Na co se ptát ohledně nástrojů business intelligence

Následujících 12 otázek vám pomůže vybrat správný nástroj BI pro vaši firmu.

Výběr správného nástroje business intelligence (BI) pro vaši společnost může být časově náročný proces zahrnující spoustu možností s podobnými funkcemi. Chytrá strategie pro hodnocení nástrojů, jako je software pro business intelligence, spočívá v tom, že si ujasníte, proč je vaše firma potřebuje, a stanovíte si pevný soubor kritérií, která vám pomohou při výběru.

1. Funguje tento nástroj s mými daty?

Vzhledem k tomu, že hlavní funkcí BI je pomáhat analyzovat data pro rozhodování, jedná se o důležitou otázku. Při hodnocení nástrojů business intelligence budete potřebovat znát podrobnosti o svých datech. Jsou strukturovaná, nestrukturovaná nebo obojí? Bude software pro business intelligence nasazovat analýzu místně, v cloudu nebo hybridně? Jaké předpřipravené konektory nabízí?

Znalost těchto odpovědí vám pomůže vyhodnotit, zda lze nástroj BI snadno propojit se všemi stávajícími systémy a standardizovat data z různých zdrojů. Vyhnete se tím nutnosti kupovat v budoucnu další produkty pro správu dat. To také zajišťuje rychlý a přesný přístup k datům i jejich analýzu.

2. Mohu nástroj používat se stávajícími obchodními nástroji a softwarem?

Stejně jako v případě integrace dat, i nástroje BI bezproblémově spolupracují se softwarem, který uživatelé již znají, jako je Microsoft Excel. Sestavte si seznam běžně používaných nástrojů, se kterými se musí váš software BI propojit – nezapomeňte do něj zahrnout aplikace třetích stran, moduly plug-in, rozšíření a konektory, které vaše firma pravidelně používá.

3. Nabízí funkce zabezpečení a dodržování předpisů, které potřebuji?

Jedná se o důležité faktory, které je třeba vzít v úvahu při hodnocení nástrojů business intelligence, zejména pokud pracujete v regulovaném odvětví, jako jsou finanční služby nebo zdravotní péče. Ujistěte se, že software BI obsahuje následující funkce:

• Umožněte IT oddělení vytvořit zabezpečené a spravované prostředí.
• Nabídněte nástroje správy pro kvalitu a konzistenci dat.
• Povolte čištění dat před tím, než jsou informace načteny do analytických nástrojů BI.
• Poskytněte ochranu dat, která přetrvává i po exportu dat do jiných typů souborů.
• Podporujte zásady a postupy vaší organizace pro přístup a šifrování.
• Poskytujte data o geografické poloze pro lepší přehledy a dodržování předpisů.
• Automatizujte kritické procesy dodržování předpisů.
• Bezpečně uchovávejte a archivujte data.

5. Jaké jsou možnosti vizualizace dat?

Vizuální reprezentace dat je klíčovým prvkem business inteligence, o kterém byste se měli během ukázky nebo zkušební verze dozvědět více.

Nejprve prozkoumejte řídicí panely dat, které nástroj nabízí, a zjistěte, jak mohou vaší organizaci pomoct odhalit nové přehledy. Vzhledem k tomu, že tyto řídicí panely budou denně používány širokou škálou uživatelů, měly by uživatelům umožnit vizuálně prozkoumat data způsoby, které pomáhají rychle identifikovat a řešit problémy.

Dále se podívejte, jak jsou výsledky prezentovány prostřednictvím vizualizace dat a příběhů dat. Tyto funkce obvykle využívají grafy, diagramy a mapy, které umožňují získat přehledy jen obtížně viditelné v tabulce. Nejlepší nástroje pro vizualizaci dat mají intuitivní rozhraní, které uživatelům umožňuje zkoumat a prezentovat data různými způsoby bez ohledu na jejich technické dovednosti.

6. Mohu snadno sdílet přehledy napříč celou organizací?

Jedním z hlavních přínosů business intelligence je sdílení přehledů, které jsou impulsem k akci. V rámci hodnocení zjistěte, jak mohou uživatelé spolupracovat při aktualizaci, přizpůsobování a sdílení sestav.

Některé nástroje BI umožňují uživatelům například vytvářet poznámky přímo v softwaru, rychle vkládat sestavy do nástrojů pro zasílání zpráv a spolupráci či nastavovat oprávnění k distribuci výsledků uvnitř i vně vaší organizace.

Nakonec nezapomeňte prozkoumat, jak nástroj zpracovává automatizovanou komunikaci, jako jsou e-maily a výstrahy, které uživatele upozorňují na pravidelně naplánované sestavy nebo neočekávané změny v datech.

7. Mohu tento nástroj používat na cestách?

Mobilní funkce poskytují přístup k datům v reálném čase a umožňují přijímat rozhodnutí na základě dat i na dálku. Obraťte se na své zaměstnance, kteří pracují v terénu nebo na distribuovaných místech, a zjistěte, jakou úroveň mobilního přístupu potřebují. Může se jednat o základní prohlížení řídicích panelů a sestav až po vytváření a úpravy analýz pomocí mobilních nástrojů. Měli byste se také ujistit, že funkce nástroje odpovídají širší mobilní strategii vaší společnosti.

8. Je cenová struktura vhodná pro můj rozpočet a obchodní model?

Cenové struktury softwaru se mohou pohybovat od plánů vázaných na uživatele až po modely předplatného. Při posuzování rozpočtu zvažte, kolik uživatelů máte v současné době a jak bude vaše firma růst v budoucnu.

Mějte na paměti, že další funkce a aktualizace mohou stát víc – ujistěte se, že víte, které funkce vaše organizace musí mít a které jsou postradatelné.

Cílem je najít nákladově efektivní řešení, které vaší organizaci poskytne nástroje business intelligence v potřebném měřítku a nabídne flexibilitu pro růst spolu s vaší organizaci.

9. Jaký druh školení a podpory služeb zákazníkům je součástí nabídky?

Každý nástroj business intelligence vyžaduje školení a podporu, a to na samém počátku i po přidání nových funkcí. Zjistěte, jaké možnosti školení jsou k dispozici. Je školení zahrnuto v ceně, nebo si ho musíte zajistit sami? Pokud potřebujete zajistit školení pro pracovníky na více místech, jsou k dispozici online kurzy? Jaký druh školení je nabízen pro aktualizace softwaru?

Kromě tradičních školení a vzdělávání mohou být k dispozici uživatelské komunity, které poskytují tipy a rady od kolegů i odborníků na produkty. Než si vyberete nástroj business intelligence, vyhledejte si fóra, blogy a skupiny uživatelů, které vám pomohou zajistit školení a podporu.

Nakonec se ujistěte, že víte, jak je poskytována podpora produktu. Zjistěte, zda je bezplatná nebo placená, v jakých časech a dnech je poskytována a zda je k dispozici online, prostřednictvím chatu nebo po telefonu.

10. Má dodavatel stabilní pověst?

Hodnocení dodavatele řešení business intelligence je stejně důležité jako kontrola funkcí nástroje. Věnujte čas průzkumu pověsti a stability dodavatele, abyste se ujistili, že je dlouhodobě životaschopný a bude moct poskytovat trvalou podporu. Při výběru dodavatele hledejte lídra v oboru se širokou nabídkou, která bude vyhovovat současným i budoucím potřebám vaší organizace.

11. Jak používají tento software jiné společnosti?

Při hodnocení nástrojů BI vyhledejte příběhy zákazníků a případové studie na základě velikosti společnosti a odvětví. Když si projdete problémy a řešení zákazníků, získáte lepší představu o tom, zda je tento nástroj efektivní pro podniky, které jsou podobné tomu vašemu. Po přečtení úspěšných příběhů jiných organizací můžete také objevit nové způsoby využití business intelligence.

12. Mohu získat bezplatnou zkušební verzi?

Protože všechny tyto funkce – od integrace až po spolupráci – musí být snadno použitelné pro každého, vyhledejte nabídku zkušební verze, abyste si mohli nástroj vyzkoušet. Pokud je to možné, nechte nástroj vyzkoušet uživatele z různých funkčních oblastí a požádejte je o zpětnou vazbu. Jedná se o nejjednodušší způsob, jak s jistotou zjistit, zda je nástroj business intelligence pro vaši organizaci vhodný.