Μια γυναίκα που κοιτάζει έναν φορητό υπολογιστή

12 ερωτήσεις που πρέπει να απαντώνται κατά την αξιολόγηση εργαλείων επιχειρηματικής ευφυΐας

Η επιλογή του κατάλληλου εργαλείου επιχειρηματικής ευφυΐας (BI) για την εταιρεία σας μπορεί να είναι μια χρονοβόρα διαδικασία με πολλές επιλογές που έχουν παρόμοιες δυνατότητες. Μια έξυπνη στρατηγική για την αξιολόγηση εργαλείων όπως το λογισμικό επιχειρηματικής ευφυΐας είναι να έχετε μια σαφή κατανόηση του γιατί η επιχείρησή σας τη χρειάζεται και ένα σταθερό σύνολο κριτηρίων για να σας βοηθήσει να ελέγξετε τις επιλογές σας.

Αυτές οι 12 ερωτήσεις θα σας βοηθήσουν να επιλέξετε ένα εργαλείο BI που είναι κατάλληλο για την επιχείρησή σας.

1. Αυτό το εργαλείο λειτουργεί με τα δεδομένα μου;

Δεδομένου ότι η κύρια λειτουργία του BI είναι να σας βοηθήσει να αναλύετε δεδομένα για τη λήψη αποφάσεων, αυτό είναι ένα σημαντικό ερώτημα. Καθώς αξιολογείτε τα εργαλεία επιχειρηματικής ευφυΐας, θα πρέπει να γνωρίζετε λεπτομέρειες σχετικά με τα δεδομένα σας. Είναι δομημένο ή μη δομημένο ή και τα δύο; Το λογισμικό επιχειρηματικής ευφυΐας σας θα αναπτύξει τα αναλυτικά στοιχεία σας εσωτερικά, στο cloud ή σε ένα υβρίδιο των δύο; Τι προ-δομημένες συνδέσεις προσφέρει;

Η γνώση αυτών των απαντήσεων σάς βοηθά να εκτιμήσετε εάν ένα εργαλείο BI έχει τη δυνατότητα να συνδέεται εύκολα με όλα τα υπάρχοντα συστήματά σας και να τυποποιεί δεδομένα από διαφορετικές πηγές, γλιτώνοντάς σας από μελλοντικές αγορές επιπλέον προϊόντων διαχείρισης δεδομένων. Αυτό εξασφαλίζει επίσης γρήγορη και ακριβή πρόσβαση και ανάλυση δεδομένων.

2. Μπορώ να το χρησιμοποιήσω με τα υπάρχοντα επιχειρηματικά εργαλεία και το λογισμικό μου;

Όπως και με την ενσωμάτωση δεδομένων, τα εργαλεία BI λειτουργούν απρόσκοπτα με λογισμικό με το οποίο οι χρήστες είναι ήδη εξοικειωμένοι όπως το Microsoft Excel. Δημιουργήστε μια λίστα με τα συχνά χρησιμοποιούμενα εργαλεία με τα οποία χρειάζεται να συνδεθεί το λογισμικό σας BI – μην ξεχάσετε να συμπεριλάβετε εφαρμογές τρίτων, προσθήκες, επεκτάσεις και συνδέσμους που χρησιμοποιεί η επιχείρησή σας τακτικά.

3. Προσφέρει τις δυνατότητες ασφάλειας και συμμόρφωσης που χρειάζομαι;

Αυτοί είναι σημαντικοί παράγοντες που πρέπει να λάβετε υπόψη κατά την αξιολόγηση των εργαλείων επιχειρηματικής ευφυΐας, ειδικά εάν εργάζεστε σε έναν ρυθμιζόμενο κλάδο όπως χρηματοοικονομικές υπηρεσίες ή υγειονομική περίθαλψη. Βεβαιωθείτε ότι το λογισμικό σας BI περιλαμβάνει δυνατότητες που:

  • Επιτρέψτε στο τμήμα ΙΤ να δημιουργήσει ένα ασφαλές, ελεγχόμενο περιβάλλον.
  • Προσφέρετε εργαλεία διαχείρισης για ποιότητα και συνέπεια δεδομένων.
  • Ενεργοποιήστε τον καθαρισμό δεδομένων πριν από την τροφοδοσία πληροφοριών στα εργαλεία ανάλυσης BI.
  • Παρέχετε προστασία δεδομένων που παραμένει ακόμη και όταν εξάγεται σε άλλους τύπους αρχείων.
  • Υποστηρίξτε τις πολιτικές και τις διαδικασίες του οργανισμού σας για πρόσβαση και κρυπτογράφηση.
  • Παροχή δεδομένων γεωγραφικής τοποθεσίας για βελτιωμένες πληροφορίες και συμμόρφωση.
  • Αυτοματοποιήστε κρίσιμες διαδικασίες συμμόρφωσης.
  • Διατήρηση και αρχειοθέτηση δεδομένων με ασφάλεια.

4. Πώς υποστηρίζει αυτό το εργαλείο διαφορετικούς τύπους χρηστών;

Επειδή το επιχειρηματική ευφυΐα είναι ευέλικτο και μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε ολόκληρο τον οργανισμό, πολλές εταιρείες προτιμούν έναν συνδυασμό εργαλείων με λειτουργία από τον χρήστη και εταιρικού BI που λειτουργούν για τεχνικούς και μη τεχνικούς χρήστες.

Μιλήστε με τους ενδιαφερόμενους και από τα δύο άκρα του φάσματος για να μάθετε ακριβώς πώς θα χρησιμοποιούν το BI και αν πρέπει να εστιάσετε σε δυνατότητες για λειτουργία από τον χρήστη, την επιχείρηση ή έναν συνδυασμό των δύο. Ίσως θελήσετε να αναζητήσετε ένα μεμονωμένο εργαλείο που να καλύπτει τις ανάγκες όλων των χρηστών –από επιχειρησιακές λειτουργίες έως IT– και περιλαμβάνει και τους δύο τύπους λύσεων BI.

ΒI με λειτουργία από τον χρήστη

  • Κατάλληλο για εργαζομένους σε οποιονδήποτε επιχειρησιακό χώρο.
  • Δεν απαιτούνται τεχνικές δεξιότητες για τη δημιουργία αναλύσεων.
  • Διαθέτει αυτοματοποίηση και πληροφορίες που υποστηρίζονται από AI.
  • Το περιβάλλον εργασίας έχει φιλικές προς το χρήστη δυνατότητες – μεταφορά και απόθεση, φιλτράρισμα, αναλυτικά και υπολογιστικά πεδία.

ΒΙ για μεγάλες επιχειρήσεις

  • Χρησιμοποιείται συχνότερα από ομάδες αναλυτικών στοιχείων για τη διεξοδική διερεύνηση δεδομένων.
  • Διαθέτει προηγμένα στοιχεία ελέγχου διαχείρισης και ανάπτυξης.
  • Περιλαμβάνει μεγάλη υποστήριξη δεδομένων και εσωτερικές αναφορές.

5. Ποιες είναι οι δυνατότητες απεικόνισης δεδομένων;

Η οπτική αναπαράσταση των δεδομένων αποτελεί βασικό στοιχείο της επιχειρηματικής ευφυΐας και πρέπει να αφιερώσετε χρόνο για να μάθετε περισσότερα κατά τη διάρκεια μιας επίδειξης ή δοκιμής.

Αρχικά, εξερευνήστε τους πίνακες εργαλείων δεδομένων που προσφέρει το εργαλείο και δείτε πώς μπορούν να βοηθήσουν τον οργανισμό σας να ανακαλύψει νέες πληροφορίες. Δεδομένου ότι αυτοί οι πίνακες εργαλείων θα χρησιμοποιούνται καθημερινά από ένα ευρύ φάσμα χρηστών, θα πρέπει να επιτρέπουν στους χρήστες να διερευνούν οπτικά τα δεδομένα με τρόπους που βοηθούν στην ταχεία αναγνώριση και επίλυση προβλημάτων.

Στη συνέχεια, ρίξτε μια ματιά στον τρόπο με τον οποίο παρουσιάζονται τα ευρήματα μέσω του απεικόνιση δεδομένων και της αφήγησης δεδομένων. Αυτές οι λειτουργίες συνήθως χρησιμοποιούν λίστες, γραφήματα και χάρτες για την εμφάνιση πληροφοριών που είναι δύσκολο να δείτε σε ένα υπολογιστικό φύλλο. Το καλύτερο εργαλεία απεικόνισης δεδομένων έχουν ένα διαισθητικό περιβάλλον εργασίας που επιτρέπει στους χρήστες να εξερευνούν και να παρουσιάζουν δεδομένα με πολλούς τρόπους, ανεξάρτητα από τις τεχνικές τους δεξιότητες.

6. Μπορώ να μοιραστώ εύκολα πληροφορίες σε ολόκληρο τον οργανισμό μου;

Η ανταλλαγή πληροφοριών για την προώθηση της δράσης είναι ένα από τα κύρια οφέλη της επιχειρηματικής ευφυΐας. Στο πλαίσιο της αξιολόγησής σας, μάθετε πώς οι χρήστες μπορούν να συνεργαστούν για την ενημέρωση, την προσαρμογή και την κοινή χρήση αναφορών.

Για παράδειγμα, ορισμένα εργαλεία BI επιτρέπουν στους χρήστες να κάνουν σχολιασμούς απευθείας στο λογισμικό, να ενσωματώνουν γρήγορα αναφορές σε εργαλεία ανταλλαγής μηνυμάτων και συνεργασίας και να ορίζουν δικαιώματα για τη διανομή ευρημάτων εντός και εκτός του οργανισμού σας.

Τέλος, μην ξεχάσετε να εξερευνήσετε τον τρόπο με τον οποίο το εργαλείο χειρίζεται τις αυτοματοποιημένες επικοινωνίες, όπως μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ειδοποιήσεις, που ειδοποιούν τους χρήστες σχετικά με τακτικά προγραμματισμένες αναφορές ή απρόσμενες αλλαγές στα δεδομένα.

7. Μπορώ να χρησιμοποιήσω αυτό το εργαλείο εν κινήσει;

Οι δυνατότητες των φορητών συσκευών παρέχουν πρόσβαση σε δεδομένα σε πραγματικό χρόνο και σας επιτρέπουν να λαμβάνετε αποφάσεις με γνώμονα τα δεδομένα εν λειτουργία όταν εργάζεστε από απόσταση. Μιλήστε με τους υπαλλήλους σας που εργάζονται στον τομέα ή σε κατανεμημένες τοποθεσίες για να μάθετε ποιο επίπεδο πρόσβασης σε κινητά χρειάζονται. Θα μπορούσε να κυμαίνεται από τη βασική προβολή πινάκων εργαλείων και αναφορών έως τη δημιουργία και επεξεργασία αναλυτικών στοιχείων με εργαλεία για κινητά. Θα πρέπει επίσης να βεβαιωθείτε ότι οι λειτουργίες του εργαλείου εναρμονίζονται με την ευρύτερη στρατηγική της εταιρείας σας για κινητά.

8. Ανταποκρίνεται η δομή τιμολόγησης στον προϋπολογισμό και στο επιχειρηματικό μου μοντέλο;

Οι δομές τιμολόγησης λογισμικού μπορούν να κυμαίνονται από σχέδια ανά χρήστη έως μοντέλα συνδρομής. Καθώς εξετάζετε τον προϋπολογισμό σας, σκεφτείτε πόσους χρήστες έχετε αυτήν τη στιγμή και πώς θα αναπτυχθεί η επιχείρησή σας στο μέλλον.

Λάβετε υπόψη ότι οι πρόσθετες δυνατότητες και οι ενημερώσεις ενδέχεται να κοστίζουν περισσότερο – βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε ποιες δυνατότητες πρέπει να διαθέτει ο οργανισμός σας και ποιες είναι διαπραγματεύσιμες.

Ο στόχος είναι να βρεθεί μια οικονομικά αποδοτική λύση που παρέχει εργαλεία επιχειρηματικής ευφυΐας στον οργανισμό σας στην κλίμακα που χρειάζεστε και έχει ευελιξία να αναπτυχθεί με τον οργανισμό σας.

9. Τι είδους εκπαίδευση και υποστήριξη εξυπηρέτησης πελατών προσφέρεται;

Οποιοδήποτε εργαλείο επιχειρηματικής ευφυΐας απαιτεί εκπαίδευση και υποστήριξη, τόσο στην αρχή όσο και καθώς προστίθενται νέες δυνατότητες. Εξερευνήστε ποιες επιλογές εκπαίδευσης είναι διαθέσιμες. Περιλαμβάνεται η εκπαίδευση ή πρέπει να το διαχειριστείτε εσωτερικά; Εάν πρέπει να παρέχετε εκπαίδευση σε ένα κατανεμημένο εργατικό δυναμικό σε πολλές τοποθεσίες, διατίθενται διαδικτυακά μαθήματα; Τι είδους εκπαίδευση προσφέρεται για ενημερώσεις λογισμικού;

Εκτός από την παραδοσιακή εκπαίδευση και κατάρτιση, οι κοινότητες χρηστών μπορούν να παρέχουν συμβουλές και συμβουλές από ομοτίμους και ειδικούς προϊόντων. Πριν επιλέξετε ένα εργαλείο επιχειρηματικής ευφυΐας, αναζητήστε φόρουμ, ιστολόγια και ομάδες χρηστών που βοηθούν στην παροχή εκπαίδευσης και υποστήριξης.

Τέλος, βεβαιωθείτε ότι καταλαβαίνετε πώς παρέχεται υποστήριξη προϊόντων. Μάθετε αν είναι δωρεάν ή επί πληρωμή, ποιες ώρες και ημέρες προσφέρεται και αν είναι διαθέσιμο στο διαδίκτυο, μέσω συνομιλίας ή μέσω τηλεφώνου.

10. Ο προμηθευτής έχει σταθερή φήμη;

Η αξιολόγηση του προμηθευτή επιχειρησιακής ευφυΐας είναι εξίσου σημαντική με τον έλεγχο των λειτουργιών του εργαλείου. Αφιερώστε χρόνο για να ερευνήσετε τη φήμη και τη σταθερότητά τους για να βεβαιωθείτε ότι έχουν μακροπρόθεσμη βιωσιμότητα και θα είναι σε θέση να παρέχουν συνεχή υποστήριξη. Όταν επιλέγετε έναν προμηθευτή, αναζητήστε μια κορυφαία εταιρεία του κλάδου, η οποία διαθέτει ευρύ φάσμα προσφορών που θα καλύψει τόσο τις τρέχουσες όσο και μελλοντικές ανάγκες του οργανισμού σας.

11. Πώς χρησιμοποιούν άλλες εταιρείες αυτό το λογισμικό;

Καθώς αξιολογείτε τα εργαλεία BI, αναζητήστε ιστορίες πελατών και μελέτες περιπτώσεων με βάση το μέγεθος της εταιρείας και τον κλάδο. Καθώς εξετάζετε προκλήσεις των πελατών και λύσεις, θα έχετε καλύτερη αντίληψη για το εάν αυτό το εργαλείο είναι αποτελεσματικό για επιχειρήσεις που είναι παρόμοιες με τη δική σας. Μπορείτε επίσης να ανακαλύψετε νέους τρόπους χρήσης της επιχειρηματικής ευφυΐας αφού διαβάσετε τις ιστορίες επιτυχίας άλλων οργανισμών.

12. Μπορώ να έχω μια δωρεάν δοκιμαστική έκδοση;

Δεδομένου ότι όλες αυτές οι δυνατότητες –από την ενσωμάτωση έως τη συνεργασία– πρέπει να είναι εύχρηστες για όλους, αναζητήστε μια προσφορά δοκιμαστικής έκδοσης για να εκτελέσετε δοκιμαστικά το εργαλείο. Εάν είναι δυνατόν, ζητήστε από τους χρήστες μιας σειράς λειτουργικών τομέων να δοκιμάσουν το εργαλείο και να παράσχουν σχόλια. Αυτός είναι ο ευκολότερος τρόπος να μάθετε με βεβαιότητα εάν ένα εργαλείο επιχειρηματικής ευφυΐας είναι κατάλληλο για τον οργανισμό σας.

Ξεκινήστε την εξερεύνηση εργαλείων επιχειρηματικής ευφυΐας

Τώρα που έχετε αυτές τις ερωτήσεις για να σας καθοδηγήσουν, είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε την αξιολόγηση εργαλείων BI, όπως το Power BI, για να βρείτε το λογισμικό που ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες της επιχείρησης και των χρηστών σας.