İş zekası araçları hakkında sorulması gerekenler

Bu 12 soru, işletmeniz için doğru BI aracını seçmenize yardımcı olacaktır.

Şirketiniz için doğru iş zekası (BI) aracını seçmek, benzer özelliklere sahip birçok seçeneğin bulunması nedeniyle zaman alıcı bir süreç olabilir. İş zekası yazılımı gibi araçları değerlendirirken uygulanabilecek akıllı stratejilerden biri, işletmenizin neden buna ihtiyacı olduğunu net bir şekilde anlamak ve seçimlerinizi gözden geçirmenize yardımcı olacak sağlam bir dizi kritere sahip olmaktır.

1. Bu araç verilerimle çalışıyor mu?

BI'nın temel işlevi, karar verme süreci için verileri analiz etmenize yardımcı olmak olduğundan, bu soru önemlidir. İş zekası araçlarını değerlendirirken verileriniz hakkındaki ayrıntıları bilmeniz gerekir. Yapılandırılmış mı, yapılandırılmamış mı veya her ikisi birden mi? İş zekası yazılımınız, analizlerinizi şirket içine mi, buluta mı, yoksa her ikisinin bir karmasına mı dağıtacak? Önceden oluşturulmuş hangi bağlayıcıları sunuyor?

Bu yanıtları bildiğinizde, BI aracının mevcut tüm sistemlerinize kolayca bağlanıp bağlanamayacağını ve farklı kaynaklardan gelen verileri standart hale getirip getiremeyeceğini değerlendirebilirsiniz. Böylece, gelecekte ek veri yönetimi ürünleri satın almak zorunda kalmazsınız. Bu durum, veri erişimi ve analizinin de hızlı ve doğru olmasını sağlar.

2. Mevcut iş araçlarım ve yazılımlarımla kullanabilir miyim?

Veri tümleştirmesinde olduğu gibi, BI araçları, Microsoft Excel gibi kullanıcıların zaten aşina olduğu yazılımlarla sorunsuz çalışır. BI yazılımınızın bağlanması gereken yaygın olarak kullanılan araçların bir listesini yapın. İşletmenizin düzenli olarak kullandığı üçüncü taraf uygulamaları, eklentileri, uzantıları ve bağlayıcıları dahil etmeyi unutmayın.

3. İhtiyacım olan güvenlik ve uyumluluk özelliklerini sunuyor mu?

Bunlar, özellikle finansal hizmetler veya sağlık hizmetleri gibi düzenlemelere tabi bir sektörde çalışıyorsanız iş zekası araçlarını değerlendirirken göz önünde bulundurulması gereken önemli faktörlerdir. BI yazılımınızın aşağıdakileri sağlayan özelliklere sahip olduğundan emin olun:

• BT'nin güvenli ve yönetilen bir ortam oluşturmasına olanak tanıyın.
• Veri kalitesi ve tutarlılığı için yönetim araçları sunun.
• Bilgiler BI analiz araçlarına aktarılmadan önce veri temizliği sağlayın.
• Diğer dosya türlerine dışarı aktarıldığında bile devam eden veri koruması sunun.
• Kurumunuzun erişim ve şifrelemeye yönelik ilke ve yordamlarını destekleyin.
• Gelişmiş içgörüler ve uyumluluk için coğrafi konum verileri sunun.
• Kritik uyumluluk süreçlerini otomatikleştirin.
• Verileri güvenli bir şekilde saklayın ve arşivleyin.

5. Veri görselleştirme özellikleri nelerdir?

Verilerin görsel gösterimi, iş zekasının önemli bir unsurudur ve demo veya deneme sırasında daha fazla bilgi edinmek için zaman harcamanız gerekir.

İlk olarak, aracın sunduğu veri panolarını keşfedin ve bunların kuruluşunuzun yeni içgörüleri ortaya çıkarmasına nasıl yardımcı olabileceğini görün. Bu panolar her gün çok çeşitli kullanıcılar tarafından kullanılacağından, kullanıcıların sorunları hızlı bir şekilde belirleyip çözmesine yardımcı olacak şekilde verileri görsel olarak keşfetmelerine olanak sağlamalıdır.

Ardından, veri görselleştirme ve veri hikayesi anlatımı yoluyla bulguların nasıl sunulduğuna göz atın. Bu özellikler, elektronik tabloda görülmesi zor olan içgörüleri ortaya çıkarmak için genellikle şemaları, grafikleri ve haritaları kullanır. En iyi veri görselleştirme araçları, kullanıcıların teknik becerilerinden bağımsız olarak verileri birden çok şekilde keşfetmelerine ve sunmalarına olanak tanıyan sezgisel bir arabirime sahiptir.

6. Kurumum genelinde içgörüleri kolayca paylaşabilir miyim?

Adımlarınızı planlamak için içgörüleri paylaşmak, iş zekasının en önemli avantajlarından biridir. Değerlendirmeniz kapsamında, kullanıcıların raporları güncelleştirmek, özelleştirmek ve paylaşmak için nasıl iş birliği yapabileceğini öğrenin.

Örneğin, bazı BI araçları kullanıcıların ek açıklamaları doğrudan yazılımda oluşturmalarına, raporları hızla mesajlaşma ve iş birliği araçlarına eklemelerine, bulguları kurumunuzun içinde ve dışında dağıtmalarına imkan verir.

Son olarak, aracın düzenli olarak zamanlanmış raporlar veya verilerdeki beklenmedik değişiklikler hakkında bilgilendirme yapan e-postalar ve uyarılar gibi otomatik iletişimleri nasıl yönettiğini öğrenmeyi unutmayın.

7. Bu aracı hareket halindeyken kullanabilir miyim?

Mobil özellikler, gerçek zamanlı verilere erişim sağlar ve uzaktan çalışırken bilgiye dayalı kararları çalışma sırasında almanıza imkan tanır. Ne düzeyde mobil erişime ihtiyaç duyduklarını öğrenmek için sahada veya farklı konumlarda çalışan personelle görüşün. Panolar ve raporların görüntülenmesinden mobil araçlarla analizleri düzenlemeye kadar farklı ihtiyaçlar söz konusu olabilir. Ayrıca aracın özelliklerinin, şirketinizin kapsamlı mobil stratejisine uygun olduğundan da emin olmalısınız.

8. Fiyatlandırma yapısı bütçem ve iş modelim için uygun mu?

Yazılım fiyatlandırma yapıları, kullanıcı başına sağlanan planlar veya abonelik modelleri gibi farklı özelliklere sahip olabilir. Bütçenizi incelediğinizde şu anda kaç kullanıcınızın olduğunu ve işletmenizin gelecekte ne kadar büyüyeceğini göz önünde bulundurun.

Ek özelliklerin ve güncelleştirmelerin daha pahalı olabileceğini unutmayın. Kuruluşunuzun hangi özelliklere sahip olması gerektiğini ve hangilerinden vazgeçilebileceğini bildiğinizden emin olun.

Amaç, kuruluşunuza ihtiyacınız olan ölçekte iş zekası araçları sağlayan ve kuruluşunuzla birlikte büyüme esnekliğine sahip uygun maliyetli bir çözüm bulmaktır.

9. Ne tür bir eğitim ve müşteri hizmetleri desteği sunuluyor?

Tüm iş zekası araçları için hem başlangıçta hem de yeni özellikler eklendikçe eğitim ve destek gerekir. Hangi eğitim seçeneklerinin sunulduğunu öğrenin. Eğitim dahil mi, yoksa şirket içinde mi yönetmeniz gerekiyor? Birden çok konuma dağıtılmış bir iş gücüne eğitim vermeniz gerekiyorsa çevrimiçi dersler var mı? Yazılım güncelleştirmeleri için ne tür bir eğitim veriliyor?

Geleneksel eğitim ve öğretime ek olarak, kullanıcı toplulukları meslektaşların ve ürün uzmanlarının ipuçlarını ve önerilerini sağlayabilir. İş zekası aracı seçmeden önce, eğitim ve destek sağlamaya yardımcı olacak forumları, blogları ve kullanıcı gruplarını arayın.

Son olarak, ürün desteğinin nasıl sağlandığını anladığınızdan emin olun. Ücretli veya ücretsiz olup olmadığını, hangi gün ve saatlerde sunulduğunu ve çevrimiçi mi, sohbet yoluyla mı, yoksa telefonla mı sağlandığını öğrenin.

10. Satıcının iyi bir itibarı var mı?

İş zekası satıcınızı değerlendirmek, aracın özelliklerini incelemek kadar önemlidir. Uzun vadeli güvenilirlikleri olduklarından ve sürekli destek sağlayabildiklerinden emin olmak için itibarları ve istikrarları konusunda araştırma yapın. Bir satıcı seçerken, kuruluşunuzun mevcut ve gelecekteki ihtiyaçları için çalışacak çok çeşitli tekliflere sahip bir sektör liderini tercih edin.

11. Diğer şirketler bu yazılımı nasıl kullanıyor?

BI araçlarını değerlendirirken, şirket büyüklüğüne ve sektöre göre hazırlanmış müşteri hikayelerini ve başarılı örnekleri inceleyin. Müşterilerin yaşadığı zorlukları ve sunulan çözümleri inceledikçe, bu aracın sizinkine benzeyen işletmeler için etkili olup olmadığı hakkında daha iyi bir fikir edinirsiniz. Ayrıca diğer kuruluşların başarı öykülerini okuduktan sonra iş zekası kullanmanın yeni yollarını da keşfedebilirsiniz.

12. Ücretsiz deneme edinebilir miyim?

Tümleştirmeden iş birliğine kadar tüm bu özelliklerin herkes tarafından kullanımı kolay olması gerektiğinden, araç için test çalıştırmasının yapıldığı bir deneme teklifi arayın. Mümkünse çeşitli işlevsel alanlardaki kullanıcılardan aracı denemelerini ve geri bildirim vermelerini isteyin. Bu, bir iş zekası aracının kurumunuz için doğru olup olmadığından emin olmanın en kolay yoludur.