Muž a žena se dívají do notebooku

12 otázek, které je třeba si položit při vyhodnocování nástrojů business intelligence

Výběr správného nástroje business intelligence (BI) pro vaši společnost může být časově náročný proces s mnoha možnostmi, které mají podobné funkce. Inteligentní strategií pro hodnocení nástrojů, jako je software pro business intelligence, je mít jasnou představu o tom, proč ho vaše firma potřebuje, a spolehlivou sadu kritérií, která vám pomohou ověřit vaše volby.

Těchto 12 otázek vám pomůže vybrat ten správný nástroj BI pro vaši firmu.

1. Funguje tento nástroj s mými daty?

Vzhledem k tomu, že hlavní funkcí BI je pomoc s analýzou dat pro rozhodování, jedná se o důležitou otázku. Při vyhodnocování nástrojů business intelligence budete potřebovat podrobnosti o svých datech. Jsou strukturovaná, nestrukturovaná nebo obojí? Bude váš software business intelligence nasazovat vaše analytické nástroje místně, v cloudu nebo hybridní kombinací obou variant? Jaké předem sestavené konektory nabízí?

Znalost těchto odpovědí vám pomůže vyhodnotit, zda nástroj BI umožňuje snadné propojení se všemi stávajícími systémy a standardizaci dat z různých zdrojů. Vyhnete se tím nutnosti kupovat v budoucnu další produkty pro správu dat. Zajistí vám to také rychlý a přesný přístup k datům a analýze.

2. Mohu nástroj používat se stávajícími obchodními nástroji a softwarem?

Podobně jako u integrace dat pracují nástroje BI bezproblémově se softwarem, který uživatelé již znají, jako je například Microsoft Excel. Vytvořte si seznam běžně používaných nástrojů, se kterými se váš software BI musí propojit, a nezapomeňte zahrnout aplikace, moduly plug-in, rozšíření a konektory třetích stran, které vaše firma pravidelně používá.

3. Nabízí funkce zabezpečení a dodržování předpisů, které potřebuji?

Jedná se o důležité faktory, které je třeba vzít v úvahu při hodnocení nástrojů business intelligence, zejména pokud pracujete v regulovaném odvětví, jako jsou finanční služby nebo zdravotní péče. Ujistěte se, že software BI obsahuje funkce, které:

  • Umožněte IT oddělení vytvořit zabezpečené a spravované prostředí.
  • Nabídněte nástroje správy pro kvalitu a konzistenci dat.
  • Povolte čištění dat před tím, než jsou informace načteny do analytických nástrojů BI.
  • Poskytněte ochranu dat, která přetrvává i po exportu dat do jiných typů souborů.
  • Podporujte zásady a postupy vaší organizace pro přístup a šifrování.
  • Poskytujte data o geografické poloze pro lepší přehledy a dodržování předpisů.
  • Automatizujte kritické procesy dodržování předpisů.
  • Bezpečně uchovávejte a archivujte data.

4. Jak tento nástroj podporuje různé typy uživatelů?

Vzhledem k tomu, že business Intelligence je univerzální a lze ho použít v celé organizaci, mnoho společností preferuje kombinaci samoobslužných a podnikových nástrojů BI, které fungují pro technické i netechnické uživatele.

Promluvte si se zúčastněnými stranami z obou konců spektra a zjistěte, jak přesně budou používat BI a zda se potřebujete zaměřit na funkce pro samoobslužné služby, podniky nebo kombinaci obou. Můžete chtít hledat jediný nástroj, který se škáluje tak, aby sloužil potřebám všech uživatelů – od obchodního provozu až po IT – a zahrnuje oba typy řešení BI.

Samoobslužné BI

  • Vhodný pro zaměstnance v jakékoli provozní oblasti.
  • Technické dovednosti nejsou pro vytváření analýz vyžadovány.
  • Obsahuje automatizaci a přehledy s podporou umělé inteligence.
  • Rozhraní má uživatelsky přívětivé funkce – přetahování, filtrování, přechod k podrobnostem a vypočítaná pole.

Podnikové BI

  • Nejčastěji používáno analytickými týmy k podrobnějšímu zkoumání dat.
  • Obsahuje rozšířené řízení nasazování a správy.
  • Zahrnuje podporu velkých datových objemů a místní generování sestav.

5. Jaké jsou možnosti vizualizace dat?

Vizuální reprezentace dat je klíčovým prvkem business inteligence, o kterém byste se měli během ukázky nebo zkušebního období dozvědět více.

Nejprve prozkoumejte řídicí panely dat, které nástroj nabízí, a zjistěte, jak mohou pomoci vaší organizaci odhalit nové poznatky. Vzhledem k tomu, že tyto řídicí panely budou denně používány širokou škálou uživatelů, měly by uživatelům umožnit vizuálně prozkoumat data takovými způsoby, které pomáhají rychle identifikovat a řešit problémy.

Dále se podívejte na to, jak jsou výsledky prezentovány prostřednictvím vizualizace dat a zobrazení dat. Tyto funkce obvykle používají grafy a mapy k zobrazení přehledů, které jsou v tabulce těžko vidět. Nejlepší nástroje pro vizualizaci dat mají intuitivní rozhraní, které umožňuje uživatelům zkoumat a prezentovat data několika způsoby, bez ohledu na jejich technické dovednosti.

6. Mohu snadno sdílet přehledy napříč celou organizací?

Sdílení přehledů pro podporu akcí je jednou z hlavních výhod business intelligence. V rámci hodnocení zjistěte, jak mohou uživatelé spolupracovat na aktualizaci, přizpůsobení a sdílení sestav.

Některé nástroje BI například umožňují uživatelům vytvářet poznámky přímo v softwaru, rychle vkládat sestavy do nástrojů pro zasílání zpráv a spolupráci a nastavovat oprávnění k distribuci výsledků uvnitř i vně vaší organizace.

Nakonec nezapomeňte prozkoumat, jak nástroj zpracovává automatizovanou komunikaci, jako jsou e-maily a výstrahy, které uživatele upozorňují na pravidelně naplánované zprávy nebo neočekávané změny v datech.

7. Mohu tento nástroj používat na cestách?

Mobilní funkce poskytují přístup k datům v reálném čase a umožňují vám při práci na dálku činit rozhodnutí na základě dat kdykoliv. Promluvte si se svými zaměstnanci, kteří pracují v terénu nebo na distribuovaných místech, a zjistěte, jakou úroveň mobilního přístupu potřebují. Může se jednat o základní zobrazení řídicích panelů a sestav až po vytváření a úpravy analýz pomocí mobilních nástrojů. Měli byste se také ujistit, že funkce nástroje jsou v souladu s širší mobilní strategií vaší společnosti.

8. Je cenová struktura vhodná pro můj rozpočet a obchodní model?

Struktura cen za software se může pohybovat od plánů pro jednotlivé uživatele až po modely předplatného. Když se podíváte na svůj rozpočet, zvažte, kolik uživatelů máte v současné době a jak vaše firma poroste v budoucnu.

Mějte na paměti, že další funkce a aktualizace mohou stát víc – ujistěte se, že víte, které funkce vaše organizace musí mít a které jsou postradatelné.

Cílem je najít nákladově efektivní řešení, které vaší organizaci poskytne nástroje business intelligence v potřebném měřítku a bude mít flexibilitu pro růst s vaší organizaci.

9. Jaký druh školení a podpory zákaznického servisu je součástí nabídky?

Jakýkoli nástroj business intelligence vyžaduje školení a podporu - na samém počátku a následně při přidávání nových funkcí. Zjistěte, jaké možnosti školení jsou k dispozici. Je zahrnuto školení nebo ho musíte zvládnout interně? Pokud potřebujete poskytovat školení distribuovaným pracovníkům na více místech, jsou k dispozici online kurzy? Jaký druh školení je nabízen pro aktualizace softwaru?

Kromě tradičního školení a vzdělávání mohou uživatelské komunity poskytovat tipy a rady od kolegů a odborníků na produkty. Než vyberete nástroj business intelligence, podívejte se na fóra, blogy a skupiny uživatelů, které vám pomohou pomoci se školeními a podporou.

Nakonec se ujistěte, že rozumíte tomu, jak je poskytována podpora produktu. Zjistěte, zda je bezplatná nebo placená, v jakých časech a dnech je poskytována a zda je k dispozici online, prostřednictvím chatu nebo po telefonu.

10. Má dodavatel stabilní pověst?

Vyhodnocení dodavatele business intelligence je stejně důležité jako kontrola funkcí nástroje. Udělejte si čas na průzkum jejich pověsti a stability, abyste se ujistili, že mají dlouhodobou životaschopnost a budou moci poskytovat trvalou podporu. Při výběru dodavatele vyhledejte lídra v oboru s širokou škálou nabídek, které budou fungovat pro současné i budoucí potřeby vaší organizace.

11. Jak používají tento software jiné společnosti?

Při vyhodnocování nástrojů BI se můžete podívat na příběhy a případové studie zákazníků podle velikosti společnosti a odvětví. Při ověřování zákaznických výzev a řešení získáte lepší představu o tom, zda je tento nástroj účinný pro firmy, které jsou podobné vašim. Můžete také přijít na nové způsoby využití business intelligence po přečtení příběhů o úspěších jiných organizací.

12. Mohu získat bezplatnou zkušební verzi?

Vzhledem k tomu, že všechny tyto funkce, od integrace až po spolupráci, musí být pro každého snadno použitelné, vyhledejte zkušební nabídku, díky které budete moct nástroj vyzkoušet. Pokud je to možné, nechte nástroj vyzkoušet uživatele řadou uživatelů z různých funkčních oblastí a vyžadujte od nich zpětnou vazbu. Jedná se o nejjednodušší způsob, jak s jistotou zjistit, zda je nástroj business intelligence pro vaši organizaci ten pravý.

Začněte objevovat nástroje business intelligence

Nyní, když máte tyto otázky, které vás provedou, jste připraveni začít s vyhodnocováním nástrojů BI, jako je Power BI, abyste našli software, který nejlépe vyhovuje potřebám vaší firmy a uživatelů.