie van je bedrijf.

8. Past de prijsstructuur binnen mijn budget en bedrijfsmodel?

Prijsstructuren voor software kunnen uiteenlopen van licenties per gebruiker tot abonnementsmodellen. Overweeg met je budget in je achterhoofd hoeveel gebruikers je op dit moment hebt en wat de verwachte groei van je bedrijf in de toekomst is.

Houd er rekening mee dat je meer moet betalen voor extra mogelijkheden en updates. Zorg ervoor dat je weet welke functies je organisatie wel en niet absoluut nodig heeft.

Het gaat erom dat je een rendabele oplossing vindt die business intelligence-tools aan je organisatie biedt op de schaal die je nodig hebt en met de flexibiliteit om mee te groeien met je organisatie.

9. Welk type training en klantenserviceondersteuning wordt aangeboden?

Elke BI-tool vereist training en ondersteuning, aan het begin en als er nieuwe functies worden toegevoegd. Verken de beschikbare trainingsopties. Is de training inbegrepen of moet je zelf training organiseren? Als je training moet geven aan werknemers die zijn verspreid over verschillende locaties, zijn er dan online lessen beschikbaar? Wordt er training aangeboden voor software-updates?

Naast traditionele training en onderwijs kunnen gebruikerscommunity's tips en advies van vakgenoten en productexperts bieden. Kijk of er forums, blogs en gebruikersgroepen zijn die training en ondersteuning bieden voordat je een BI-tool selecteert.

Tot slot moet je weten hoe productondersteuning wordt geboden. Ga na of de ondersteuning gratis of betaald is, op welke tijdstippen en dagen de ondersteuning wordt geboden en of de ondersteuning online, via chat of telefoon beschikbaar is.

10. Heeft de leverancier een stabiele reputatie?

Het evalueren van de business intelligence-leverancier is net zo belangrijk als het beoordelen van de functies die de tool biedt. Neem de tijd om de reputatie en stabiliteit van leveranciers te onderzoeken, zodat je zeker weet dat ze levensvatbaar op de lange termijn zijn en doorlopend ondersteuning kunnen bieden. Zoek bij de keuze van een leverancier naar een marktleider met een breed scala aan diensten en producten die je nu en in de toekomst kunt gebruiken.

11. Hoe gebruiken andere bedrijven deze software?

Kijk bij de evaluatie van BI-tools naar klantverhalen en casestudy's op basis van bedrijfsomvang en bedrijfstak. Als je de uitdagingen en oplossingen van andere klanten bekijkt, kun je beter bepalen of deze tool werkt voor bedrijven als dat van jou. Na het lezen van de succesverhalen van andere organisaties ontdek je misschien ook nieuwe manieren om business intelligence te gebruiken.

12. Kan ik een gratis proefversie krijgen?

Ga na of er een proefversie beschikbaar is waarmee je de tool kunt uitproberen, omdat alle functies, van integratie tot samenwerking, voor iedereen gemakkelijk te gebruiken moeten zijn. Laat zo mogelijk gebruikers uit verschillende functiegebieden de tool uitproberen en feedback geven. Dit is de makkelijkste manier om te bepalen of een BI-tool geschikt is voor je organisatie.

Begin met het verkennen van business intelligence-tools

Nu je deze vragen als richtlijn hebt, ben je klaar om BI-tools zoals Power BI te gaan evalueren om de software te vinden die het beste bij je bedrijf en gebruikers past.