Mężczyzna i kobieta spoglądający na laptopa

12 pytań do zadania podczas oceny narzędzi do analizy biznesowej

Wybór odpowiedniego narzędzia do analizy biznesowej (ang. Business Intelligence, BI) dla swojej firmy może okazać się procesem czasochłonnym, a to z racji mnogości dostępnych opcji oferujących podobne funkcje. Przed dokonaniem oceny narzędzi, takich jak oprogramowanie do analizy biznesowej, warto dokładnie zrozumieć, dlaczego Twoja firma potrzebuje danego rozwiązania, oraz poznać pełne spektrum kryteriów przydatnych podczas przeglądania dostępnych opcji.

Tych 12 pytań ułatwi Ci wybranie narzędzia BI odpowiedniego dla Twojej firmy.

1. Czy to narzędzie obsługuje moje dane?

Jako że główną funkcją narzędzi BI jest analiza danych potrzebnych do podejmowania decyzji, jest to ważne pytanie. Dokonując oceny narzędzi do analizy biznesowej, musisz szczegółowo znać swoje dane. Czy są to dane uporządkowane czy nieuporządkowane? A może korzystasz z obu tych rodzajów danych? Czy oprogramowanie do analizy biznesowej wdroży analitykę lokalnie, w chmurze, czy też w trybie hybrydowym łączącym oba te rozwiązania? Jakie wstępnie utworzone łączniki są dostępne w ramach rozwiązania?

Mając odpowiedzi na te pytania, możesz ocenić, czy narzędzie do analizy biznesowej uda się łatwo połączyć ze wszystkimi istniejącymi systemami i użyć go do standaryzacji danych z różnych źródeł — dzięki temu w przyszłości nie będzie trzeba kupować dodatkowych produktów do zarządzania danymi. Poza tym, umożliwia to także szybki i dokładny dostęp do danych i ich analizy.

2. Czy mogę używać tego rozwiązania z moimi istniejącymi narzędziami i oprogramowaniem biznesowym?

Podobnie, jak ma to miejsce w kontekście integracji danych, narzędzia do analizy biznesowej działają bezproblemowo z oprogramowaniem, które jest już znane użytkownikom, takim jak Microsoft Excel. Sporządź listę często używanych narzędzi, z którymi musi się łączyć oprogramowanie BI — nie zapomnij dopisać do niej aplikacji innych firm, wtyczek, rozszerzeń i konektorów, które są regularnie używane w Twojej firmie.

3. Czy dane narzędzie oferuje funkcje zabezpieczeń i zgodności, które są potrzebne Twojej organizacji?

Są to ważne czynniki, które należy wziąć pod uwagę podczas dokonywania oceny narzędzi do analizy biznesowej — szczególnie w kontekście sektorów podlegających regulacjom, takich jak sektor usług finansowych czy opieki zdrowotnej. Upewnij się, że Twoje oprogramowanie BI oferuje funkcje, które:

  • Pozwól zespołowi IT na stworzenie bezpiecznego, zarządzanego środowiska.
  • Dostarcz narzędzia do zarządzania, które zapewnią jakość i spójność danych.
  • Pozwól na oczyszczenie danych przed przekazaniem informacji do narzędzi do analizy biznesowej.
  • Zapewnij ochronę danych, która będzie skuteczna nawet wtedy, gdy dane będą eksportowane do innych typów plików.
  • Zapewnij obsługę zasad i procedur organizacji w zakresie dostępu i szyfrowania.
  • Dostarcz dane geolokalizacji w celu umożliwienia uzyskania lepszych danych i wyższego poziomu zgodności.
  • Dokonaj automatyzacji krytycznych procesów zgodności.
  • Bezpiecznie przechowuj i archiwizuj dane.

4. W jaki sposób to narzędzie zapewnia obsługę różnych typów użytkowników?

Jako że analiza biznesowa stanowi uniwersalne rozwiązanie, z którego można korzystać w całej organizacji,, wiele firm preferuje kombinację narzędzi samoobsługowych oraz narzędzi korporacyjnych do analizy biznesowej, która sprawdza się świetnie zarówno w przypadku użytkowników bardziej, jak i mniej zaawansowanych technicznie.

Porozmawiaj z interesariuszami działającymi po obu stronach procesu, aby dowiedzieć się, jak będą korzystać z funkcji analizy biznesowej i czy musisz skoncentrować się na funkcjach do samoobsługi, funkcjach korporacyjnych lub też na połączeniu obu tych rodzajów funkcji. Warto poszukać pojedynczego narzędzia, które można skalować odpowiednio do potrzeb wszystkich użytkowników — od członków zespołów ds. operacji biznesowych aż po zespół IT — i które zapewnia dostęp do obu rodzajów rozwiązań do analizy biznesowej.

Samoobsługowa analiza biznesowa

  • Rozwiązanie odpowiednie dla pracowników z dowolnego obszaru operacyjnego.
  • Do tworzenia analiz nie są wymagane umiejętności techniczne.
  • Rozwiązanie umożliwia automatyzację oraz dostarcza szczegółowe informacje w oparciu o sztuczną inteligencję.
  • Interfejs obsługuje wygodne w użyciu funkcje — przeciągnij i upuść, filtrowanie, przechodzenie do widoku szczegółowego oraz automatycznie przeliczane pola.

Analiza biznesowa dla przedsiębiorstw

  • Najczęściej korzystają z niej zespoły analityczne, by bardziej szczegółowo zbadać dane.
  • Zapewnia dostęp do zaawansowanych elementów sterujących służących do administrowania i wdrażania.
  • Zapewnia obsługę danych big data i funkcję raportowania w środowisku lokalnym.

5. Jakie są możliwości w zakresie wizualizacji danych?

Wizualna reprezentacja danych jest kluczowym elementem analizy biznesowej, nad którym warto spędzić więcej czasu podczas korzystania z wersji demonstracyjnej lub próbnej.

Najpierw zapoznaj się z pulpitami nawigacyjnymi danych, które oferuje dane narzędzie, i zobacz, jak mogą one pomóc Twojej organizacji odkrywać nowe szczegółowe informacje. Jako że wspomniane pulpity nawigacyjne będą każdego dnia używane przez wielu różnych użytkowników, powinny one umożliwiać wizualne przeglądanie danych w sposób umożliwiający szybkie rozpoznawanie i rozwiązywanie problemów.

Następnie przyjrzyj się temu, w jaki sposób wyniki są przedstawiane w ramach wizualizacja danych i jak jest tworzona historia oparta na danych. Funkcje te zazwyczaj wykorzystują wykresy, diagramy i mapy do uwydatniania szczegółowych danych, do których trudno jest dotrzeć w widoku arkusza kalkulacyjnego. Najlepsze narzędzia do wizualizacji danych mają intuicyjny interfejs, który umożliwia użytkownikom badanie i prezentowanie danych na wiele sposobów, niezależnie od poziomu umiejętności technicznych użytkownika.

6. Czy można łatwo udostępniać szczegółowe informacje innym członkom organizacji?

Możliwość udostępniania szczegółowych informacji w celu napędzania konkretnych akcji jest jedną z głównych zalet narzędzi do analizy biznesowej. W ramach przeprowadzanej przez siebie oceny dowiedz się, jak użytkownicy mogą współpracować w zakresie aktualizowania, dostosowywania i udostępniania raportów.

Na przykład niektóre narzędzia do analizy biznesowej umożliwiają użytkownikom dodawanie adnotacji bezpośrednio w oprogramowaniu, szybkie osadzanie raportów w wiadomościach oraz narzędziach wspomagających współpracę, a także konfigurowanie uprawnień pod kątem rozpowszechniania wyników badań w ramach organizacji oraz poza nią.

Na koniec nie zapomnij także sprawdzić, jak narzędzie radzi sobie ze zautomatyzowaną komunikacją, w tym np. z wiadomościami e-mail i alertami, które powiadamiają użytkowników o tworzonych regularnie, zaplanowanych raportach lub nieoczekiwanych zmianach w danych.

7. Czy z narzędzia można korzystać spoza biura?

Funkcje mobilne umożliwiają dostęp do danych w czasie rzeczywistym i pozwalają natychmiast podejmować świadome decyzje podczas pracy spoza biura. Porozmawiaj z pracownikami, którzy pracują w terenie lub w odległych lokalizacjach, aby dowiedzieć się, jaki poziom dostępu mobilnego jest im potrzebny. Żądany dostęp może być różny i może dotyczyć zarówno podstawowych funkcji wyświetlania pulpitów nawigacyjnych i raportów, jak i tworzenia i edytowania analiz za pomocą narzędzi mobilnych. Należy także upewnić się, że funkcje narzędzia są dostosowane do szerszej strategii mobilnej firmy.

8. Czy struktura cenowa rozwiązania odpowiada Twojemu budżetowi i modelowi biznesowemu?

Struktury cenowe oprogramowania mogą się różnić: rozwiązania są dostępne zarówno w wariantach objętych planem powiązanym z konkretnym użytkownikiem, jak i w modelach subskrypcyjnych. Przeglądając się budżetowi, rozważ bieżącą liczbę użytkowników oraz przewidywany rozwój firmy w przyszłości.

Pamiętaj, że dodatkowe funkcje i aktualizacje mogą zawyżyć koszt — upewnij się, że wiesz, jakie funkcje są dla Twojej organizacji niezbędne, a nad którymi można się zastanowić.

Celem jest znalezienie opłacalnego rozwiązania, które zapewni dostęp do narzędzi do analizy biznesowej potrzebnych z punktu widzenia Twojej organizacji, a do tego będzie elastyczne i będzie dawać możliwość skalowania odpowiednio do potrzeb rozwijającej się organizacji i aktualnych warunków.

9. Jakie wsparcie w zakresie szkoleń i obsługi klienta obejmuje dana oferta?

Każde narzędzie do analizy biznesowej wymaga szkoleń i pomocy technicznej — zarówno na początku korzystania z niego, jak i po wprowadzeniu do niego nowych funkcji. Poznaj dostępne możliwości w zakresie szkoleń. Czy szkolenie jest ujęte w ofercie, czy też należy zorganizować je w firmie wewnętrznie? Jeśli konieczne jest zapewnienie szkolenia grupie pracowników wykonujących swoje obowiązki w wielu różnych lokalizacjach, to czy są dostępne zajęcia online? Jakiego rodzaju szkolenia są dostępne po aktualizacji oprogramowania?

Oprócz tradycyjnego szkolenia i edukacji może być dostępna także społeczność użytkowników oraz ekspertów w zakresie produktów dzielących się poradami i wskazówkami z innymi użytkownikami. Zanim wybierzesz narzędzie do analizy biznesowej, poszukaj forów, blogów i grup użytkowników, z których możesz skorzystać w celu zapewnienia sobie szkolenia i wsparcia.

Na koniec upewnij się, że rozumiesz, w jaki sposób jest zapewniania pomoc techniczna. Dowiedz się, czy jest ona darmowa czy też płatna, w jakich dniach i godzinach możesz na nią liczyć oraz czy jest ona świadczona w trybie online, za pośrednictwem czatu lub telefonicznie.

10. Czy dostawca cieszy się dobrą reputacją?

Ocena dostawcy narzędzia do analizy biznesowej jest równie ważna jak ocena funkcji tego narzędzia. Poświęć nieco czasu na sprawdzenie jego reputacji i stabilności oraz upewnienie się, że jest on na rynku od dłuższego czasu oraz że jest w stanie zapewnić stałą pomoc techniczną. Wybierając dostawcę, poszukaj lidera branżowego, który ma w swojej ofercie szeroki wachlarz rozwiązań, które pozwolą spełnić bieżące i przyszłe potrzeby Twojej organizacji.

11. W jaki sposób inne firmy wykorzystują to oprogramowanie?

Dokonując oceny narzędzi do analizy biznesowej, poszukaj historii klientów oraz analiz przypadków, kierując się przy tym rozmiarem firmy i branżą. Przeglądając wyzwania, jakim musieli stawiać czoła klienci, oraz rozwiązania, które sprawdziły się w ich przypadku, przekonasz się, czy dane narzędzie w istocie jest przydatne dla firm podobnych do Twojej. Czytając kolejne historie sukcesów innych organizacji, możesz także odkryć nowe sposoby korzystania z narzędzi do analizy biznesowej.

12. Czy możesz uzyskać bezpłatną wersję próbną?

Jako że wszystkie te funkcje — od integracji aż po współpracę — muszą być łatwe w użyciu dla wszystkich użytkowników, warto poszukać oferty z okresem próbnym, dzięki któremu będzie można przekonać się w praktyce, jak sprawdza się dane narzędzie. Jeśli jest to możliwe, poproś o wypróbowanie narzędzia oraz opinie na jego temat użytkowników z wielu obszarów funkcjonalnych. Jest to najprostszy sposób na to, aby sprawdzić, czy narzędzie do analizy biznesowej jest odpowiednie dla danej organizacji.

Rozpocznij pracę z narzędziami do analizy biznesowej

Po odpowiedzeniu sobie na wymienione pytania możesz przejść do oceny narzędzi do analizy biznesowej, takich jak Power BI, w celu znalezienia takiego oprogramowania, które najlepiej spełni potrzeby Twojej firmy i użytkowników.