ผู้หญิงกำลังดูที่แล็ปท็อป

12 คำถามเกี่ยวกับการประเมินเครื่องมือข่าวกรองธุรกิจ

การเลือกเครื่องมือข่าวกรองธุรกิจ (BI) ที่เหมาะสมสำหรับบริษัทของคุณอาจเป็นกระบวนการที่ใช้เวลานานเนื่องจากมีตัวเลือกมากมายที่มีคุณสมบัติคล้ายกัน กลยุทธ์ที่ชาญฉลาดสำหรับการประเมินเครื่องมือต่างๆ อย่างเช่นซอฟต์แวร์ข่าวกรองธุรกิจ คือการมีความเข้าใจที่ชัดเจนว่าทำไมธุรกิจของคุณจึงต้องการเครื่องมือดังกล่าวและการมีชุดเกณฑ์ที่แน่นอนเพื่อช่วยคุณตรวจสอบตัวเลือกของคุณ

คําถาม 12 ข้อเหล่านี้จะช่วยให้คุณเลือกเครื่องมือ BI ที่เหมาะกับธุรกิจของคุณ

1. เครื่องมือนี้ใช้งานกับข้อมูลของฉันได้หรือไม่

เนื่องจากหน้าที่หลักของ BI คือการช่วยคุณวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อการตัดสินใจ นี่จึงเป็นคําถามสำคัญ เมื่อคุณประเมินเครื่องมือข่าวกรองธุรกิจ คุณจะต้องทราบรายละเอียดเกี่ยวกับข้อมูลของคุณ ข้อมูลมีโครงสร้างหรือไม่มีโครงสร้าง หรือทั้งสองอย่าง ซอฟต์แวร์ข่าวกรองธุรกิจของคุณจะปรับใช้การวิเคราะห์ของคุณแบบภายในองค์กร ในระบบคลาวด์ หรือแบบไฮบริดที่ผสมทั้งสองแบบ ตัวเชื่อมต่อที่สร้างไว้ล่วงหน้ามีอะไรบ้าง

การทราบคําตอบเหล่านี้ช่วยให้คุณประเมินว่าเครื่องมือ BI มีความสามารถในการเชื่อมต่อกับระบบที่มีอยู่ทั้งหมดได้อย่างง่ายดายหรือไม่ และกำหนดมาตรฐานข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่างๆ ซึ่งช่วยให้คุณไม่ต้องซื้อผลิตภัณฑ์การจัดการข้อมูลเพิ่มเติมอีกในอนาคต นอกจากนี้ยังช่วยให้มั่นใจได้ถึงการเข้าถึงและวิเคราะห์ข้อมูลที่รวดเร็วและแม่นยํา

2. ฉันสามารถใช้กับเครื่องมือและซอฟต์แวร์ทางธุรกิจที่มีอยู่ได้หรือไม่

เช่นเดียวกับการรวมข้อมูล เครื่องมือ BI ทำงานกับซอฟต์แวร์ที่ผู้ใช้คุ้นเคยอยู่แล้ว เช่น Microsoft Excel ได้อย่างลื่นไหล สร้างรายการเครื่องมือที่ใช้ทั่วไปซึ่งซอฟต์แวร์ BI ของคุณต้องเชื่อมต่อด้วย แล้วอย่าลืมรวมแอปของบริษัทอื่น ตลอดจนปลั๊กอิน ส่วนขยาย และตัวเชื่อมต่อที่ธุรกิจของคุณใช้เป็นประจำ

3. มีคุณสมบัติด้านความปลอดภัยและการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่ฉันต้องการหรือไม่

สิ่งเหล่านี้เป็นปัจจัยสำคัญที่ต้องพิจารณาเมื่อประเมินเครื่องมือข่าวกรองธุรกิจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณทำงานในธุรกิจที่มีกฎระเบียบควบคุม เช่น บริการทางการเงินหรือการดูแลสุขภาพ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าซอฟต์แวร์ BI ของคุณมีคุณสมบัติดังนี้

  • ให้ฝ่าย IT สร้างสภาพแวดล้อมที่ปลอดภัยและอยู่ภายใต้การควบคุม
  • เสนอเครื่องมือการจัดการเพื่อคุณภาพและความสอดคล้องของข้อมูล
  • เปิดใช้งานการล้างข้อมูลก่อนที่จะป้อนข้อมูลไปยังเครื่องมือการวิเคราะห์ BI
  • ให้การปกป้องข้อมูลที่ยังคงมีอยู่แม้ว่าจะส่งออกไปยังไฟล์ประเภทอื่น
  • รองรับนโยบายและกระบวนการขององค์กรของคุณสำหรับการเข้าถึงและการเข้ารหัส
  • ส่งข้อมูลตําแหน่งทางภูมิศาสตร์เพื่อการปรับปรุงข้อมูลเชิงลึกและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ
  • ทำให้กระบวนการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่สำคัญเป็นไปโดยอัตโนมัติ
  • เก็บรักษาและเก็บถาวรข้อมูลอย่างปลอดภัย

4. เครื่องมือนี้สนับสนุนผู้ใช้ประเภทต่างๆ อย่างไร

เนื่องจาก ข่าวกรองธุรกิจ มีความหลากหลายและสามารถใช้งานได้ทั่วทั้งองค์กร หลายบริษัทจึงต้องการรวมเครื่องมือ BI แบบบริการตนเองและ BI ระดับองค์กรเข้าด้วยกัน เพื่อให้สามารถใช้งานได้สำหรับทั้งผู้ใช้ด้านเทคนิคและไม่ใช่ด้านเทคนิค

พูดคุยกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจากปลายทั้งสองด้านของสเปกตรัมเพื่อค้นหาว่าพวกเขาจะใช้ BI อย่างไร และเพื่อดูว่าคุณต้องการมุ่งเน้นไปที่คุณสมบัติสำหรับการบริการตนเอง ระดับองค์กร หรือผสมทั้งสองแบบ คุณอาจต้องการเครื่องมือเดียวที่ปรับขนาดได้ตามความต้องการของผู้ใช้ทั้งหมด ตั้งแต่ฝ่ายปฏิบัติการธุรกิจไปจนถึงฝ่าย IT และรวมโซลูชัน BI ทั้งสองชนิด

BI แบบบริการตนเอง

  • เหมาะสมกับพนักงานในพื้นที่ปฏิบัติงาน
  • ไม่จําเป็นต้องมีทักษะทางเทคนิคสำหรับการสร้างการวิเคราะห์
  • มีระบบอัตโนมัติและข้อมูลเชิงลึกที่ผสานกับการทำงานของ AI
  • อินเทอร์เฟซมีคุณลักษณะที่ใช้งานง่าย เช่น การลากและวาง การกรอง การดูรายละเอียดแนวลึก และช่องข้อมูลที่มีการคํานวณ

BI ระดับองค์กร

  • ทีมวิเคราะห์มักใช้บ่อยเพื่อตรวจสอบข้อมูลอย่างเจาะลึกมากขึ้น
  • มีการควบคุมการบริหารและการปรับใช้งานขั้นสูง
  • มีการรองรับข้อมูลขนาดใหญ่และการรายงานภายในองค์กร

5. ความสามารถของการจัดรูปแบบการแสดงข้อมูลมีอะไรบ้าง

การแสดงข้อมูลด้วยภาพเป็นองค์ประกอบสำคัญของข่าวกรองธุรกิจ และเป็นสิ่งหนึ่งที่คุณควรใช้เวลาในการเรียนรู้เพิ่มเติมในระหว่างการสาธิตหรือการทดลองใช้

ก่อนอื่น ให้สำรวจ แดชบอร์ดข้อมูล ที่เครื่องมือมีให้ และดูว่าแดชบอร์ดนี้จะช่วยองค์กรของคุณค้นพบข้อมูลเชิงลึกใหม่ๆ ได้อย่างไร เนื่องจากจะมีการใช้งานแดชบอร์ดเหล่านี้ทุกวันโดยผู้ใช้ที่หลากหลาย จึงควรให้ผู้ใช้สามารถสำรวจข้อมูลด้วยสายตาในลักษณะที่ช่วยระบุและแก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็ว

จากนั้น มาดูวิธีการนําเสนอสิ่งที่ค้นพบผ่าน การจัดรูปแบบการแสดงข้อมูล และการเล่าเรื่องด้วยข้อมูล คุณลักษณะเหล่านี้มักจะใช้แผนภูมิ กราฟ และแผนที่เพื่อแสดงข้อมูลเชิงลึกที่ยากที่จะมองเห็นบนสเปรดชีต เครื่องมือการจัดรูปแบบการแสดงข้อมูล ที่ดีที่สุดมีอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายที่ช่วยให้ผู้ใช้สำรวจและนําเสนอข้อมูลได้หลายวิธี โดยไม่จำเป็นต้องมีทักษะทางเทคนิค

6. ฉันสามารถแชร์ข้อมูลเชิงลึกทั่วทั้งองค์กรของฉันได้อย่างง่ายดายหรือไม่

การแชร์ข้อมูลเชิงลึกเพื่อผลักดันการดำเนินการเป็นหนึ่งในประโยชน์หลักของข่าวกรองธุรกิจ ในฐานะที่เป็นส่วนหนึ่งของการประเมินของคุณ ให้ค้นหาวิธีที่ผู้ใช้สามารถทำงานร่วมกันเพื่ออัปเดต ปรับแต่ง และแชร์รายงาน

ตัวอย่างเช่น เครื่องมือ BI บางอย่างช่วยให้ผู้ใช้สร้างคำอธิบายประกอบในซอฟต์แวร์ได้โดยตรง ฝังรายงานในเครื่องมือการส่งข้อความและการทำงานอย่างรวดเร็ว และตั้งค่าสิทธิ์เพื่อกระจายข้อมูลที่ค้นพบภายในและภายนอกองค์กรของคุณ

สุดท้าย อย่าลืมสำรวจว่าเครื่องมือจัดการกับการสื่อสารอัตโนมัติอย่างไร เช่น อีเมลและการแจ้งเตือนที่แจ้งให้ผู้ใช้ทราบเกี่ยวกับรายงานที่กำหนดเวลาไว้เป็นประจําหรือการเปลี่ยนแปลงข้อมูลที่ไม่คาดคิด

7. ฉันสามารถใช้เครื่องมือนี้ระหว่างเดินทางได้หรือไม่

คุณสมบัติอุปกรณ์เคลื่อนที่ช่วยให้สามารถเข้าถึงข้อมูลแบบเรียลไทม์และช่วยให้คุณสามารถทำการตัดสินใจโดยอิงตามข้อมูลได้ทันทีเมื่อทำงานจากระยะไกล พูดคุยกับพนักงานของคุณที่ทำงานภาคสนามหรือในสถานที่ต่างๆ เพื่อค้นหาว่าพวกเขาต้องการการเข้าถึงจากอุปกรณ์เคลื่อนที่ในระดับใด โดยอาจมีตั้งแต่การดูแดชบอร์ดและรายงานพื้นฐานเพื่อสร้างและแก้ไขการวิเคราะห์ด้วยเครื่องมือบนมือถือ คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสมบัติของเครื่องมือสอดคล้องกับกลยุทธ์การใช้อุปกรณ์เคลื่อนที่ที่ขยายกว้างขึ้นของบริษัทของคุณ

8. โครงสร้างการกำหนดราคาใช้ได้กับงบประมาณและโมเดลธุรกิจของฉันหรือไม่

โครงสร้างการกำหนดราคาซอฟต์แวร์มีตั้งแต่แผนต่อผู้ใช้ไปจนถึงโมเดลการสมัครสมาชิก เมื่อคุณดูงบประมาณของคุณ ให้พิจารณาจำนวนผู้ใช้ที่คุณมีในปัจจุบันและการเติบโตของธุรกิจในอนาคต

โปรดจำไว้ว่าความสามารถและการอัปเดตเพิ่มเติมอาจมีค่าใช้จ่ายมากขึ้น จึงควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณทราบว่าองค์กรของคุณต้องมีคุณสมบัติใด และคุณสมบัติใดที่ต่อรองได้

เป้าหมายคือการหาโซลูชันที่คุ้มค่าซึ่งมอบเครื่องมือข่าวกรองธุรกิจให้กับองค์กรของคุณในระดับที่คุณต้องการและมีความยืดหยุ่นในการเติบโตไปพร้อมกับองค์กรของคุณ

9. มีการสนับสนุนการฝึกอบรมและการบริการลูกค้าประเภทใดบ้าง

เครื่องมือข่าวกรองธุรกิจใดๆ ต้องมีการฝึกอบรมและการสนับสนุนในช่วงเริ่มแรกและเมื่อเพิ่มคุณสมบัติใหม่ สำรวจว่ามีตัวเลือกการฝึกอบรมใดที่พร้อมให้บริการบ้าง มีการฝึกอบรมรวมอยู่ด้วยหรือคุณต้องจัดการเองภายในองค์กรหรือไม่ หากคุณต้องการจัดการฝึกอบรมให้กับพนักงานแบบกระจายในหลายสถานที่ มีชั้นเรียนแบบออนไลน์หรือไม่ มีการฝึกอบรมประเภทใดสำหรับการอัปเดตซอฟต์แวร์

นอกเหนือจากการฝึกอบรมและการศึกษาแบบดั้งเดิม ชุมชนผู้ใช้สามารถให้คำแนะนำและเคล็ดลับจากเพื่อนร่วมงานและผู้เชี่ยวชาญด้านผลิตภัณฑ์ ก่อนที่คุณจะเลือกเครื่องมือข่าวกรองธุรกิจ ให้ค้นหาฟอรั่ม บล็อก และกลุ่มผู้ใช้ให้บริการการฝึกอบรมและการสนับสนุน

สุดท้าย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจวิธีการให้การสนับสนุนผลิตภัณฑ์ ตรวจสอบว่าบริการดังกล่าวฟรีหรือเป็นแบบเสียเงิน มีการให้บริการเวลาใดและวันใด และมีให้บริการทางออนไลน์ ผ่านการแชท หรือทางโทรศัพท์

10. ผู้จัดจําหน่ายมีชื่อเสียงที่มั่นคงหรือไม่

การประเมินผู้จัดจำหน่ายข่าวกรองธุรกิจของคุณมีความสำคัญพอๆ กับการตรวจสอบคุณสมบัติของเครื่องมือ ใช้เวลาในการศึกษาเกี่ยวกับชื่อเสียงและเสถียรภาพของพวกเขา เพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาจะสามารถให้บริการในระยะยาวและจะสามารถให้การสนับสนุนอย่างต่อเนื่อง เมื่อเลือกผู้จัดจำหน่าย ให้มองหาผู้นําอุตสาหกรรมที่มีข้อเสนอที่หลากหลายซึ่งจะสามารถตอบสนองความต้องการในปัจจุบันและอนาคตขององค์กรของคุณ

11. บริษัทอื่นใช้ซอฟต์แวร์นี้อย่างไร

เมื่อคุณประเมินเครื่องมือ BI ให้มองหาเรื่องราวของลูกค้าและกรณีศึกษาตามขนาดและประเภทธุรกิจของบริษัท เมื่อคุณตรวจสอบความท้าทายและวิธีแก้ปัญหาของลูกค้า คุณจะเข้าใจได้ดีขึ้นว่าเครื่องมือนี้มีประสิทธิภาพสำหรับธุรกิจที่คล้ายกับของคุณหรือไม่ นอกจากนี้คุณยังอาจค้นพบวิธีใหม่ๆ ในการใช้ข่าวกรองธุรกิจหลังจากอ่านเรื่องราวความสำเร็จขององค์กรอื่น ๆ

12. ฉันสามารถรับการทดลองใช้ฟรีได้หรือไม่

เนื่องจากคุณลักษณะทั้งหมดเหล่านี้ ไม่ว่าจะเป็นการผสานรวมหรือการทำงานร่วมกัน ต้องเป็นคุณลักษณะที่ใช้งานง่ายสำหรับทุกคน คุณสามารถมองหาข้อเสนอการทดลองใช้ฟรีเพื่อใช้เครื่องมือในการทดสอบได้ ถ้าเป็นไปได้ ให้ผู้ใช้จากการทำงานด้านต่างๆ ลองใช้เครื่องมือและให้ข้อเสนอแนะ นี่เป็นวิธีที่ง่ายที่สุดที่ช่วยให้ทราบว่าเครื่องมือข่าวกรองธุรกิจเหมาะสำหรับองค์กรของคุณหรือไม่

เริ่มต้นสำรวจเครื่องมือข่าวกรองธุรกิจ

ตอนนี้คุณมีคําถามเหล่านี้เพื่อเป็นแนวทางให้คุณแล้ว คุณก็พร้อมที่จะเริ่มประเมินเครื่องมือ BI เช่น Power BI เพื่อค้นหาซอฟต์แวร์ที่เหมาะกับความต้องการของธุรกิจและผู้ใช้ของคุณมากที่สุด