Henkilö pitämässä esitystä suurella kosketusnäytöllä

Mitä tietojen mallinnus tarkoittaa?

Tietojen mallinnus on prosessi, jossa analysoidaan ja määritetään kaikki yrityksen keräämät ja tuottamat tiedot sekä näiden tietojen väliset suhteet. Tietojen mallinnusprosessi luo visuaalisen esityksen liiketoiminnassa käytetyistä tiedoista. Itse prosessiin sisältyy tietovaatimusten ymmärtäminen ja selvitys.

Miksi tietojen mallinnus on tärkeää

Mallintamalla tietoja voit dokumentoida, mitä tietoja sinulla on, miten niitä käytetään ja mitä vaatimuksia sinulla on tietojen käytöstä, suojauksesta ja hallinnosta. Tietojen mallinnuksen avulla organisaatiosi voi:

  • Luo rakenteen IT- ja liiketoimintaryhmien välistä yhteistyötä varten.

  • Paljastaa liiketoimintaprosessien parantamisen mahdollisuuksia määrittämällä tietotarpeet ja tietojen käyttötarkoitukset.

  • Säästää tietotekniikkaan ja prosessien sijoituksiin käytettyä aikaa ja rahaa suunnittelemalla asioita etukäteen.

  • Vähentää virheitä (sekä virheille alttiita tarpeettomien tietojen syöttöjä) ja parantaa tietojen eheyttä.

  • Nopeuttaa ja parantaa tietojen noutamisen ja analytiikan suorituskykyä tekemällä suunnitelmia kapasiteetin ja kasvun varalta.

Kyse ei siis ole pelkästään siitä, mitä hyötyjä tietojen mallinnus tuo sinulle, vaan miten se tuo ne. Itse prosessi tarjoaa huomattavia etuja.

Esimerkkejä tietojen mallinnuksesta

Nyt kun tiedät, mitä tiedon mallinnus on ja miksi se on tärkeää, tarkastellaan kolmea erityyppistä tietomallia esimerkkeinä tietojen mallinnuksesta.

Käsitteellinen

Käsitteellinen tietomalli määrittelee yrityksesi ja tietojesi yleisen rakenteen. Sitä käytetään yrityksesi sidosryhmän jäsenten ja tietoarkkitehtien määrittämien liiketoimintakäsitteiden järjestämistä varten. Sinulla voi esimerkiksi olla asiakkaaseen, työntekijään ja tuotteeseen liittyviä tietoja. Nämä tiedot muodostavat entiteetteinä tunnettuja tietoluokkia, ja jokaisella entiteetillä on suhteita muihin entiteetteihin. Sekä entiteetit että entiteettisuhteet määritetään käsitteellisessä mallissa.

Looginen

Looginen tietomalli laajentaa käsitteellistä mallia lisäämällä erityisiä tietomääritteitä jokaiseen entiteettiin sekä erityisiä suhteita jokaisen määritteen välille. Otetaan esimerkki, jossa asiakas A ostaa tuotteen B myyntiedustajalta C. Tämä on sääntöjen ja tietorakenteiden tekninen malli, jonka tietoarkkitehdit ja yritysanalyytikot ovat määrittäneet. Mallin avulla voit tehdä päätöksiä siitä, mitä fyysistä mallia tieto- ja liiketoimintatarpeesi tarvitsevat.

Fyysinen

Fyysinen tietomalli on loogisten tietomallien erityinen toteutus, ja sen luovat tietokannan järjestelmänvalvojat ja kehittäjät. Se luodaan erityistä tietokantatyökalua ja tietojen tallennusteknologiaa varten ja tietoyhdistimien avulla. Se välittää tietoja tarpeen mukaan käyttäjille liiketoimintajärjestelmien kautta. Tämä on se seikka, johon muut mallit ovat johtaneet: tietojen varsinainen toteutus.

Miten tietojen mallinnus vaikuttaa analytiikkaan

Tietojen mallinnus ja tietoanalytiikka kulkevat käsi kädessä, koska tarvitset korkealaatuisen tietomallin, jotta saat merkityksellisiä ja päätöksentekoon vaikuttavia analyyseja liiketoimintatiedot varten. Tietomallien luomisen prosessi on pakotefunktio, jossa jokainen liiketoimintayksikkö voi tarkastella, miten ne vaikuttavat kokonaisvaltaisiin liiketoiminnan tavoitteisiin. Kattava tietomalli tarjoaa myös optimoidun analytiikan suorituskyvyn huolimatta siitä, kuinka suuria ja monimutkaisia tietosi ovat nyt tai tulevaisuudessa.

Kun kaikki tiedot on määritetty selkeästi, tarvitsemiesi tietojen analysoinnista tulee huomattavasti helpompaa. Koska olet jo määrittänyt tietomääritteiden väliset suhteet, voit helposti analysoida ja tarkastella niiden vaikutuksia, kun teet muutoksia prosesseihin, hintoihin tai henkilökuntaan.

Tietojen mallinnustyökalun valitseminen

Hyvä uutinen on, että korkealaatuinen liiketoimintatietotyökalut sisältää kaikki tarvittavat tietojen mallinnustyökalut, lukuun ottamatta fyysisen mallin luontiin tarvittavia ohjelmistotuotteita. Voit siis valita sellaisen työkalun, joka parhaiten sopii oman yrityksesi tarpeisiin sekä olemassa olevaan infrastruktuuriin. Kysy itseltäsi seuraavia kysymyksiä kun arvioit tietoanalytiikan työkalut sen tietojen mallinnuksen ja analyysipotentiaalin osalta.

Onko se intuitiivinen?

Mallin käyttöönotosta vastaavat tekniikan asiantuntijat pystyvät käyttämään kaikenlaisia työkaluja, mutta liiketoiminnan strategit, tavalliset analyysien käyttäjät ja muut yrityksesi jäsenet tarvitsevat työkaluja, joita on helppo käyttää. Etsi intuitiivista ja suoraviivaista käyttökokemusta.

Millainen suorituskyky sillä on?

Toinen tärkeä ominaisuus on suorituskyky. Se tarkoittaa nopeutta ja tehokkuutta, joiden avulla yritys toimii sujuvasti samalla, kun käyttäjät suorittavat analyyseja. Parhaiten suunnitellusta tietomallista ei ole hyötyä, jos se ei pysty suoriutumaan todellisissa olosuhteissa, joihin toivottavasti sisältyy liiketoiminnan sekä tietojen, noutojen ja analyysien määrän kasvu.

Entä ylläpito?

Jos liiketoimintamalliin tehdyt muutokset edellyttävät raskaita muutoksia tietomalliin, yrityksesi ei saa kaikkea irti mallista tai siihen liittyvästä analytiikasta. Etsi työkalu, joka helpottaa ylläpitoa ja päivityksiä, jotta yrityksesi voi pivotoida tarvittaessa ja kykenee edelleen käyttämään ajan tasalla olevia tietoja.

Suojaako se tietoni?

Viranomaissäädökset edellyttävät asiakastietojen suojaamista, mutta liiketoiminnan maine edellyttää kaikkien tietojen suojaamista. Sinun kannattaa varmistaa, että valitsemasi työkalu sisältää tehokkaita suojaustoimenpiteitä, kuten ohjausobjekteja, jotka antavat käyttöoikeuksia niitä tarvitseville ja jotka estävät muita saamasta käyttöoikeuksia.

Miten päästä alkuun

Tietojen mallinnustyökalua valittaessa kannattaa varmistaa, että sillä on korkea suorituskyky ja että se on intuitiivinen ja helppo ylläpitää. Näin varmistat, että liiketoimintasi saa täyden hyödyn tästä tärkeästä liiketoimintasovelluksesta. Nyt kun tiedät, miksi tietojen mallinnus on tärkeää ja miten voit hyötyä siitä, voit siirtyä seuraavaan vaiheeseen. Selvitä, miten johtava liiketoimintatieto- ja tietojen mallinnusratkaisu Microsoft Power BI voi auttaa sinua optimoimaan tietojesi käytön.