Eine Person, die ein Tablet verwendet, vermutlich, um Antworten auf Fragen zu Business Intelligence-Tools zu finden

Diese Fragen sollten Sie zu Business Intelligence-Tools stellen.

Diese 12 Fragen helfen Ihnen bei der Auswahl des perfekten BI-Tools für Ihr Unternehmen.

Die Auswahl des richtigen Business Intelligence-(BI-)Tools für Ihr Unternehmen kann ein zeitaufwendiger Prozess sein. Es gibt zahlreiche Optionen, die ähnliche Merkmale aufweisen. Eine sinnvolle Strategie für die Bewertung von Tools wie Business Intelligence-Software besteht darin, ein klares Verständnis dafür zu haben, warum Ihr Unternehmen sie benötigt, und eine solide Reihe von Kriterien zu haben, die Ihnen helfen, Ihre Entscheidungen zu überprüfen.

1. Funktioniert dieses Tool mit meinen Daten?

Da die Hauptfunktion von BI darin besteht, Ihnen bei der Analyse von Daten für die Entscheidungsfindung zu helfen, ist dies eine wichtige Frage. Wenn Sie Business Intelligence-Tools bewerten, müssen Sie Details über Ihre Daten kennen. Sind sie strukturiert oder unstrukturiert oder beides? Wird Ihre Business Intelligence-Software Ihre Analysen vor Ort, in der Cloud oder in einer Mischung aus beidem bereitstellen? Welche vorgefertigten Konnektoren bietet es?

Wenn Sie die Antworten kennen, können Sie besser beurteilen, ob ein BI-Tool problemlos eine Verbindung zu all Ihren vorhandenen Systemen herstellen und Daten aus verschiedenen Quellen standardisieren kann. Das erspart Ihnen den Kauf zusätzlicher Datenverwaltungsprodukte in der Zukunft. Und dies stellt auch einen schnellen und genauen Datenzugriff und eine schnelle und genaue Datenanalyse sicher.

2. Kann ich es mit meinen vorhandenen Business-Tools und Anwendungen verwenden?

Ähnlich wie bei der Datenintegration arbeiten BI-Tools nahtlos mit Software zusammen, mit der die Benutzer bereits vertraut sind, wie Microsoft Excel. Erstellen Sie eine Liste häufig verwendeter Tools, mit denen Ihre BI-Software verbunden werden muss – vergessen Sie dabei nicht Anwendungen, Plug-Ins, Erweiterungen und Konnektoren von Drittanbietern, die Ihr Unternehmen standardmäßig verwendet.

3. Bietet es die Sicherheits- und Compliance-Funktionen, die ich benötige?

Dies sind wichtige Faktoren, die bei der Bewertung von Business Intelligence-Tools zu berücksichtigen sind, insbesondere wenn Sie in einer regulierten Branche wie Finanzdienstleistungen oder Gesundheitswesen arbeiten. Stellen Sie sicher, dass Ihre BI-Software die folgenden Funktionen enthält:

  • Ermöglichen Sie es Ihrer IT-Abteilung, eine sichere und kontrollierte Umgebung einzurichten.
  • Stellen Sie Verwaltungstools für Datenqualität und -konsistenz bereit.
  • Aktivieren Sie die Datenbereinigung, bevor Sie Informationen an BI-Analysetools weiterleiten.
  • Bieten Sie Datenschutz, der auch beim Export in andere Dateitypen beibehalten wird.
  • Unterstützen Sie die Richtlinien und Verfahren Ihrer Organisation für Zugriff und Verschlüsselung.
  • Stellen Sie Geolokalisierungsdaten für verbesserte Erkenntnisse und Compliance bereit.
  • Automatisieren Sie kritische Compliance-Prozesse.
  • Speichern und archivieren Sie Daten auf sichere Weise.

4. Wie werden verschiedene Arten von Benutzern von diesem Tool unterstützt?

Da Business Intelligence vielseitig und unternehmensweit einsetzbar ist, bevorzugen viele Organisationen eine Kombination aus Self-Service- und Enterprise BI-Tools, die sowohl für technische als auch für nicht technische Anwender geeignet sind.

Sprechen Sie mit Stakeholdern von beiden Seiten, um genau herauszufinden, wie sie BI verwenden werden und ob Sie sich auf Funktionen für Self-Service, Unternehmen oder eine Mischung aus beidem konzentrieren müssen. Vielleicht möchten Sie nach einem einzigen Tool suchen, das skalierbar ist, um die Anforderungen aller Benutzer zu erfüllen – vom Geschäftsbetrieb bis zur IT – und beide Arten von BI-Lösungen umfasst.

Self-Service-BI

  • Geeignet für Mitarbeiter in jedem Betriebsbereich.
  • Für die Erstellung von Analysen sind keine technischen Fähigkeiten erforderlich.
  • Bietet KI-unterstützte Automatisierung und Erkenntnisse.
  • Die Schnittstelle verfügt über benutzerfreundliche Funktionen wie Drag & Drop, Filterung, Analyse und berechnete Felder.

Enterprise BI

  • Wird am häufigsten von Analyseteams verwendet, um Daten eingehender zu untersuchen.
  • Bietet erweiterte Steuerungsmöglichkeiten für Verwaltung und Bereitstellung.
  • Beinhaltet Big Data-Support und On-Premises-Berichterstattung.

5. Welche Möglichkeiten der Datenvisualisierung gibt es?

Die visuelle Darstellung von Daten ist ein Schlüsselelement der Business Intelligence. Sie sollten sich die Zeit nehmen, während einer Demo oder bei einer Testversion mehr darüber zu erfahren.

Sehen Sie sich zunächst die im Tool angebotenen Datendashboards an, und finden Sie heraus, inwiefern diese Ihrer Organisation zur Gewinnung neuer Erkenntnisse dienen. Da diese Dashboards täglich von vielen verschiedenen Benutzern verwendet werden, lassen sich Daten damit so abbilden, dass Probleme schnell erkannt und gelöst werden können.

Sehen Sie sich als Nächstes an, wie die Ergebnisse durch Datenvisualisierung und Data Storytelling präsentiert werden. Diese Funktionen verwenden normalerweise Diagramme, Grafiken und Karten, um Erkenntnisse zu gewinnen, die in einer Tabelle schwer zu erkennen sind. Die besten Datenvisualisierungstools verfügen über eine intuitive Benutzeroberfläche, mit der Benutzer Daten unabhängig von ihren technischen Fähigkeiten auf vielfältige Weise erkunden und präsentieren können.

6. Ist es möglich, Erkenntnisse in meiner Organisation problemlos zu teilen?

Der Austausch von Erkenntnissen, um Maßnahmen voranzutreiben, ist einer der Hauptvorteile von Business Intelligence. Finden Sie im Rahmen Ihrer Auswertung heraus, wie Benutzer zusammenarbeiten können, um Berichte zu aktualisieren, anzupassen und freizugeben.

Mit einigen BI-Tools können Benutzer beispielsweise Anmerkungen direkt in der Anwendung vornehmen, Berichte schnell in Messaging- und Kollaborationstools einbetten und Berechtigungen für die Verteilung von Ergebnissen innerhalb und außerhalb Ihrer Organisation festlegen.

Schließlich sollten Sie nicht vergessen zu untersuchen, wie das Tool automatisierte Kommunikation, wie E-Mails und Warnungen, handhabt, die die Benutzer über regelmäßig geplante Berichte oder unerwartete Datenänderungen informieren.

7. Kann ich dieses Tool auch unterwegs verwenden?

Mobile Funktionen bieten Zugriff auf Echtzeitdaten und ermöglichen es Ihnen, schnell datengestützte Entscheidungen zu treffen, wenn Sie remote arbeiten. Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern, die im Außendienst oder an verteilten Standorten arbeiten, um herauszufinden, welchen Grad an mobilem Zugriff sie benötigen. Dies kann vom einfachen Anzeigen von Dashboards und Berichten bis hin zum Erstellen und Bearbeiten von Analysen mit mobilen Tools reichen. Sie sollten auch sicherstellen, dass die Funktionen des Tools auf die umfassendere mobile Strategie Ihres Unternehmens abgestimmt sind.

8. Passt die Preisstruktur zu meinem Budget und Geschäftsmodell?

Die Preisstrukturen für Software können von Pro-Benutzer-Plänen bis hin zu Abonnementmodellen reichen. Berücksichtigen Sie bei der Betrachtung Ihres Budgets, wie viele Benutzer Sie derzeit haben und wie Ihr Unternehmen in Zukunft wachsen wird.

Denken Sie daran, dass zusätzliche Funktionen und Aktualisierungen unter Umständen teurer sind. Seien Sie sich im Klaren darüber, welche Funktionen Ihre Organisation unbedingt benötigt und welche verhandelbar sind.

Ziel ist es, eine kosteneffiziente Lösung zu finden, die Ihrer Organisation Business Intelligence-Tools in der von Ihnen benötigten Größenordnung zur Verfügung stellt und flexibel mit Ihrer Organisation wachsen kann.

9. Welche Art von Schulung und Kundenservice-Support wird angeboten?

Jedes Business Intelligence-Tool erfordert am Anfang und beim Hinzufügen neuer Funktionen Schulung und Support. Entdecken Sie, welche Schulungsmöglichkeiten es gibt. Ist die Schulung inbegriffen oder müssen Sie sie intern verwalten? Sind Onlinekurse verfügbar, wenn Sie Schulungen für eine verteilte Belegschaft an mehreren Standorten durchführen müssen? Welche Schulungen werden für Softwareupdates angeboten?

Zusätzlich zu herkömmlichen Schulungen können Benutzer-Communitys Tipps und Ratschläge von Kollegen und Produktexperten geben. Bevor Sie sich für ein Business Intelligence-Tool entscheiden, suchen Sie nach Foren, Blogs und Benutzergruppen, die Schulungen und Support anbieten.

Zu guter Letzt stellen Sie sicher, dass Sie verstehen, wie der Produktsupport angeboten wird. Prüfen Sie, ob er kostenfrei oder bezahlt ist, zu welchen Zeiten und an welchen Tagen er angeboten wird und ob er online, per Chat oder per Telefon verfügbar ist.

10. Hat der Anbieter einen guten Ruf?

Die Bewertung Ihres Business Intelligence-Anbieters ist ebenso wichtig wie die Überprüfung der Funktionen des Tools. Nehmen Sie sich die Zeit, seinen Ruf und seine Stabilität zu prüfen, um sicherzustellen, dass er langfristig rentabel und in der Lage ist, kontinuierlichen Support zu leisten. Suchen Sie bei der Auswahl eines Anbieters nach einem Branchenführer, der über eine breite Palette von Angeboten verfügt, die für die aktuellen und zukünftigen Anforderungen Ihrer Organisation geeignet sind.

11. Wie verwenden andere Unternehmen diese Software?

Suchen Sie bei der Bewertung von BI-Tools nach Kundenreferenzen und Fallstudien basierend auf Unternehmensgröße und Branche. Wenn Sie sich Kundenherausforderungen und -lösungen ansehen, erhalten Sie eine bessere Vorstellung davon, ob dieses Tool für Unternehmen, die Ihrem ähnlich sind, effektiv ist oder nicht. Möglicherweise entdecken Sie auch neue Möglichkeiten zur Nutzung von Business Intelligence, nachdem Sie die Erfolgsgeschichten anderer Organisationen gelesen haben.

12. Gibt es eine kostenlose Testversion?

Da all diese Funktionen – von der Integration bis zur Zusammenarbeit – für alle einfach zu verwenden sein müssen, suchen Sie nach einem Testangebot, um das Tool für einen Testlauf zu nutzen. Wenn möglich, lassen Sie Benutzer aus verschiedenen Funktionsbereichen das Tool ausprobieren und Feedback geben. Dies ist der einfachste Weg, um sicher zu sein, ob ein Business Intelligence-Tool für Ihre Organisation geeignet ist.

Auf der Suche nach Business Intelligence-Tools

Mit diesen Fragen als Orientierungshilfe sind Sie bestens gerüstet, um BI-Tools wie Microsoft Power BI zu bewerten. Beginnen Sie mit der Auswahl der Software, die den Anforderungen Ihres Unternehmens und Ihrer Benutzer am besten entspricht.