BI-työkaluja koskevia kysymyksiä

Nämä 12 kysymystä auttavat valitsemaan yritykseen sopivan BI-työkalun.

Oikean liiketoimintatieto- eli BI-työkalun valitseminen yritykselle voi viedä paljon aikaa, sillä valittavana on monia vaihtoehtoja, joissa on samankaltaisia ominaisuuksia. Älykäs työkalujen, kuten BI-ohjelmiston, arviointistrategia on hahmottaa selvästi liiketoiminnan tarpeet ja määrittää selkeät ehdot vaihtoehtojen arviointia varten.

1. Voiko omia tietoja käyttää työkalussa?

Koska liiketoimintatietojen päätehtävä on auttaa analysoimaan päätöksentekoa tukevia tietoja, tämä on tärkeä kysymys. BI-työkalujen arviointia varten on tiedettävä tietyt omia tietoja koskevat asiat. Ovatko tiedot jäsenneltyjä, jäsentämättömiä vai molempia? Käyttääkö BI-ohjelmisto analytiikkaa paikallisesti vai pilvessä vai onko käytössä näiden yhdistelmä? Mitä käyttövalmiita yhdistimiä se sisältää?

Vastaukset näihin kysymyksiin auttavat arvioimimaan, voiko BI-työkalun liittää vaivattomasti kaikkiin nykyisiin järjestelmiin ja voiko se standardoida eri lähteistä tulevat tiedot – jolloin jatkossa ei tarvitsisi ostaa erillisiä tietojen hallintatuotteita. Lisäksi se varmistaa tietojen nopean ja tarkan käytön ja analyysin.

2. Voiko työkalua käyttää nykyisten liitetoimintatyökaluja ja -ohjelmiston kanssa?

Tietojen integroinnin tavoin myös BI-työkalut toimivat sujuvasti käyttäjille jo tuttujen ohjelmistojen, kuten Microsoft Excelin, kanssa. Tee luettelo yleisesti käytetyistä työkaluista, joihin BI-ohjelmiston on muodostettava yhteys. Muista lisätä myös kolmannen osapuolen sovellukset, laajennukset ja yhdistimet, joita yrityksessä käytetään säännöllisesti.

3. Sisältääkö työkalu tarvittavat suojaus- ja vaatimustenmukaisuusominaisuudet?

Nämä ovat tärkeitä seikkoja, jotka on otettava huomioon BI-työkaluja arvioitaessa. Ne ovat tärkeitä etenkin silloin, jos kyse on säännellystä toimialasta, kuten rahoituspalveluista tai terveydenhuollosta. Varmista, että BI-ohjelmistossa on ominaisuudet, jotka

• antavat IT:lle mahdollisuuden luoda turvallinen ja hallittu ympäristö
• sisältävät työkalut tietojen laadun ja yhdenmukaisuuden hallintaan
• ottavat tietojen puhdistuksen käyttöön ennen tietojen syöttämistä BI-analytiikkatyökaluihin
• suojaavat tiedot siten, että suojaus säilyy myös muihin tietotyyppeihin vietäessä
• tukevat organisaation käyttöoikeus- ja salauskäytäntöjä ja -menettelyjä
• antavat paikannustiedot, jotka parantavat merkityksellisiä tietoja ja vaatimustenmukaisuutta
• automatisoivat tärkeät vaatimustenmukaisuusprosessit
• säilyttävät ja arkistoivat tiedot turvallisesti.

5. Minkälaiset tietojen visualisointiominaisuudet ovat käytettävissä?

Tietojen visualisointi on keskeinen liiketoimintatietojen elementti, ja siihen perehtymiseen kannattaa keskittyä esittely- tai kokeiluversion käytön aikana.

Tutustu ensin työkalun tarjoamiin tietojen koontinäyttöihin niin näet, miten ne voivat auttaa organisaatiota löytämään uusia merkityksellisiä tietoja. Koska monenlaiset käyttäjät käyttävät näitä koontinäyttöjä päivittäin, käyttäjien pitäisi voida tarkastella näkymissä visualisoituja tietoja tavoilla, jotka auttavat tunnistamaan ja ratkaisemaan ongelmia nopeasti.

Tarkastele seuraavaksi, miten tulokset esitetään tietojen visualisoinnissa ja tietotarinoina. Näissä ominaisuuksissa käytetään yleensä kaavioita, ja ne yhdistetään esiin nouseviin merkityksellisiin tietoihin, joita on vaikea havaita laskentataulukoissa. Parhaissa tietojen visualisointityökaluissa on intuitiivinen liittymä, jossa käyttäjä voi tutkia ja esittää tietoja useilla tavoilla riippumatta siitä, mikä on esittäjän tekninen taitotaso.

6. Onko merkityksellisten tietojen jakaminen organisaatiossa helppoa?

Toimintaa ohjaavien merkityksellisten tietojen jakaminen on yksi liitetoimintatietojen tärkeimmistä eduista. Selvitä arvioinnin osana, miten käyttäjät voivat yhdessä päivittää, mukauttaa ja jakaa raportteja.

Joissakin BI-työkaluissa käyttäjät voivat esimerkiksi lisätä huomautuksia suoraan ohjelmistossa, upottaa raportteja nopeasti viestintä- ja yhteistyötyökaluihin sekä määrittää käyttöoikeudet tulosten jakamista varten organisaatiossa ja sen ulkopuolella.

Älä myöskään unohda perehtyä siihen, miten työkalu käsittelee automatisoidun viestinnän, kuten sähköpostit ja ilmoitukset, jotka ilmoittavat käyttäjille säännöllisistä, ajoitetuista raporteista tai odottamattomista tietojen muutoksista.

7. Voiko työkalua käyttää toimiston ulkopuolella?

Mobiiliominaisuudet antavat mahdollisuuden käyttää reaaliaikaisia tietoja ja tehdä heti tietopohjaisia päätöksiä myös etänä työskennellessä. Keskustele kenttätyöntekijöiden tai hajautetusti työskentelevien kanssa ja selvitä, minkä tasoisia mobiilikäyttöoikeuksia he tarvitsevat. Kyse voi olla koontinäyttöjen ja raporttien pelkästä tarkastelusta aina analyysien luontiin ja muokkaamiseen mobiilityökaluilla. Varmista myös, että työkalun omaisuudet vastaavat yrityksen muuta mobiilistrategiaa.

8. Onko hinnoittelustrategia oman budjetin ja liiketoimintamallin mukainen?

Ohjelmiston hinnoittelurakenne voi vaihdella käyttäjäkohtaisista palvelupaketeista tilausmalleihin. Kun pohdit budjettia, mieti, paljonko käyttäjiä on tällä hetkellä ja miten yritys kasvaa jatkossa.

Muista, että lisäominaisuudet ja päivitykset voidaan hinnoitella erikseen – varmista siis, että tiedät, mitä ominaisuuksia organisaatio ehdottomasti tarvitsee ja mitkä ovat neuvoteltavissa.

Tavoitteena on etsiä kustannustehokas ratkaisu, jolla organisaatio saa BI-työkalut tarvitsemassaan laajuudessa ja jotka voivat kasvaa joustavasti organisaation mukana.

9. Minkälaista koulutusta ja asiakaspalvelutukea on tarjolla?

Kaikkien BI-työkalujen käyttöön tarvitaan aluksi ja uusia ominaisuuksia lisättäessä koulutusta ja tukea. Tutustu käytettävissä oleviin koulutusvaihtoehtoihin. Sisältyykö koulutus tuotteeseen vai onko se järjestettävä itse? Jos koulutusta on järjestettävä useassa sijainnissa toimiville työntekijöille, onko verkkokoulutusta saatavana? Minkälaista koulutusta on saatavana ohjelmistopäivitysten yhteydessä?

Perinteisen koulutuksen lisäksi muut käyttäjät ja tuoteasiantuntijat voivat antaa käyttäjäyhteisöissä vinkkejä ja opastusta. Tutustu ennen BI-työkalun valintaa keskustelupalstoihin, blogeihin ja käyttäjäryhmiin, jotka antavat koulutusta ja tukea.

Varmista vielä lopuksi, että tiedät, miten tuotetukea annetaan. Selvitä, onko tuki maksutonta vai maksullista, minä päivinä ja mihin aikaa tukea on saatavana sekä onko käytössä verkko-, keskustelu- vai puhelintuki.

10. Onko toimittajalla hyvä maine?

BI-toimittajan arviointi on yhtä tärkeää kuin työkalun ominaisuuksiin perehtyminen. Käytä aikaa toimittajan maineeseen ja vakavaraisuuteen perehtymiseen, sillä näin voit varmistaa, että toimittajan toiminta ja sen antama tuki jatkuu pitkään. Etsi toimittajaa valitessa alan markkinajohtaja, jolla on laaja organisaation nykyisiin ja tuleviin tarpeisiin sopiva valikoima.

11. Miten muut yritykset käyttävät ohjelmistoa?

Kun arvioit BI-työkaluja, etsi asiakasesimerkkejä ja asiakastarinoita yrityksen koon ja toimialan perusteella. Perehtymällä asiakkaan haasteisiin ja ratkaisuihin saat paremman käsityksen siitä, toimiiko työkalu tehokkaasti omaa yritystäsi muistuttavassa yrityksessä. Muiden organisaatioiden menestystarinoita lukemalla voit samalla löytää myös uusia tapoja käyttää liiketoimintatietoja.

12. Onko maksuton kokeiluversio käytettävissä?

Koska kaikkien näiden toimintojen käyttämisen – integroinnista yhteistyöhön – on oltava helppoa kaikille käyttäjille, etsi kokeiluversioita, jotta voit kokeilla työkalua käytännössä. Pyydä eri toiminnallisten alueiden käyttäjiä kokeilemaan työkalua ja antamaan palautetta, jos se on mahdollista. Tämä on helpoin tapa varmistaa, että BI-työkalu sopii varmasti organisaatioon.