Yksi henkilö seisoo ja pitää tablettia käsissä iloisen näköisenä

Vinkkejä BI-työkalujen käyttöön

Ja miten ne auttavat organisaation toimintaa.

Kuinka saada kaikki irti BI-työkaluista ja koontinäytöistä

Yritystiedoillasi on voimaa muokata yrityksesi suuntaa ja kannattavuutta. Mutta ilman asianmukaista ohjelmistoa trendien ja mallien tunnistamiseen, et ehkä pysty hyödyntämään keräämääsi tietoa täysimääräisesti. Saatat jopa menettää merkittäviä liiketoimintamahdollisuuksia ja tapoja optimoida tuloja.

Liiketoimintatiedon hallintatyökalut ja koontinäytöt voivat muuttaa tämän. Näiden tekniikoiden avulla voit tehokkaasti tallentaa, automatisoida, analysoida, raportoida tiedoistasi ja tehdä niistä oivalluksia sekä ennustaa liiketoiminnan tulevaa suorituskykyä. Käyttämällä BI-työkaluja ja hallintapaneeleja saadaksesi tarkemman käsityksen tietojesi vivahteista, voit tehdä tietoisempia ja varmempia päätöksiä yrityksesi nykyisistä ja tulevista strategioista ja toiminnoista.

Miksi organisaatiot käyttävät BI-työkaluja?

Kaiken kokoiset ja eri toimialoja edustavat organisaatiot käyttävät BI-työkaluja ja koontinäyttöjä useista syistä. Tässä on joitain tätä tekniikkaa käyttävien yritysten yleisimmistä eduista:

  • Kerää tietoa entistä tehokkaammin. BI-työkalujen käyttäminen auttaa sinua keskittymään yrityksesi kasvattamiseen pelkästään sen pyörittämisen sijaan. BI-työkalut vähentävät tietojen syöttämistä ja auttavat yrityksiä säästämään aikaa, vähentämään inhimillisiä virheitä ja vapauttamaan työntekijät suorittamaan kiireellisempiä tehtäviä.
  • Paranna raportointiprosessia. BI-työkalut käyttävät automaatiota ja tekoälyä tekemään tietojen raportoinnista ja näkemysten saamisesta niistä nopeampaa, yksinkertaisempaa ja tarkempaa. Lisäksi BI-työkalujen ja koontinäyttöjen avulla voit luoda eloisia, mukautettuja raportteja, jotka sisältävät kaavioita, kuvioita, pivot-taulukoita ja muita visuaalisia esityksiä.
  • Virtaviivaista tietojen analyysi. Sen sijaan, että etsisit paperiraportteja tai palkkaat ulkopuolisen yrityksen tekemään tiedoistasi ymmärrettäviä puolestasi, voit analysoida tietosi nopeasti itsellesi sopivimmalla tavalla käyttämällä itsepalvelumittaristoa. Voit jopa käyttää puhekieltä kysyäksesi yrityksesi kysymyksiä ja saadaksesi nopeita tekoälyn luomia vastauksia.
  • Katso miten hyvin myyt. Käytä kaikkia sisäisiä myyntiedustajiasi, ulkoisia myyntikumppaneitasi ja tuotteitasi koskevia tietoja yhdestä koontinäytöstä – ja käytä BI:tä tunnistaaksesi parhaat ja huonommin menestyneet sekä kehua, kouluttaa tai mukauttaa myyntitaktiikoita sen mukaan. Voit myös seurata asiakkaiden demografisia tietoja ja sisällyttää havainnot markkinointitoimiisi.
  • Tunnista liikevaihdon tehostamisen mahdollisuudet. Nopeampi pääsy tarkempiin tietoihin antaa sinulle mahdollisuuden nopeasti ja uskollisesti tunnistaa markkinoiden suuntaukset, määrittää tapoja lisätä tuloja ja jopa ennustaa tulevia voittoja markkinoilla.
  • Optimoi liiketoimintasi menot. BI-työkalujen avulla voit seurata käyttökulujasi helpommin, kun kaikki asiaankuuluvat tiedot ovat käytettävissä yhdestä koontinäytöstä. Niiden avulla voit myös havaita nopeasti paikat kustannusten leikkaamiseksi, kuten ylimääräiset varastot ja käyttämättömät laitteet ja tilaukset.
  • Kerää ja analysoi asiakaspalautetta. BI-työkalujen avulla on helppo oppia, mitä asiakkaasi todella ajattelevat tuotteistasi, palveluistasi ja kokonaisbrändistäsi – arvokasta tietoa liiketoimintapäätösten tekemiseen.
  • Paranna yrityskulttuuria. Kysy työntekijöiltäsi, mitä he ajattelevat organisaatiostasi, sen tuotteista, työnkulusta ja yrityskulttuurista. Käytä sitten näitä tietoja parantaaksesi liiketoimintaasi, tuotteitasi ja työntekijöiden tyytyväisyyttä.
  • Tehosta tuotemerkkiäsi verkossa. Monissa BI-työkaluissa on sosiaalisen median ominaisuuksia, joiden avulla voit olla vuorovaikutuksessa liidien, asiakkaiden ja vaikuttajien kanssa työkalun sisällä. Voit myös käyttää BI-työkaluja ymmärtääksesi, miten asiakaskuntasi käyttää sosiaalista mediaa, mikä voi auttaa vahvistamaan sosiaalista strategiaasi.
  • Ennusta tulevia lukuja. Sisäänrakennetun tekoälytoiminnon avulla BI-työkalut voivat hyödyntää menneitä ja nykyisiä tietoja auttaakseen sinua ennustamaan keskeisiä lukuja, kuten asiakkaiden tulosprosentteja, tuotemyyntiä ja tuloja. Tämän tiedon hankkiminen auttaa sinua tekemään merkityksellisempiä liiketoimintapäätöksiä, olitpa sitten varaston tilaaminen, uusien työntekijöiden budjetointi tai tulevien markkinointikampanjoiden suunnittelu.

Päivittäiset liiketoimintasovellukset BI-työkaluille

Ei ole pulaa tavoista käyttää BI-työkaluja yrityksesi johtamiseen ja kasvattamiseen. Joitakin näistä suosituista tavoista on:

  • Tietojen keräys. Sisäänrakennetut ominaisuudet, kuten verkkokyselyt ja kyselylomakkeet, auttavat sinua keräämään helposti tietoja asiakkailtasi, työntekijöiltäsi, liikekumppaneiltasi ja muilta sidosryhmiltäsi.
  • Tietojen louhinta. Paikanna myynti-, tuotto- ja asiakasmallit tietojoukoistasi BI:n, koneoppimisen ja tilastojen avulla.
  • Kyselyiden teko. Käytä itsepalvelu-BI-koontinäyttöjä saadaksesi vastauksia tiettyihin kysymyksiin, kuten Mikä tuotteistamme tuottaa eniten tuottoa? ja Mikä on ensisijainen tapa, jolla asiakkaat kuulevat meistä?
  • Vertailuanalyysi. Muokkaa tietojen koontinäyttöjä seurataksesi tehokkuuttasi tietyn ajanjakson aikana suhteessa tavoitteisiin tai mittareihin.
  • Analyysi. Tutustu tietojesi trendeihin ja malleihin ja ymmärrä, miksi ne tapahtuivat ja kuinka voit toistaa ne tai parantaa niitä.
  • Tietojen visualisointi. Luo visuaalisia esityksiä löydöistäsi, jotka muiden on helppo omaksua käyttämällä kaavioita, kuvioita ja karttoja – teknisistä taidoistasi riippumatta.
  • Raportointi. Pakkaa havaintosi helposti ymmärrettävään muotoon ja jaa ne kollegoiden, johtajien ja neuvonantajien kanssa, jotta voit tehdä tietoisempia päätöksiä.

BI-työkalujen käyttöoikeuksien antaminen työntekijöille

Sinun ei tarvitse olla IT-ammattilainen tai yritysanalyytikko luodaksesi nopeasti oivaltavia, henkilökohtaisia raportteja ja visuaalisia tulkintoja tiedoista. Käyttäjäystävällisten, itsepalvelu-BI-työkalujen ja tietojen koontinäyttöjen avulla ihmiset koko organisaatiossa voivat helposti mallintaa, tulkita, tehdä raportteja yhteistyössä ja tehdä päätöksiä tietojesi perusteella.

Näin se tehdään:

  • Valitse BI-työkalu, joka tukee itsepalvelua. Kun ostat BI-työkalun, varmista, että valitset sellaisen, joka on intuitiivinen ei-teknisille käyttäjille, tukee itsepalvelua, yksinkertaistaa tietojen visualisointia ja tarjoaa tekoälypohjaista automaatiota. Jos olet epävarma, kuinka organisaatiosi eri tiimit käyttäisivät BI:tä, kysy. Tämä kertoo, minkä työkalun ostat ja kuinka määrität sen.
  • Varmista, että BI-työkalusi edistää yhteistyötä. Valitse BI-työkalu, jonka avulla käyttäjät voivat helposti tehdä yhteistyötä toistensa kanssa jakamalla, muokkaamalla ja muutoin tekemällä yhteistyötä raporteissa. Hyvä BI-työkalu myös automatisoi hälytyksiä yhteiskäyttäjille heidän raportteihinsa tehdyistä muokkauksista, odottamattomista datamuutoksista ja rutiininomaisesti ajoitetuista raporteista.
  • Anna työntekijöille käyttöoikeudet. BI-työkalut – ja niiden tuomat reaaliaikaiset oivallukset – eivät ole vain johtamista varten. Valtuuttamalla ihmisiä kaikkialla organisaatiossasi käyttämään BI-työkaluja autat heitä työskentelemään tehokkaammin ja tekemään tietoisempia päätöksiä. Tämä ei vain voi parantaa työntekijöiden tuottavuutta ja moraalia (puhumattakaan poistaa osan työkuormasta johdolta), se voi myös parantaa tulostasi.
  • Tarjoa riittävästi koulutusta. Henkilökuntasi tarvitsevat jatkuvaa tukea ja koulutusta BI-työkalustasi ja sen ominaisuuksista. Varmista, että valitsemasi ratkaisun toimittajan tarjoama asiakastuki vastaa organisaatiosi tarpeita ja ole valmis tarjoamaan lisäkoulutusta, jos se on perusteltua. BI-ratkaisut vahvoilla käyttäjäfoorumeilla, blogeilla ja muulla yhteisön tuella ovat suureksi avuksi omille käyttäjillesi.
  • Seuraa, miten väkesi käyttää BI:tä. IT-tiimisi on edelleen oltava mukana yrityksesi BI-työkalun käytössä. Tarkkailemalla, ketkä työntekijät käyttävät työkalua, mitä tietolähteitä he käyttävät ja miten he käyttävät työkalua, IT-henkilösi voivat seurata ja säätää kaikkia BI-ratkaisusi näkökohtia, jotka saattavat kaivata parannusta.

Merkityksellisten tietojen seuranta

BI-ohjelmistotyökalut voivat muuttaa radikaalisti tapaa, jolla yrityksesi analysoi menneisyyttä ja nykyisyyttä sekä ennustaa tulevaisuutta. Mutta ilman kattavaa suunnitelmaa tietojen keräämiseksi ja tulkitsemiseksi, edes parhaat BI-työkalut eivät auta organisaatiotasi louhimaan tietojaan tietoihin perustuvien päätösten tekemiseen.

Varmistaaksesi, että kaikki keräämäsi myynti-, markkinointi-, asiakas-, talous- ja muut liiketoimintatiedot ovat mahdollisimman merkityksellisiä:

  • Varmista, että BI-työkalu toimii hyvin sen tiedon kanssa, jota haluat seurata. Ennen kuin teet ostoksen, selvitä, muodostaako BI-työkalu helposti yhteyden kaikkiin olemassa oleviin järjestelmiisi, standardoiko se tiedot eri lähteistä ja tarjoaako se tarvitsemasi suojaustason.
  • Käytä KPI:itä liiketoimintapäätösten tekemiseen. Anna tietojesi vapauttaa sinut spagetin heittämisestä seinälle tai räiskimisestä. Luo realistisia, tietoihin perustuvia KPI-mittareita BI-koontinäytöllesi mitataksesi liiketoiminta-aloitteittesi ja strategioiden tehokkuutta. Esimerkiksi viime vuoden tiedoista oppimiesi tietojen perusteella voit asettaa KPI:n kasvattamaan nettotulostasi 10 prosenttia tänä vuonna.
  • Sitouta avainsidosryhmät. Tavoita eri osastoja sen sijaan, että työskentelet siiloissa. Esimerkiksi myyntitiimilläsi on todennäköisesti tietoa siitä, miten voit seurata ja raportoida myydyimpiä tuotteitasi vuosineljänneksen aikana, joten muista ottaa ne mukaan KPI:itä määrittäessäsi ja raportteja jakaessasi.
  • Jäsennä projektisi tavoitteet. Harkitse ja kartoita huolellisesti projektisi aikajanaa ja virstanpylväitä. Kuvaa vaiheet, jotka sinun on suoritettava projektin jokaisessa vaiheessa, kunkin odotetut tulokset ja miltä onnistunut projekti näyttäisi.

Yhdistä tiedot ja päätökset Microsoftin BI -työkalujen avulla

Löydä nopeasti tiedoistasi merkityksellisiä tietoja, jotka auttavat sinua tekemään parempia liiketoimintapäätöksiä Power BI:n liiketoimintatiedon hallintatyökalujen avulla. Etsi ja valitse oikeat BI-työkalut tarpeisiisi, mukauta tietojen raporttinäkymiä seurataksesi suorituskykyä ja luo monipuolisia, visuaalisia analyysiraportteja käyttämällä tietojen visualisointityökaluja.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Mitkä ovat parhaita vinkkejä liiketoimintatiedon hallinta (BI) -työkalujen käyttöön?

Käytä BI-työkaluja tallentaaksesi, automatisoidaksesi, analysoidaksesi, raportoidaksesi niistä ja saadaksesi oivalluksia yritystietojesi perusteella sekä ennustaaksesi tulevia mittareita. Näiden työkalujen avulla voit ekstrapoloida kriittisiä oivalluksia myynti-, markkinointi-, asiakas-, talous- ja muista tiedoistasi, joiden avulla voit tehdä tarkempia ja tietoisempia päätöksiä yrityksesi toiminnasta ja strategioista.

Mitä ovat BI-työkalujen tosielämän sovellukset?

BI-työkalut käyttävät tekoälyä ja koneoppimista auttaakseen sinua toimimaan ja laajentamaan liiketoimintaasi useilla tavoilla, kuten esimerkiksi:

  • Tietojen kerääminen sisäänrakennetuilla ominaisuuksilla, kuten kyselyillä ja kyselylomakkeilla.
  • Tietojen louhinta asiakkaiden käyttäytymisestä malleja ja ennusteita varten.
  • Keskittyminen tiettyihin kysymyksiin ja niiden tutkiminen itsepalvelukoontinäyttöjen avulla.
  • Suorituskyvyn seuranta ajan mittaan KPI:n ja räätälöityjen tietojen koontinäyttöjen avulla.
  • Tietojen seuranta trendien havaitsemiseksi ja ketterien ja tietoisten päätösten tekemiseksi.
  • Raakadatapisteiden muuntaminen kartoiksi, kuvioiksi ja kaavioiksi tietojen visualisoinnin avulla.
  • Raporttien luominen havainnoistasi jaettavaksi kollegoiden ja keskeisten sidosryhmien kanssa.

Miten tietoja seurataan BI -työkalujen avulla?

Yksi parhaista tavoista seurata dataa BI-työkaluilla on luoda KPI-mittareita koontinäytössäsi, joiden avulla voit mitata liiketoimintapäätösten, kampanjoiden ja strategioiden menestystä. Voit esimerkiksi asettaa KPI:n tuomaan 25 prosenttia enemmän liikennettä verkkosivustollesi tänä vuonna. Muista ottaa tärkeimmät sidosryhmät mukaan, kun määrität näitä koontinäyttömittareita.

Miten BI-työkaluja käytetään organisaatioissa?

BI-työkalujen avulla organisaatioissa olevien ihmisten on helppoa nähdä, analysoida, ymmärtää, jakaa ja tehdä yhteistyötä tietojensa suhteen. Organisaatiot käyttävät usein BI-työkaluja tietojen raportoinnin automatisoimiseen, myyntitulojen seuraamiseen, uusien liiketoimintamahdollisuuksien löytämiseen, operatiivisten kulujen optimointiin, mukauttamista vaativien operatiivisten ongelmien tunnistamiseen, tietojen keräämiseen asiakkaiden mieltymyksistä ja asiakkaiden demografisten tietojen analysoimiseen.

Tulisiko työntekijöillä olla pääsy BI -työkaluihin?

Kyllä. BI-työkalujen käyttöoikeuden myöntäminen organisaation kaikilla tasoilla on yksinkertaisesti hyvää liiketoimintaa. Itse asiassa itsetoimivat BI-työkalut ja koontinäytöt tuovat tietojen mallintamisen, raportoinnin ja analyysin saataville jopa ei-teknisille työntekijöille. Kun työntekijöille annetaan pääsy BI-työkaluihin, he saavat reaaliaikaista tietoa, jonka avulla he voivat työskennellä tuottavammin ja tehdä tietoisempia päätöksiä projekteistaan.