Eine Frau und ein Mann betrachten einen Laptop.

12 Fragen für die Beurteilung von Business Intelligence-Tools

Die Auswahl des richtigen Business Intelligence(BI)-Tools für Ihr Unternehmen kann ein zeitaufwendiger Prozess sein. Es gibt zahlreiche Optionen, die ähnliche Merkmale aufweisen. Eine sinnvolle Strategie für die Bewertung von Tools wie Business Intelligence-Software besteht darin, ein klares Verständnis dafür zu haben, warum Ihr Unternehmen sie benötigt, und eine solide Reihe von Kriterien zu haben, die Ihnen helfen, Ihre Entscheidungen zu überprüfen.

Diese 12 Fragen helfen Ihnen bei der Auswahl des perfekten BI-Tools für Ihr Unternehmen.

1. Funktioniert dieses Tool mit meinen Daten?

Das ist ein wichtiger Punkt, denn die primäre Funktion von BI darin besteht, Sie bei der Analyse von Daten für die Entscheidungsfindung zu unterstützen. Da Sie Business Intelligence-Tools bewerten, müssen Sie Einzelheiten über Ihre Daten wissen. Sind sie strukturiert, unstrukturiert oder beides? Wird Ihre Business Intelligence-Software die Analytics On-Premises, in der Cloud oder als Hybrid aus beidem bereitstellen? Welche vorkonfigurierten Connectors sind verfügbar?

Wenn Sie die Antworten kennen, können Sie besser beurteilen, ob ein BI-Tool problemlos eine Verbindung zu all Ihren vorhandenen Systemen herstellen und Daten aus verschiedenen Quellen standardisieren kann. Das erspart Ihnen den Kauf zusätzlicher Datenverwaltungsprodukte in der Zukunft. Das gewährleistet auch einen schnellen und genauen Datenzugriff und eine schnelle und genaue Datenanalyse.

2. Kann ich es mit meinen vorhandenen Business-Tools und Anwendungen verwenden?

Ähnlich wie bei der Datenintegration arbeiten BI-Tools nahtlos mit Software zusammen, mit der die Benutzer bereits vertraut sind, wie z. B. Microsoft Excel. Erstellen Sie eine Liste häufig verwendeter Tools, mit denen Ihre BI-Software verbunden werden muss – vergessen Sie dabei nicht Anwendungen, Plug-ins, Erweiterungen und Connectors von Drittanbietern, die Ihr Unternehmen standardmäßig verwendet.

3. Bietet es die Sicherheits- und Compliance-Funktionen, die ich benötige?

Dies sind wichtige Faktoren, die bei der Bewertung von Business Intelligence-Tools zu berücksichtigen sind, insbesondere wenn Sie in einem regulierten Sektor wie Finanzdienstleistungen oder Gesundheitswesen arbeiten. Stellen Sie sicher, dass Ihre BI-Software die folgenden Funktionen enthält:

  • Ermöglichen Sie es Ihrer IT-Abteilung, eine sichere und kontrollierte Umgebung einzurichten.
  • Stellen Sie Verwaltungstools für Datenqualität und -konsistenz bereit.
  • Aktivieren Sie die Datenbereinigung, bevor Sie Informationen an BI-Analysetools weiterleiteten.
  • Bieten Sie Datenschutz, der auch beim Export in andere Dateitypen beibehalten wird.
  • Unterstützen Sie die Richtlinien und Verfahren Ihres Unternehmens für Zugriff und Verschlüsselung.
  • Stellen Sie Geolokalisierungsdaten für verbesserte Insights und Compliance bereit.
  • Automatisieren Sie kritische Compliance-Prozesse.
  • Speichern und archivieren Sie Daten auf sichere Weise.

4. Wie werden verschiedene Arten von Benutzern von diesem Tool unterstützt?

Da Business Intelligence vielseitig und unternehmensweit einsetzbar ist, bevorzugen viele Unternehmen eine Kombination aus Self-Service- und Enterprise BI-Tools, die sowohl für technische als auch für nicht-technische Anwender geeignet sind.

Sprechen Sie mit Stakeholdern an beiden Enden des Spektrums, um herauszufinden, wie sie BI einsetzen würden, und ob Sie sich auf Funktionen für Self-Service, Enterprise oder eine Mischung aus beidem konzentrieren sollten. Eventuell sollten Sie nach einem einzigen, skalierbaren Tool suchen, das die Anforderungen aller Benutzer – vom Geschäftsbetrieb bis zur IT – erfüllt und beide Arten von BI-Lösungen integriert.

Self-Service-BI

  • Geeignet für Mitarbeiter in jedem Betriebsbereich.
  • Für die Erstellung von Analytics sind keine technischen Fähigkeiten erforderlich.
  • Bietet KI-unterstützte Automatisierung und Insights.
  • Die Schnittstelle verfügt über benutzerfreundliche Funktionen wie Drag & Drop, Filterung, Analyse und berechnete Felder.

Enterprise BI

  • Wird am häufigsten von Analyseteams verwendet, um Daten eingehender zu untersuchen.
  • Bietet erweiterte Steuerungsmöglichkeiten für Verwaltung und Bereitstellung.
  • Beinhaltet Big Data-Support und On-Premises-Berichterstattung.

5. Welche Möglichkeiten der Datenvisualisierung gibt es?

Die visuelle Darstellung von Daten ist ein Schlüsselelement der Business Intelligence. Sie sollten sich die Zeit nehmen, während einer Demo oder bei einer Testversion mehr darüber zu erfahren.

Untersuchen Sie zunächst die Daten-Dashboards, die das Tool bietet, und finden Sie heraus, wie sie Ihrem Unternehmen helfen können, neue Insights zu gewinnen. Da diese Dashboards täglich von den unterschiedlichsten Benutzern verwendet werden, sollten es den Benutzern möglich sein, mithilfe der Visualisierung die Daten zu analysieren, so dass Probleme schnell erkannt und gelöst werden können.

Als nächstes werfen Sie einen Blick darauf, wie die Ergebnisse durch Datenvisualisierung und Data Storytelling präsentiert werden. Diese Funktionen verwenden in der Regel Diagramme, Grafiken und Karten, um Insights hervorzuheben, die in einer Tabellenkalkulation nur schwer darstellbar sind. Die besten Datenvisualisierungstools verfügen über eine intuitive Schnittstelle, mit der die Benutzer unabhängig von ihren technischen Vorkenntnissen Daten auf vielfältige Weise untersuchen und präsentieren können.

6. Ist es möglich, Insights in meinem Unternehmen problemlos zu teilen?

Das Teilen von Insights zum Steuern von Maßnahmen ist einer der Hauptvorteile von Business Intelligence. Finden Sie im Rahmen Ihrer Bewertung heraus, wie Benutzer zusammenarbeiten können, um Berichte zu aktualisieren, anzupassen und zu teilen.

Mit einigen BI-Tools können Benutzer beispielsweise Anmerkungen direkt in der Anwendung vornehmen, Berichte schnell in Messaging- und Kollaborationstools einbetten und Berechtigungen für die Verteilung von Ergebnissen innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens festlegen.

Schließlich sollten Sie nicht vergessen zu untersuchen, wie das Tool automatisierte Kommunikation, wie E-Mails und Warnungen, handhabt, die die Benutzer über regelmäßig geplante Berichte oder unerwartete Datenänderungen informieren.

7. Kann ich dieses Tool auch unterwegs verwenden?

Mobile Funktionen bieten Zugriff auf Echtzeitdaten, und ermöglichen es Ihnen, bei der Remote-Arbeit spontan Entscheidungen auf der Grundlage von Daten zu treffen. Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern im Außendienst oder an verteilten Standorten, um zu erfahren, in welchem Umfang sie mobilen Zugang benötigen. Das kann von der einfachen Anzeige von Dashboards und Berichten bis hin zur Erstellung und Bearbeitung von Analytics mit mobilen Tools reichen. Zudem müssen Sie sicherstellen, dass die Funktionen des Tools auf die übergeordnete mobile Strategie Ihres Unternehmens abgestimmt sind.

8. Passt die Preisstruktur zu meinem Budget und Geschäftsmodell?

Die Preisstrukturen für Software können von Tarifen pro Benutzer bis hin zu Abonnementmodellen reichen. Wenn Sie Ihr Budget überprüfen, überlegen Sie, wie viele Benutzer Sie derzeit haben und wie Ihr Unternehmen in Zukunft wachsen wird.

Denken Sie daran, dass zusätzliche Funktionen und Aktualisierungen unter Umständen teurer sind. Seien Sie sich im Klaren darüber, welche Funktionen Ihr Unternehmen unbedingt benötigt und welche verhandelbar sind.

Ziel ist es, eine kosteneffiziente Lösung zu finden, die Ihrem Unternehmen Business Intelligence-Tools in der von Ihnen benötigten Größenordnung zur Verfügung stellt und flexibel mit Ihrem Unternehmen wachsen kann.

9. Welche Art von Schulung und Kundendienst-Support werden angeboten?

Jedes Business Intelligence-Tool erfordert Schulung und Support, sowohl bei der Einführung als auch beim Hinzufügen neuer Funktionen. Erfahren Sie, welche Schulungsoptionen zur Verfügung stehen. Ist die Schulung inbegriffen oder müssen Sie sie intern verwalten? Sind Online-Kurse verfügbar, wenn Sie Mitarbeiter an verschiedenen Standorten schulen müssen? Welche Art von Schulung wird für Softwareupdates angeboten?

Zusätzlich zu den traditionellen Schulungen können die Benutzer-Communitys Ratschläge und Tipps von Kollegen und Produktspezialisten geben. Bevor Sie ein Business Intelligence-Tool auswählen, suchen Sie nach Foren, Blogs und Benutzergruppen, die Schulungen und Support anbieten.

Zu guter Letzt stellen Sie sicher, dass Sie verstehen, wie der Produkt-Support angeboten wird. Prüfen Sie, ob er kostenfrei oder bezahlt ist, zu welchen Zeiten und an welchen Tagen er angeboten wird und ob er online, per Chat oder per Telefon verfügbar ist.

10. Hat der Anbieter einen guten Ruf?

Die Bewertung Ihres Business Intelligence-Anbieters ist ebenso wichtig wie die Überprüfung der Funktionen des Tools. Nehmen Sie sich die Zeit, und informieren Sie sich über den Ruf und die Zuverlässigkeit des Unternehmens. Stellen Sie sicher, dass es langfristig überleben kann und weiterhin in der Lage ist, Support zu leisten. Entscheiden Sie sich für einen Branchenführer mit einem breiten Angebot, das den aktuellen und zukünftigen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht wird.

11. Wie verwenden andere Unternehmen diese Software?

Wenn Sie BI-Tools bewerten, suchen Sie nach Kundenreferenzen und Fallstudien auf der Grundlage von Unternehmensgröße und Branche. Wenn Sie sich die Herausforderungen und Lösungen der Kunden ansehen, können Sie sich ein besseres Bild davon machen, ob dieses Tool für ähnliche Unternehmen wie das Ihre effektiv ist. Vielleicht entdecken Sie auch neue Wege zur Nutzung von Business Intelligence, nachdem Sie die Kundenreferenzen anderer Unternehmen gelesen haben.

12. Gibt es eine kostenlose Testversion?

Da all diese Funktionen, von der Integration bis zur Zusammenarbeit, für jeden einfach zu bedienen sein müssen, suchen Sie nach einer Testversion, um das Tool für einen Testlauf zu nutzen. Wenn möglich, lassen Sie Benutzer aus verschiedenen Fachbereichen das Tool testen und Feedback geben. Dies ist der einfachste Weg, um herauszufinden, ob ein Business Intelligence-Tool für Ihr Unternehmen das Richtige ist.

Auf der Suche nach Business Intelligence-Tools

Mit diesen Fragen als Orientierungshilfe sind Sie bestens gerüstet, um BI-Tools wie Power BI zu bewerten. Beginnen Sie mit der Auswahl der Software, die den Anforderungen Ihres Unternehmens und Ihrer Benutzer am besten entspricht.