En person som arbetar vid en dator

Vad är KPI-instrumentpaneler?

KPI-instrumentpaneler är verktyg som samordnar datakällor och ger visuell återkoppling av hur verksamheten går jämfört med dina KPI:er. De innebär följande fördelar för användarna:

• Det är en snabb, enkel lösning som spårar KPI:er och andra affärsmått.

• De utgör en enhetlig datavy som ger bättre överblick över hälsotillståndet i företaget.

• De omfattar anpassningsbar datavisualisering med prestanda- och statusindikatorer.

Fördelar med ett omfattande KPI-verktyg

Om du skapar din KPI-instrumentpanel med samma verktyg eller plattform du använder för att definiera KPI:erna får du allt du behöver på en och samma plats. Allteftersom du ändrar KPI-definitionerna, datakällorna eller målen fylls dessa uppdateringar automatiskt i på instrumentpanelerna – så att du sparar både tid och kraft.

Vad är en KPI?

En KPI, eller ett nyckeltal, är ett mätbart värde som visar hur bra du uppfyller målen. Se KPI:er som ditt företags styrkort, ett sätt att mäta om du uppfyller dina mål eller inte.

Därför är KPI:er viktiga

Genom att identifiera och spåra KPI:er får du reda på om verksamheten är på rätt väg eller om du bör ändra kurs, så att du inte förlorar tid och pengar. När KPI:er används på sätt utgör de värdefulla verktyg som hjälper dig att:

  • Övervaka företagets ekonomiska hälsotillstånd.

  • Mäta framsteg mot strategiska mål.

  • Upptäcka problem på ett tidigt stadium.

  • Anpassa taktiken i rätt tid.

  • Motivera teammedlemmar.

  • Fatta snabbare och bättre beslut.

Hur ska du identifiera vilka KPI:er som är viktiga för din verksamhet? Börja med att förtydliga dina strategiska mål – kollektivt eller per avdelning.

Dessa mål hjälper dig att identifiera vilka KPI:er som har betydelse för ditt företag. Vilka KPI:er som är relevanta beror helt och hållet på dessa mål och vilken möjlighet du har mäta resultaten mot dem.

Identifiera sedan de KPI-mål du arbetar mot och hur de ska mätas. Tänk på att det kan vara mål på både kort och lång sikt.

Prata med ditt team och be dem komma med förslag på KPI:er och mål. Är målen för högt satta? För enkla att uppnå? Mål bör vara utmanande men om de är för svåra att uppnå, eller helt förlitar sig på mått som teamet inte har kontroll över, bör du omarbeta dem. Du bör också undersöka vilka aktiviteter och vilken taktik som ditt företag ska använda för att nå dessa mål. Ägna slutligen en stund till att bedöma var företaget befinner sig i dag – detta kommer bli utgångspunkten för KPI:erna.

Olika typer av KPI:er

Det blir enklare att identifiera vilka KPI:er du bör spåra om har en bättre förståelse för vilka typer av KPI:er som brukar användas för att mäta framsteg.

  • Kvantitativa KPI:er är mätbara fakta som kan beskrivas med ett tal. Tänk statistik, procentsatser och kronor.

  • Kvalitativa KPI:er omfattar mänskliga värden och kan inte kvantifieras med siffror. Tänk åsikter, känslor och erfarenheter.

  • Eftersläpande KPI:er mäter vad som har skett tidigare så att det går att förutse framtida framgångar eller misslyckanden. Föreställ dig att du ser tillbaka på vad du redan uppnått eller vad som ställt till problem.

  • Ledande KPI:er mäter resultat för att kunna förutse framtida framgångar och långsiktiga trender. Tänk dig att du tittar framåt på vart du är på väg.

Ledande och eftersläpande KPI:er används ofta tillsammans. Tillsammans med kvantitativa och kvalitativa KPI:er kan de vara bra att börja med.

För varje KPI du väljer att spåra tilldelar du en ägare och kommer överens om spårningsfrekvensen. Oavsett vilka KPI:er du vill spåra är det viktigt att använda en KPI-plattform eller ett verktyg som gör det möjligt för ditt team att samarbeta kring era KPI-definitioner. Genom att kollektivt definiera varje KPI och sedan samla in kontextuella data och samordna dem till en enda vy kan du vidta rätt åtgärder i realtid.

Exempel på KPI-instrumentpaneler

Effektiva KPI-instrumentpaneler sammanför alla KPI:er du behöver för att följa upp dina strategiska mål och skapar en visuell bild av alla relevanta mått sida vid sida, på ett och samma ställe. Ta en titt på dessa Exempel på KPI-instrumentpaneler och fundera över om detta är några nyckeltal du skulle vilja spåra:

Marknadsföringseffekt

  • Resultat av nyckelord
  • Genomsnittlig tid på sidan
  • Konverteringsgrad
  • Genomsnittlig leadpoäng
  • Förhållande webbplatstrafik/lead

Kundtjänst

  • Kundnöjdhetspoäng (CSAT)
  • Kostnad per samtal
  • Första svarstid
  • Bibehållande av kund
  • Genomsnittlig lösningstid

Ekonomiskt hälsotillstånd

  • Vinst och förlust
  • Aktuell kvot
  • Operativt kassaflöde
  • Burn-rate
  • Leverantörsutgifter

IT-prestanda

  • Tid till reparation
  • Driftavbrott för servrar
  • Avkastning på IT-investeringar
  • Olösta ärenden per medarbetare
  • Projekt som levereras inom budget

KPI-rapportering

Med KPI-rapporter kan du presentera den information som visas på KPI-instrumentpanelen på ett helt nytt sätt. Rapporterna går in mer på djupet i informationen och skapar mer detaljerade insikter och analyser.

En KPI-rapport gör det lättare för intressenter och teammedlemmar att identifiera trender eller flaskhalsar under en viss tidsperiod, så att de kan fatta bättre beslut. Rapporter kan till exempel omfatta följande ämnen:

  • Insikter i företagets dagliga drift.

  • Företagets ekonomiska hälsotillstånd jämfört med KPI:er.

  • Noterbara trender eller mönster som framgår av data.

  • Djupare dataanalys som underlättar den strategiska beslutsprocessen.

När du vill skapa en KPI-rapport måste du först bestämma målgruppen och målen för rapporten. Du kanske till exempel vill visa företagets intressentgrupper att ni är på väg att uppfylla intäktsmålet för kvartal 3. Se till att alla KPI:er som visas i rapporten är relevanta för det centrala ämnet.

När du skapar KPI-rapporter bör du också göra följande:

  • Utforska de KPI-rapportmallar som kanske redan ingår i KPI-verktyget eller KPI-plattformen.

  • Ange takten för rapporteringsfrekvensen.

  • Bestämma om rapporten ska vara statisk eller interaktiv, så att du på ett dynamiskt sätt kan öka detaljnivån i dina data.

  • Visa enbart relevanta KPI:er så att du inte överbelastar rapporten med KPI:er som inte berör rapporteringsmålen.

  • Se till att rapporteringen är tydlig, lätt att förstå och användbar för den målgrupp den är avsedd för.

Metodtips för KPI:er

För att det ska bli enklare för dig att dra nytta av alla fördelar med KPI:er har vi sammanställt några tips så att du snabbt kommer i gång.

Identifiera KPI:er:

  • Välj bara de KPI:er som är relevanta för dina specifika mål. Om målen inte är tydliga blir det svårt att jämföra KPI:erna mot dem.
  • Använd olika KPI:er för samma mål om de omfattar flera avdelningar. Marknadsavdelningen bör till exempel ha andra KPI:er än säljteamet.
  • Oavsett vilka KPI:er du väljer bör det finnas ett huvudteam som ansvarar för att definiera dem.

Övervaka KPI:er:

  • Utforska de olika instrumentpanelerna, visualiseringsdiagrammen och mallarna som finns i KPI-verktyget eller KPI-plattformen och välj de som passar dina mål.
  • Glöm inte att ta med utgångsdata som du kan jämföra med, så att instrumentpanelen visar en korrekt bild av företagets resultat och framsteg över tiden.
  • Fastställ hur ofta du ska övervaka och agera utifrån KPI:erna. Övervakas KPI-instrumentpanelerna dagligen eller varje vecka? Kan åtgärder endast vidtas efter rapporteringen eller har intressenterna och/eller teammedlemmarna möjlighet att ändra taktiken utmed vägen?

Vanliga misstag när du använder KPI:er

Undvik dessa vanliga misstag när du använder KPI:er:

1. Välja KPI:er som inte är viktiga för dina strategiska mål. Även om det är smart att spåra företagets relevanta affärsmått, passar inte alla mått för att bli KPI:er.

2. Använda dåligt definierade eller vaga KPI:er. Definiera KPI:erna i samarbete med ditt team så kan ni tydligare bestämma hur de ska mätas. Annars blir det svårt att uppfylla målen.

3. Ställa upp orealistiska KPI-mål. Det är bättre att ställa upp mer realistiska mål baserat på historiska data, resurser och aktuell taktik. Ett sätt kan vara att fokusera på en viss tidsperiod eller ställa upp mål på både kort och lång sikt.

4. Spåra KPI:er utan ägare. Det är viktigt med ansvar – inte bara för resultatet utan även för processen. Varje KPI ska ha en ägare som ansvarar för övervakning, rapportering, analys och åtgärder.

5. Strunta i att vidta åtgärder utifrån KPI:erna. Oavsett om du uppfyller målen eller inte bör du använda KPI:erna för att fatta bättre beslut. Spåra inte bara för spårandets skull – gör något!

Med rätt verktyg är det lätt att skapa KPI-instrumentpaneler

När du väljer en lösning för KPI-instrumentpaneler ska du välja en som ger ett komplett dataskydd för datainstrumentpaneler, med kontroller som gör att du kan dela informationen med andra utanför organisationen. På så sätt skyddar KPI-instrumentpanelen och KPI-rapporteringen dina underliggande data enligt de parametrar du anger. Om du vill skapa säkra KPI-instrumentpaneler och hitta dolda insikter i dina data kan du läsa mer om Microsoft Power BI.