สิ่งที่ต้องถามเกี่ยวกับเครื่องมือข่าวกรองธุรกิจ
คําถาม 12 ข้อเหล่านี้จะช่วยให้คุณเลือกเครื่องมือ BI ที่เหมาะกับธุรกิจของคุณ
การเลือกเครื่องมือข่าวกรองธุรกิจ (BI) ที่เหมาะสมสำหรับบริษัทของคุณอาจเป็นกระบวนการที่ใช้เวลานานเนื่องจากมีตัวเลือกมากมายที่มีคุณสมบัติคล้ายกัน กลยุทธ์ที่ชาญฉลาดสำหรับการประเมินเครื่องมือต่างๆ อย่างเช่นซอฟต์แวร์ข่าวกรองธุรกิจ คือการมีความเข้าใจที่ชัดเจนว่าทำไมธุรกิจของคุณจึงต้องการเครื่องมือดังกล่าวและการมีชุดเกณฑ์ที่แน่นอนเพื่อช่วยคุณตรวจสอบตัวเลือกของคุณ
1. เครื่องมือนี้ใช้งานกับข้อมูลของฉันได้หรือไม่
เนื่องจากฟังก์ชันหลักของ BI คือช่วยคุณวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อทำการตัดสินใจ คําถามนี้จึงเป็นคำถามที่สําคัญ เมื่อคุณประเมินเครื่องมือข่าวกรองธุรกิจ คุณจะต้องทราบรายละเอียดเกี่ยวกับข้อมูลของคุณ มีโครงสร้างหรือไม่มีโครงสร้าง หรือทั้งสองอย่าง ซอฟต์แวร์ข่าวกรองธุรกิจจะปรับใช้การวิเคราะห์ของคุณในสถานที่ ในระบบคลาวด์ หรือผสมผสานทั้งสองอย่าง มีตัวเชื่อมต่อที่สร้างไว้ล่วงหน้าอะไรบ้าง
การทราบคําตอบเหล่านี้ช่วยให้คุณประเมินว่าเครื่องมือ BI สามารถเชื่อมต่อกับระบบที่มีอยู่ทั้งหมดได้อย่างง่ายดายหรือไม่ และกำหนดมาตรฐานข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่างๆ ซึ่งช่วยให้คุณไม่ต้องซื้อผลิตภัณฑ์การจัดการข้อมูลเพิ่มเติมอีกในอนาคต นอกจากนี้ยังช่วยให้มั่นใจได้ถึงการเข้าถึงและวิเคราะห์ข้อมูลที่รวดเร็วและแม่นยํา
2. ฉันสามารถใช้กับเครื่องมือและซอฟต์แวร์ทางธุรกิจที่มีอยู่ได้หรือไม่
เช่นเดียวกับการรวมข้อมูล เครื่องมือ BI ทำงานกับซอฟต์แวร์ที่ผู้ใช้คุ้นเคยอยู่แล้ว เช่น Microsoft Excel ได้อย่างลื่นไหล สร้างรายการเครื่องมือที่ใช้ทั่วไปซึ่งซอฟต์แวร์ BI ของคุณต้องเชื่อมต่อด้วย แล้วอย่าลืมรวมแอปของบริษัทอื่น ตลอดจนปลั๊กอิน ส่วนขยาย และตัวเชื่อมต่อที่ธุรกิจของคุณใช้เป็นประจำ
3. มีคุณสมบัติด้านความปลอดภัยและการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่ฉันต้องการหรือไม่
สิ่งเหล่านี้เป็นปัจจัยสำคัญที่ต้องพิจารณาเมื่อประเมินเครื่องมือข่าวกรองธุรกิจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณทำงานในธุรกิจที่มีกฎระเบียบควบคุม เช่น บริการทางการเงินหรือการดูแลสุขภาพ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าซอฟต์แวร์ BI ของคุณมีคุณสมบัติดังนี้:
- ให้ฝ่าย IT สร้างสภาพแวดล้อมที่ปลอดภัยและอยู่ภายใต้การควบคุม
- เสนอเครื่องมือการจัดการเพื่อคุณภาพและความสอดคล้องของข้อมูล
- เปิดใช้งานการล้างข้อมูลก่อนที่จะป้อนข้อมูลไปยังเครื่องมือการวิเคราะห์ BI
- ให้การปกป้องข้อมูลที่ยังคงมีอยู่แม้ว่าจะส่งออกไปยังไฟล์ประเภทอื่น
- รองรับนโยบายและกระบวนการขององค์กรของคุณสำหรับการเข้าถึงและการเข้ารหัส
- ส่งข้อมูลตําแหน่งทางภูมิศาสตร์เพื่อการปรับปรุงข้อมูลเชิงลึกและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ
- ทำให้กระบวนการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่สำคัญเป็นไปโดยอัตโนมัติ
- เก็บรักษาและเก็บถาวรข้อมูลอย่างปลอดภัย
4. เครื่องมือนี้สนับสนุนผู้ใช้ประเภทต่างๆ อย่างไร
เนื่องจาก ข่าวกรองธุรกิจ มีความหลากหลายและสามารถใช้งานได้ทั่วทั้งองค์กร หลายบริษัทจึงต้องการรวมเครื่องมือ BI แบบบริการตนเองและ BI ระดับองค์กรเข้าด้วยกัน เพื่อให้สามารถใช้งานได้สำหรับทั้งผู้ใช้ด้านเทคนิคและไม่ใช่ด้านเทคนิค
พูดคุยกับผู้เกี่ยวข้องจากทั้งสองฝ่ายเพื่อค้นหาว่าพวกเขาจะใช้ BI อย่างไร และค้นหาว่าคุณต้องการเน้นที่คุณสมบัติสำหรับการบริการตนเอง สำหรับองค์กร หรือผสมผสานทั้งสองอย่าง คุณอาจต้องการค้นหาเครื่องมือหนึ่งเดียวที่ปรับขนาดได้เพื่อตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ทั้งหมด ตั้งแต่การดําเนินงานทางธุรกิจไปจนถึงไอที และรวมถึงโซลูชัน BI ทั้งสองประเภท
BI แบบบริการตนเอง
- เหมาะสมกับพนักงานในพื้นที่ปฏิบัติงาน
- ไม่จําเป็นต้องมีทักษะทางเทคนิคสำหรับการสร้างการวิเคราะห์
- มีระบบอัตโนมัติและข้อมูลเชิงลึกที่ผสานกับการทำงานของ AI
- อินเทอร์เฟซมีคุณลักษณะที่ใช้งานง่าย เช่น การลากและวาง การกรอง การดูรายละเอียดแนวลึก และช่องข้อมูลที่มีการคํานวณ
BI ระดับองค์กร
- ทีมวิเคราะห์มักใช้บ่อยเพื่อตรวจสอบข้อมูลอย่างเจาะลึกมากขึ้น
- มีการควบคุมการบริหารและการปรับใช้งานขั้นสูง
- มีการรองรับข้อมูลขนาดใหญ่และการรายงานภายในองค์กร
5. ความสามารถของการจัดรูปแบบการแสดงข้อมูลมีอะไรบ้าง
การแสดงข้อมูลด้วยภาพเป็นองค์ประกอบสำคัญของข่าวกรองธุรกิจ และเป็นสิ่งหนึ่งที่คุณควรใช้เวลาในการเรียนรู้เพิ่มเติมในระหว่างการสาธิตหรือการทดลองใช้
ก่อนอื่น ให้สำรวจ แดชบอร์ดข้อมูล ที่เครื่องมือมีให้ และดูว่าแดชบอร์ดนี้จะช่วยองค์กรของคุณค้นพบข้อมูลเชิงลึกใหม่ๆ ได้อย่างไร เนื่องจากจะมีการใช้งานแดชบอร์ดเหล่านี้ทุกวันโดยผู้ใช้ที่หลากหลาย จึงควรให้ผู้ใช้สามารถสำรวจข้อมูลด้วยสายตาในลักษณะที่ช่วยระบุและแก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็ว
จากนั้น ให้ดูวิธีนำเสนอผลลัพธ์ผ่าน การแสดงภาพจากข้อมูล และการอธิบายเรื่องราวข้อมูล โดยทั่วไปแล้ว คุณสมบัติเหล่านี้จะใช้แผนภูมิ กราฟ และแผนที่เพื่อแสดงข้อมูลเชิงลึกที่มองเห็นได้ยากในสเปรดชีต เครื่องมือการแสดงภาพจากข้อมูล ที่ดีที่สุดจะมีอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สำรวจและนำเสนอข้อมูลได้หลายวิธี ไม่ว่าจะมีทักษะทางเทคนิคในระดับใดก็ตาม
7. ฉันสามารถใช้เครื่องมือนี้ระหว่างเดินทางได้หรือไม่
คุณสมบัติสำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่จะให้การเข้าถึงข้อมูลแบบเรียลไทม์และช่วยให้คุณตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลได้พร้อมกันเมื่อทำงานจากระยะไกล พูดคุยกับพนักงานของคุณที่ทำงานภาคสนามหรือทำงานระยะไกลเพื่อค้นหาระดับการเข้าถึงสำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่ที่พวกเขาต้องการ อาจมีตั้งแต่การดูแดชบอร์ดและรายงานขั้นพื้นฐาน ไปจนถึงการสร้างและแก้ไขการวิเคราะห์ด้วยเครื่องมืออุปกรณ์เคลื่อนที่ นอกจากนี้ คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสมบัติของเครื่องมือนั้นสอดคล้องกับกลยุทธ์สำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่ของบริษัทที่กว้างมากขึ้น
8. โครงสร้างการกำหนดราคาใช้ได้กับงบประมาณและโมเดลธุรกิจของฉันหรือไม่
โครงสร้างการกำหนดราคาซอฟต์แวร์มีตั้งแต่แผนต่อผู้ใช้ไปจนถึงแบบจำลองการสมัครใช้งาน เมื่อคุณดูงบประมาณของคุณ ให้พิจารณาจำนวนผู้ใช้ที่คุณมีอยู่ในปัจจุบันและการเติบโตของธุรกิจของคุณในอนาคต
โปรดจำไว้ว่าความสามารถและการอัปเดตเพิ่มเติมอาจมีค่าใช้จ่ายมากขึ้น จึงควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณทราบว่าองค์กรของคุณต้องมีคุณสมบัติใด และคุณสมบัติใดที่ต่อรองได้
เป้าหมายคือการหาโซลูชันที่คุ้มค่าซึ่งมอบเครื่องมือข่าวกรองธุรกิจให้กับองค์กรของคุณในระดับที่คุณต้องการและมีความยืดหยุ่นในการเติบโตไปพร้อมกับองค์กรของคุณ
9. มีการสนับสนุนการฝึกอบรมและการบริการลูกค้าประเภทใดบ้าง
เครื่องมือข่าวกรองธุรกิจต่างๆ นั้นจำเป็นต้องมีการฝึกอบรมและการสนับสนุน ในตอนเริ่มแรกและเมื่อมีการเพิ่มคุณสมบัติใหม่ ค้นหาตัวเลือกการฝึกอบรมที่มีให้บริการ มีการฝึกอบรมรวมอยู่แล้วหรือคุณต้องจัดการฝึกอบรมภายในองค์กร หากคุณต้องการทำการฝึกอบรมพนักงานที่กระจายอยู่หลายๆ แห่ง มีชั้นเรียนออนไลน์หรือไม่ มีการฝึกอบรมประเภทใดบ้างที่มีไว้สำหรับการอัปเดตซอฟต์แวร์
นอกเหนือจากการฝึกอบรมและการศึกษาแบบเดิมแล้ว ชุมชนผู้ใช้ยังสามารถให้เคล็ดลับและคำแนะนำจากเพื่อนร่วมงานและผู้เชี่ยวชาญด้านผลิตภัณฑ์ได้ด้วย ก่อนที่คุณจะเลือกเครื่องมือข่าวกรองธุรกิจ ให้มองหาฟอรัม บล็อก และกลุ่มผู้ใช้ที่ช่วยจัดการฝึกอบรมและให้การสนับสนุน
สุดท้าย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจวิธีการให้การสนับสนุนผลิตภัณฑ์ ตรวจสอบว่าบริการดังกล่าวฟรีหรือเป็นแบบเสียเงิน มีการให้บริการเวลาใดและวันใด และมีให้บริการทางออนไลน์ ผ่านการแชท หรือทางโทรศัพท์
10. ผู้จัดจําหน่ายมีชื่อเสียงที่มั่นคงหรือไม่
การประเมินผู้จัดจำหน่ายข่าวกรองธุรกิจของคุณมีความสำคัญพอๆ กับการตรวจสอบคุณสมบัติของเครื่องมือ สละเวลาในการค้นคว้าข้อมูลเกี่ยวกับชื่อเสียงและความมั่นคงของผู้จัดจําหน่าย ว่ามีการดำเนินกิจการในระยะยาวและจะสามารถให้การสนับสนุนได้อย่างต่อเนื่องหรือไม่ เมื่อเลือกผู้จัดจำหน่าย ให้เลือกผู้จัดจำหน่ายชั้นนำของอุตสาหกรรมที่มีผลิตภัณฑ์และบริการที่หลากหลาย สามารถตอบสนองความต้องการในปัจจุบันและอนาคตขององค์กรคุณได้
11. บริษัทอื่นใช้ซอฟต์แวร์นี้อย่างไร
เมื่อคุณประเมินเครื่องมือ BI ให้อ่านเรื่องราวของลูกค้าและกรณีศึกษาตามขนาดและอุตสาหกรรมของบริษัท เมื่อคุณได้อ่านเกี่ยวความท้าทายและวิธีแก้ปัญหาของลูกค้า คุณจะมีความเข้าใจมากขึ้นว่าเครื่องมือนี้มีประสิทธิภาพสำหรับธุรกิจที่คล้ายกับของคุณหรือไม่ นอกจากนี้ คุณยังอาจพบวิธีการใหม่ๆ ที่จะใช้ข่าวกรองธุรกิจหลังจากอ่านเรื่องราวความสาเร็จขององค์กรอื่นๆ
12. ฉันสามารถรับการทดลองใช้ฟรีได้หรือไม่
เนื่องจากคุณสมบัติทั้งหมดเหล่านี้ ตั้งแต่การผสานรวมไปจนถึงการทำงานร่วมกัน จะต้องใช้งานได้ง่ายสำหรับทุกคน จึงควรมองหาข้อเสนอในการทดลองใช้เครื่องมือ หากเป็นไปได้ ให้ผู้ใช้จากแผนกต่างๆ ลองใช้เครื่องมือและให้ข้อคิดเห็น นี่เป็นวิธีที่ง่ายที่สุดที่จะทราบว่าเครื่องมือข่าวกรองธุรกิจเหมาะสำหรับองค์กรของคุณหรือไม่
เริ่มต้นสำรวจเครื่องมือข่าวกรองธุรกิจ
ตอนนี้คุณมีคําถามเหล่านี้เพื่อเป็นแนวทางให้คุณแล้ว คุณก็พร้อมที่จะเริ่มประเมินเครื่องมือ BI เช่น Microsoft Power BI เพื่อค้นหาซอฟต์แวร์ที่เหมาะกับความต้องการของธุรกิจและผู้ใช้ของคุณมากที่สุด