En man och en kvinna som tittar på en bärbar dator

Tolv frågor att ställa sig vid utvärdering av business intelligence-verktyg

Att välja rätt business intelligence-verktyg (BI) för ditt företag kan vara tidskrävande med många alternativ som har liknande funktioner. En smart strategi för utvärdering av verktyg som business intelligence-program är att ha en klar bild av varför ditt företag behöver verktyget och ha fastställda kriterier som hjälp för att granska alternativen.

Dessa tolv frågor hjälper dig att välja ett BI-verktyg som passar ditt företag.

1. Fungerar verktyget med mina data?

Eftersom huvudfunktionen i BI är att hjälpa dig att analysera data för beslutsfattande är det en viktig fråga. När du utvärderar business intelligence-verktyg måste du känna till detaljer om dina data. Är de strukturerade eller ostrukturerade, eller både och? Kommer business intelligence-programmet att distribuera dina analyser lokalt, i molnet eller en hybrid av de två? Vilka fördefinierade anslutningsprogram finns det?

Har du svaren kan du utvärdera om ett BI-verktyg kan ansluta till alla befintliga system och standardisera data från olika källor – då slipper du skaffa ytterligare produkter för datahantering i framtiden. Det ger också snabb och korrekt dataåtkomst och analys.

2. Går det att använda med befintliga affärsverktyg och program?

I likhet med dataintegration fungerar BI-verktyg sömlöst med programvara som användare redan känner till, exempelvis Microsoft Excel. Gör en lista med de vanligaste verktyg som din BI-programvara behöver ansluta till – kom ihåg att ta med tredjepartsprogram, plugin-program, tillägg och anslutningsprogram som din organisation ofta använder.

3. Finns de funktioner för säkerhet och efterlevnad som jag behöver?

Dessa är viktiga faktorer att beakta vid utvärdering av business intelligence-verktyg, speciellt om du arbetar i en reglerad bransch som finansiella tjänster eller hälso- och sjukvård. Se till att din BI-programvara innehåller funktioner för att:

  • Låt IT skapa en säker, övervakad miljö.
  • Erbjud hanteringsverktyg för datakvalitet och konsekvens.
  • Aktivera datarensning innan information skickas till verktyg för BI-analys.
  • Tillhandahåll dataskydd som kvarstår även vid export till andra filtyper.
  • Se till att organisationens policyer och procedurer för åtkomst och kryptering stöds.
  • Leverera geoplatsdata för bättre information och efterlevnad.
  • Automatisera kritiska efterlevnadsprocesser.
  • Bevara och arkivera data på säkert sätt.

4. Hur stöder verktyget olika typer av användare?

Eftersom business intelligence är mångsidigt och kan användas i hela organisationen, föredrar många företag BI-verktyg som kombinerar självbetjäning och företagsanvändning, för både tekniska och icke tekniska användare.

Prata med intressenter från båda ändar av spektrumet för att ta reda på exakt hur de kommer att använda BI och om du behöver fokusera på funktioner för självbetjäning, företagsanvändning eller en blandning av de två. Du kanske bör söka efter ett enda verktyg som kan skalas och uppfylla alla användares behov – från företagsdrift till IT – och innehåller båda typerna av BI-lösningar.

BI med självbetjäning

  • Lämpligt för anställda inom alla driftområden.
  • Det krävs ingen teknisk kompetens för att göra analyser.
  • Har AI–assisterad automatisering och insikter.
  • Gränssnittet har användarvänliga funktioner – dra och släpp, filtrering, fördjupnings- och beräkningsfält.

BI för företag

  • Används oftast av analysteam vid fördjupad undersökning av data.
  • Har avancerade administrations- och distributionskontroller.
  • Inkluderar stöd för big data och lokal rapportering.

5. Vilka funktioner finns för datavisualisering?

Visuell representation av data är ett nyckelelement i business intelligence och något du bör ägna tid åt att läsa mer om under en demonstration eller utvärdering.

Börja med att utforska datainstrumentpanelerna i verktyget och se hur de kan hjälpa ditt företag att avslöja nya insikter. Eftersom instrumentpaneler används dagligen av flera olika användare, ska det vara möjligt för användare att visuellt utforska data på olika sätt för att snabbt kunna identifiera och lösa problem.

Därefter ska du ta en titt på hur resultat presenteras via datavisualisering och databerättelser. Dessa funktioner använder vanligtvis diagram, grafer och kartor för att visa information som kan vara svår att se i ett kalkylblad. Ledande datavisualiseringsverktyg har ett intuitivt gränssnitt som gör att användare kan utforska och presentera data på flera sätt, oavsett deras tekniska kunskaper.

6. Är det enkelt att dela insikter med hela organisationen?

Att dela insikter för att driva på handlingar tillhör de största fördelarna med business intelligence. Som en del i utvärderingen bör du ta reda på hur användare kan samarbeta för att uppdatera, anpassa och dela rapporter.

Med vissa BI-verktyg kan användare exempelvis göra anteckningar direkt i programmet, snabbt bädda in rapporter i meddelande- och samarbetsverktyg och ange behörigheter för att distribuera resultat internt och externt.

Glöm inte att utforska hur verktyget hanterar automatisk kommunikation, som e-postmeddelanden och aviseringar, för att meddela användare om återkommande schemalagda rapporter eller oväntade ändringar i data.

7. Går det att använda verktyget på distans?

Mobila funktioner ger tillgång till data i realtid och gör att du kan fatta dataunderbyggda beslut när du är ute och arbetar på distans. Prata med dina anställda som arbetar på fältet eller på andra platser för att få veta vilken nivå av mobil åtkomst de behöver. Det kan variera från grundläggande visning av instrumentpaneler och rapporter till att kunna skapa och redigera analyser med mobila verktyg. Du bör också se till att verktygets funktioner är anpassade efter företagets bredare mobilstrategi.

8. Passar prisstrukturen för min budget och affärsmodell?

Programprisstrukturer kan omfatta från per användare-planer till prenumerationsmodeller. När du granskar din budget bör du överväga hur många användare som det finns för närvarande och hur verksamheten kommer att växa framgent.

Tänk på att tillkommande funktioner och uppdateringar kan kosta mer – se till att du vet vilka funktioner din organisation måste ha och vilka som inte är direkt nödvändiga.

Målet är att hitta en kostnadseffektiv lösning som ger företaget tillgång till business intelligence-verktyg i den skala som behövs och har flexibilitet att växa med organisationen.

9. Vilken typ av utbildning och kundsupport erbjuds?

Alla business intelligence-verktyg kräver utbildning och support, initialt och när nya funktioner läggs till. Ta reda på vilka utbildningsalternativ som är tillgängliga. Är utbildningen inkluderad eller behöver du hantera den internt? Om du behöver utbilda personal som är fördelad på flera platser, är online-lektioner tillgängliga? Vilken typ av utbildning erbjuds vid programuppdateringar?

Förutom traditionell praktik och utbildning kan användargrupper ge tips och råd från kollegor och produktspecialister. Innan du väljer business intelligence-verktyg kan du söka efter fora, bloggar och användargrupper som hjälper dig med utbildning och support.

Se slutligen till att du förstår hur produktsupporten fungerar. Ta reda på om den är kostnadsfri eller betalas för, vilka tider och dagar den är tillgänglig, och om den finns online, via chatt eller via telefon.

10. Har leverantören ett gott anseende?

Att utvärdera business intelligence-leverantören är lika viktigt som att granska verktygets funktioner. Ta dig tid att reda på deras anseende och stabilitet så de är ekonomiskt stabila och att de kan tillhandahålla kontinuerlig support. När du väljer leverantör ska du söka efter branschledare med brett utbud av erbjudanden som passar för organisationens behov i dag och i framtiden.

11. Hur använder andra företag programvaran?

När du utvärderar BI-verktyg kan du söka efter kunders berättelser och case utifrån deras företags storlek och bransch. Genom att granskar kunders utmaningar och lösningar får du en bättre uppfattning om verktyget passar för företag liknande ditt. Du kan också upptäcka nya sätt att använda business intelligence efter att ha läst berättelserna om andra organisationer.

12. Finns det en kostnadsfri utvärderingsversion?

Eftersom alla dessa funktioner – från integration till samarbete – måste vara enkla att använda för alla bör du söka efter erbjudanden att prova verktyget. Om det är möjligt kan du låta användare som har olika funktioner prova verktyget och ge feedback. Det är det enklaste sättet att se om ett business intelligence-verktyg passar din organisation.

Börja utforska business intelligence-verktyg

Nu när du har de här frågorna att utgå från kan du börja utvärdera BI-verktyg, som Power BI, för att hitta den programvara som bäst passar de behov ditt företag och dina användare har.