Frågor om Business Intelligence-verktyg
De här tolv frågorna hjälper dig att välja ett BI-verktyg som passar ditt företag.
Det kan ta tid att hitta rätt Business Intelligence-verktyg för ditt företag, och många alternativ kan ha liknande funktioner. En smart strategi när du ska utvärdera BI-programvara är att ha en klar bild av varför ditt företag behöver verktyget och fastställda kriterier som hjälp för att granska alternativen.
1. Fungerar verktyget med mina data?
Eftersom BI främst används till att analysera data och som beslutsunderlag är det här en viktig fråga. När du utvärderar Business Intelligence-verktyg måste du veta en hel del om dina data. Är de strukturerade, ostrukturerade eller en blandning? Ska Business Intelligence-verktyget köra analyser lokalt, i molnet eller i en hybridmiljö? Vilka anslutningsappar är inbyggda?
Har du svaren kan du utvärdera om ett BI-verktyg enkelt kan ansluta till alla befintliga system och standardisera data från olika källor – då slipper du skaffa ytterligare produkter för datahantering i framtiden. Det ger också snabb och korrekt dataåtkomst och analys.
2. Går det att använda med befintliga affärsverktyg och program?
Precis som med dataintegreringen fungerar BI-verktygen smidigt med de program personalen redan använder, till exempel Microsoft Excel. Gör en lista med de verktyg som din BI-programvara behöver ansluta till – och glöm inte de appar från tredje part, plugin-program, tillägg och anslutningsappar som din organisation normalt använder.
3. Finns de funktioner för säkerhet och efterlevnad jag behöver?
Det här är viktiga faktorer när du ska utvärdera ett BI-verktyg, särskilt om du verkar i en reglerad bransch som finans eller hälsovård. Här är några viktiga funktioner som din BI-programvara bör ha:
- Låt IT skapa en säker, övervakad miljö.
- Erbjud hanteringsverktyg som ger datakvalitet och konsekvens.
- Rensa dina data innan informationen skickas till BI-analysverktygen.
- Erbjud ett dataskydd som varar även vid export till andra filtyper.
- Se till att organisationens policyer och procedurer för åtkomst och kryptering stöds.
- Leverera geoplatsdata för att få bättre insikter och efterlevnad.
- Automatisera kritiska efterlevnadsprocesser.
- Bevara och arkivera data säkert.
4. Hur är verktyget till hjälp för olika typer av användare?
Eftersom business intelligence är mångsidigt och kan användas i hela organisationen föredrar många företag BI-verktyg som kombinerar självbetjäning och företagsanvändning, för både tekniska och vanliga användare.
Prata med intressenter från olika delar av verksamheten och ta reda på hur de tänker använda BI-funktionerna, så att du ser om fokus bör ligga på självbetjäning, företagsfunktioner eller en blandning. Rätt val kan vara ett verktyg som går att skala om efter alla användares behov – både affärsverksamhet och IT – och omfattar båda typerna av BI-lösningar.
BI med självbetjäning
- Passar för medarbetare i alla delar av verksamheten.
- Ingen teknisk kompetens krävs för att göra analyser.
- Automatisering och insikter med AI-stöd.
- Användarvänligt gränssnitt – dra och släpp, filtrering, detaljgranskning och beräkningsfält.
BI för företag
- Används oftast av analysteam vid fördjupad datagranskning.
- Har avancerade funktioner för administration och distribution.
- Stöd för big data och lokala rapporter.
5. Vilka funktioner finns för datavisualisering?
Visuell representation av data är en viktig del inom BI och något du verkligen bör granska närmare under en demonstration eller utvärdering.
Börja med att utforska verktygets datainstrumentpaneler och se hur din organisation kan få hjälp att upptäcka nya insikter. Eftersom de här instrumentpanelerna ska användas dagligen av många olika användare bör de kunna utforska data visuellt på olika sätt för att snabbt identifiera och lösa problem.
Titta sedan på hur resultaten presenteras via datavisualisering och olika databerättelser. I de här funktionerna används normalt diagram och kartor till att ge insikter som kan vara svåra att se i ett kalkylblad. Ledande datavisualiseringsverktyg har ett intuitivt gränssnitt där användarna kan utforska och presentera data på flera olika sätt, oavsett vilken teknisk kompetens de har.
7. Går det att använda verktyget på distans?
Med mobila funktioner får du tillgång till realtidsdata och kan fatta välgrundade beslut även när du jobbar på distans. Prata med de medarbetare som jobbar ute på fältet eller på andra kontor och ta reda på vilken typ av mobil åtkomst de behöver. Det kan gälla allt från att visa instrumentpaneler och rapporter till att skapa och redigera analyser med mobila verktyg. Du bör också se till att verktygets funktioner är anpassade till företagets bredare strategi för distansarbete.
8. Passar prisstrukturen min budget och affärsmodell?
Programvara kan debiteras per användare eller enligt olika abonnemangsmodeller. När du ser över budgeten måste du beakta hur många användare företaget har just nu och hur verksamheten kommer att växa i framtiden.
Tänk på att tillkommande funktioner och uppdateringar kan kosta mer – se till att du vet vilka funktioner din organisation måste ha och vilka som inte är direkt nödvändiga.
Målet är att hitta en kostnadseffektiv lösning som ger företaget tillgång till Business Intelligence-verktyg i den skala som behövs och har flexibilitet att växa med organisationen.
9. Vilken typ av utbildning och kundsupport erbjuds?
Alla Business Intelligence-verktyg kräver utbildning och stöd, både inledningsvis och när nya funktioner läggs till. Utforska vilka utbildningsalternativ som erbjuds. Ingår utbildningen eller måste du hantera den internt? Erbjuds onlinekurser om du måste leverera utbildning till medarbetare på olika platser? Vilken typ av utbildning erbjuds kring programuppdateringar?
Communities med användare och produktexperter kan ge tips och råd utöver den traditionella utbildningen. Innan du väljer ett Business Intelligence-verktyg bör du leta efter bloggar och användargrupper som kan ge utbildning och stöd.
Slutligen måste du se till att du förstår hur produktsupporten ges. Är den kostnadsfri eller debiteras den, under vilka tider och dagar den är tillgänglig, och ges den via chatt eller telefon.
10. Har leverantören ett gott anseende?
Det är lika viktigt att utvärdera din Business Intelligence-leverantör som att granska verktygets funktioner. Ägna lite tid åt att undersöka leverantörens anseende så att lösningen är hållbar långsiktigt och du kan få löpande stöd. När du väljer leverantör bör du leta efter en branschledare med många olika erbjudanden som organisationen har nytta av både nu och i framtiden.
11. Hur använder andra företag programvaran?
När du utvärderar BI-verktyg bör du leta efter kundcase som matchar företagets storlek och bransch. När du granskar olika problemformuleringar och lösningar får du bättre förståelse för om verktyget är användbart för företag som ditt. Du kan också upptäcka nya sätt att använda Business Intelligence när du har läst om andra organisationers resultat.
12. Finns det en kostnadsfri utvärderingsversion?
Eftersom alla funktioner, från integrering till samarbete, måste vara enkla att börja använda är det viktigt med en testperiod så att du ser vad verktyget går för. Om det går bör du låta användare från olika funktionsområden testa verktyget och ge feedback. Det är det enklaste sättet att ta reda på om Business Intelligence-verktyget passar för just din organisation.
Börja utforska BI-verktyg
Nu när du har de här frågorna att utgå från kan du börja utvärdera BI-verktyg som Microsoft Power BI, och hitta den programvara som passar bäst för ditt företag och dina användare.