Jakie pytania warto zadać w przypadku narzędzi BI?

Tych 12 pytań ułatwi Ci wybranie narzędzia BI odpowiedniego dla Twojej firmy.

Na rynku dostępnych jest wiele narzędzi do analizy biznesowej o podobnych funkcjach, dlatego wybór optymalnego rozwiązania może być trudny i czasochłonny. Aby dokonać oceny oprogramowania BI, warto wiedzieć, dlaczego firma go potrzebuje oraz ustalić jasne kryteria wyboru.

1. Czy to narzędzie obsługuje moje dane?

To ważne pytanie, jako że najważniejszą funkcją narzędzi BI jest dostarczanie analiz danych pomocnych przy podejmowaniu decyzji. Aby ocenić przydatność danego narzędzia BI, trzeba znać specyfikę swoich danych. Posiadasz dane w formie ustrukturyzowanej, nieustrukturyzowanej, czy oba rodzaje informacji? Czy oprogramowanie do analizy biznesowej będzie analizować dane w siedzibie firmy, w chmurze, czy też będzie to hybryda tych dwóch rozwiązań? Jakie łączniki zostały uwzględnione w ofercie?

Znając odpowiedzi na te pytania, możesz ocenić, czy narzędzie do analizy biznesowej uda się łatwo połączyć ze wszystkimi istniejącymi systemami i użyć go do standaryzacji danych z różnych źródeł — dzięki temu w przyszłości nie będzie trzeba kupować dodatkowych produktów do zarządzania danymi. Poza tym umożliwia to także szybki i dokładny dostęp do danych i ich analizy.

2. Czy mogę używać tego rozwiązania z moimi istniejącymi narzędziami i oprogramowaniem biznesowym?

Podobnie, jak ma to miejsce w kontekście integracji danych, narzędzia do analizy biznesowej działają bezproblemowo z oprogramowaniem, które jest już znane użytkownikom, takim jak Microsoft Excel. Sporządź listę często używanych narzędzi, z którymi musi się łączyć oprogramowanie BI — nie zapomnij dopisać do niej aplikacji innych firm, wtyczek, rozszerzeń i łączników, które są regularnie używane w Twojej firmie.

3. Czy dane narzędzie oferuje funkcje zabezpieczeń i zgodności, które są potrzebne Twojej organizacji?

Są to ważne czynniki, które należy wziąć pod uwagę podczas dokonywania oceny narzędzi do analizy biznesowej — szczególnie w kontekście sektorów podlegających regulacjom, takich jak sektor usług finansowych czy opieki zdrowotnej. Upewnij się, że Twoje oprogramowanie BI oferuje funkcje, które:

• Pozwól zespołowi IT na stworzenie bezpiecznego, zarządzanego środowiska.
• Dostarcz narzędzia do zarządzania, które zapewnią jakość i spójność danych.
• Pozwól na oczyszczenie danych przed przekazaniem informacji do narzędzi do analizy biznesowej.
• Zapewnij ochronę danych, która będzie skuteczna nawet wtedy, gdy dane będą eksportowane do innych typów plików.
• Zapewnij obsługę zasad i procedur organizacji w zakresie dostępu i szyfrowania.
• Dostarcz dane geolokalizacji w celu umożliwienia uzyskania lepszych danych i wyższego poziomu zgodności.
• Dokonaj automatyzacji krytycznych procesów zgodności.
• Bezpiecznie przechowuj i archiwizuj dane.

5. Jakie są możliwości w zakresie wizualizacji danych?

Wizualna reprezentacja danych jest kluczowym elementem analizy biznesowej, nad którym warto spędzić więcej czasu podczas korzystania z wersji demonstracyjnej lub próbnej.

Najpierw zapoznaj się z narzędziami oferowanymi przez pulpity nawigacyjne danych i zobacz, jak mogą one pomóc Twojej organizacji odkrywać nowe szczegółowe informacje. Ponieważ te pulpity nawigacyjne będą każdego dnia używane przez wielu różnych użytkowników, powinny one umożliwiać przeglądanie danych w sposób pozwalający na szybkie rozpoznawanie i rozwiązywanie problemów.

Następnie przyjrzyj się temu, w jaki sposób wyniki są przedstawiane w ramach wizualizacji danych i jak jest tworzona historia oparta na danych. Funkcje te zazwyczaj wykorzystują wykresy, diagramy i mapy do uwydatniania szczegółowych danych, do których trudno jest dotrzeć w widoku arkusza kalkulacyjnego. Najlepsze narzędzia do wizualizacji danych mają intuicyjny interfejs, który umożliwia użytkownikom badanie i prezentowanie danych na wiele sposobów, niezależnie od poziomu umiejętności technicznych użytkownika.

6. Czy można łatwo udostępniać szczegółowe informacje innym członkom organizacji?

Możliwość udostępniania szczegółowych informacji w celu napędzania konkretnych akcji jest jedną z głównych zalet narzędzi do analizy biznesowej. W ramach przeprowadzanej przez siebie oceny dowiedz się, jak użytkownicy mogą współpracować w zakresie aktualizowania, dostosowywania i udostępniania raportów.

Na przykład niektóre narzędzia do analizy biznesowej umożliwiają użytkownikom dodawanie adnotacji bezpośrednio w oprogramowaniu, szybkie osadzanie raportów w wiadomościach oraz narzędziach wspomagających współpracę, a także konfigurowanie uprawnień pod kątem rozpowszechniania wyników badań w ramach organizacji oraz poza nią.

Na koniec nie zapomnij także sprawdzić, jak narzędzie radzi sobie ze zautomatyzowaną komunikacją, w tym np. z wiadomościami e-mail i alertami, które powiadamiają użytkowników o tworzonych regularnie, zaplanowanych raportach lub nieoczekiwanych zmianach w danych.

7. Czy z narzędzia można korzystać spoza biura?

Funkcje mobilne umożliwiają dostęp do danych w czasie rzeczywistym i pozwalają natychmiast podejmować świadome decyzje podczas pracy spoza biura. Porozmawiaj z pracownikami, którzy pracują w terenie lub w odległych lokalizacjach, aby dowiedzieć się, jaki poziom dostępu mobilnego jest im potrzebny. Żądany dostęp może być różny i może dotyczyć zarówno podstawowych funkcji wyświetlania pulpitów nawigacyjnych i raportów, jak i tworzenia i edytowania analiz za pomocą narzędzi mobilnych. Należy także upewnić się, że funkcje narzędzia są dostosowane do szerszej strategii mobilnej firmy.

8. Czy struktura cenowa rozwiązania odpowiada Twojemu budżetowi i modelowi biznesowemu?

Mogą być dostępne rozmaite modele i struktury cen — od planów na użytkownika po subskrypcje. Przyglądając się budżetowi, weź pod uwagę, ilu użytkowników potrzebuje obecnie oprogramowania oraz jakie są Twoje plany w kwestii rozwoju firmy.

Pamiętaj, że dodatkowe funkcje i aktualizacje mogą zawyżyć koszt — upewnij się, że wiesz, jakie funkcje są dla Twojej organizacji niezbędne, a nad którymi można się zastanowić.

Celem jest znalezienie opłacalnego rozwiązania, które zapewni dostęp do narzędzi do analizy biznesowej potrzebnych z punktu widzenia Twojej organizacji, a do tego będzie elastyczne i będzie dawać możliwość skalowania odpowiednio do potrzeb rozwijającej się organizacji i aktualnych warunków.

9. Jakie wsparcie w zakresie szkoleń i obsługi klienta obejmuje dana oferta?

Korzystanie z każdego narzędzia BI wymaga szkoleń i pomocy technicznej, zarówno na początku, jak i w miarę dodawania nowych funkcji. Zapoznaj się z dostępnymi opcjami szkoleń. Czy deweloper oferuje szkolenia, czy też musisz je zorganizować we własnym zakresie? Jeśli musisz przeszkolić osoby pracujące w różnych lokalizacjach, zorientuj się, czy dana oferta obejmuje kursy online. Jakie szkolenia są dostępne w przypadku aktualizacji oprogramowania?

Poza tradycyjnymi modelami szkoleniowymi istnieją społeczności użytkowników, które mogą dostarczać wskazówek i porad kolegów z branży i ekspertów ds. produktów. Zanim wybierzesz narzędzie BI, przejrzyj fora, blogi i grupy użytkowników, aby zorientować się, jakie są możliwości skorzystania ze szkoleń i wsparcia.

Na koniec upewnij się, że rozumiesz, w jaki sposób jest zapewniania pomoc techniczna. Dowiedz się, czy jest ona darmowa czy też płatna, w jakich dniach i godzinach możesz na nią liczyć oraz czy jest ona świadczona w trybie online, za pośrednictwem czatu lub telefonicznie.

10. Czy dostawca cieszy się dobrą reputacją?

Ocena dostawcy rozwiązania BI jest tak samo ważna jak ocena funkcjonalności narzędzia. Zbadaj reputację i stabilność dostawców oprogramowania, aby mieć pewność, że wybrana firma jest rentowna i będzie w stanie zapewnić wsparcie przez dłuższy czas. Wybierając dostawcę, szukaj liderów branży oferujących bogate oferty narzędzi spełniających obecne i przyszłe potrzeby organizacji.

11. W jaki sposób inne firmy wykorzystują to oprogramowanie?

Dokonując oceny narzędzi BI, przeczytaj historie klientów i analizy przypadków zastosowań w firmach o wielkości podobnej do Twojej organizacji i z tej samej branży. Zapoznanie się z wyzwaniami innych klientów i skutecznością wdrożonych przez nich rozwiązań pozwoli Ci zorientować się, czy dane narzędzie sprawdzi się w Twojej firmie. Czytanie historii sukcesu innych organizacji pozwoli Ci również odkryć nowe możliwości wykorzystania narzędzi BI.

12. Czy możesz uzyskać bezpłatną wersję próbną?

Ze względu na to, że wszystkie funkcje — od integracji do współpracy — muszą być łatwe w obsłudze dla wszystkich Twoich pracowników, poszukaj dostawcy oferującego bezpłatną wersję próbną oprogramowania. Na ile to możliwe, do testowania oprogramowania postaraj się zaangażować osoby z najróżniejszych obszarów funkcjonalnych, aby uzyskać pełne spektrum informacji zwrotnych. To najprostszy sposób, aby dowiedzieć się, czy dane narzędzie BI jest odpowiednie dla Twojej organizacji.